HEMS sebagai suatu sistem informasi yang khusus menangani manajemen peralatan konstruksi memiliki 5 bagian utama, yaitu asset, operasional project, maintenance dan inventory yang kesemuanya berkaitan secata langsung sehingga membentuk informasi yang sangat berguna membantu manajemen perusahaan dalam mengambil keputusan.
HEMS berasal dari 4 master yaitu unit (1) , proyek (2) , karyawan (3) dan sparepart yang dapat dijelaskan sebagai berikut :
(1)(2)(3) Data Master
Unit :
Berisi detail data unit seperti kendaraan, alat berat, mesin, alat dan tools berupa data indentitas, legalitas dan value.
Proyek :
Berupa data proyek yang akan atau sudah didapatkan berupa data nomor proyek yang bisa diisi dengan nomor kontrak kalau belum ada bisa pake nomor sementara dulu, penanggung jawab dan tanda tangan, lokasi proyek, dan unit yang akan digunakan dlam proyek tersebut.
Karyawan :
Data karyawan lapangan terutama driver ( kendaraan dan truck ), operator ( alat berat, dan alat lainnya ), mekanik, pengawas, detail data karyawan ini akan digunakan pada saat operasional untuk data driver atau operator, pengawas untuk data site, dan mekanik pada saat maintenance.
Sparepart :
Data detail sparepart dan shop supplies di gudang, ID sparepart, part number,rincian detail dan jumlah yang ada di gudang, data ini akan digunakan pada saat maintenance dan menggunakan sparepart untuk pemakaian langsung di workshop
(4) Input kontrak proyek
- Input data rencana proyek : unit yang hendak dipakai dalam satu proyek, rencana biaya untuk peralatan ( maintenance dan operasional ) selama proyek akan berlangsung.
- Input data rencana indentitas proyek : nama proyek, pemilik proyek, alamat proyek, pekerjaan volume dan nilai proyek termasuk cara pembayarannya.
- Dari input data proyek maka akan diketahui detail proyek, berupa data pemilik proyek, alamat, jenis perkerjaan, volume pekerjaan dan cara pembayarannya.
- Data unit yang akan dipakai jenis dan banyaknya serta berapa lama kira2 mau digunakan.
- Data rencana penggunaan unit ini diinfomesikan kepada bagian asset untuk rencana alokasi unit ( dilihat unit yang ready dan sedang tidak terikat kontran, bila tidak ada maka dapat diajukan rencana pembelian atau rencana sewa.
- Data rencana pendapatan dan biaya proyek.
- Berdasarkan pengajuan unit maka bagian aset membuat rencana mobilisasi alat, mutasi alat menuju proyek yang telah ditentukan berdasarkan rencana penggunaan alat yang sudah masuk diatas.
- SEmua unit yang sudah dimobilisasi ( mutasi ke proyek ) baru dapat diinput time sheetnya untuk mencatat jam kerja mesin atau jam kerja orang, serta biaya yang timbul terutama biaya operasional dan maintenance.
- Data mutasi alat ini dapat menunjukkan riwayat mutasi alat ( historical ), telah dipakai di proyek mana saja, dimana berapa lama, dan kapan tanggalnya
- Semua unit yang sudah di mobilisasi dengan ikatan kontrak terhadap proyek tertentu maka baru dapat dientry operasionalnya.
- Data yang dimasukkan adalah data time sheet seperti jam kerja, vulume, ritase,
- Dari data entry time sheet ini akan didapat rekap data jam kerja dan operasional lainnya.
- Rekap harian, bulanan atau tahunan per unit atau seluruh unit.
- Rekap data inilah dapat dijadikan dasar untuk penerbitan invoice sewa atau hasil proyek
- Invoice dapat diterbitkan secara otomatis dari data tersebut diatas.
- Laporan yang berupa historical penggunaan alat pada setiap proyek, jenis alat, jumlah alat, hasil alat, lama penggunaan dan waktunya.
- Laporan hasil proyek, berupa rekap seluruh biaya alat dan hasil yang diterima per alat atau dari seluruh alat
Tidak ada komentar:
Posting Komentar