Masalah yang Terlihat Normal, Tapi Sebenarnya Berbahaya

Di banyak perusahaan alat berat, ada satu kondisi yang sering dianggap “biasa” di lapangan:

Unit standby.
Mesin hidup.
Operator siap.
Tapi… tidak ada pekerjaan.

Secara kasat mata, semuanya terlihat berjalan.
Tidak ada kerusakan. Tidak ada masalah besar.

Namun secara bisnis, kondisi ini adalah kebocoran yang paling sering terjadi—dan paling jarang disadari.

Alat berat adalah aset bernilai tinggi.
Investasinya miliaran.
Biaya operasionalnya besar.

Seharusnya, setiap jam alat itu hidup, harus menghasilkan uang.

Pertanyaannya:
Apakah semua alat Anda benar-benar menghasilkan?

Aset Banyak Tidak Selalu Berarti Produktif

Banyak owner berpikir:

“Yang penting alat banyak, pasti bisa kejar proyek.”

Padahal realitanya berbeda.

Banyak perusahaan:

• Menambah unit setiap tahun
• Mengambil proyek baru
• Menambah operator

Namun di sisi lain:

• Ada alat yang jarang dipakai
• Ada unit yang standby terlalu lama
• Ada alat yang dipindah-pindah tanpa perencanaan jelas

Akibatnya?

Jumlah aset bertambah, tapi profit tidak naik signifikan.

Ini terjadi karena fokus hanya pada kuantitas aset, bukan produktivitas aset.

Masalah Utama: Tidak Ada Data yang Jelas

Sumber masalahnya sederhana, tapi dampaknya besar:

Perusahaan tidak benar-benar tahu kondisi real alat mereka.

Beberapa pertanyaan dasar yang sering tidak bisa dijawab dengan akurat:

• Berapa jam alat benar-benar bekerja hari ini?
• Berapa jam alat idle?
• Alat mana yang paling produktif?
• Alat mana yang sebenarnya hanya jadi beban biaya?
• Unit mana yang sering standby tanpa alasan jelas?

Tanpa data ini, semua keputusan hanya berdasarkan:

• feeling
• asumsi
• laporan lisan

Dan itu sangat berisiko.

Idle Time: Musuh Tersembunyi Profit

Salah satu penyebab terbesar kerugian adalah idle time.

Idle time bukan berarti alat rusak.
Justru lebih berbahaya.

Karena:

• Mesin tetap hidup
• Operator tetap dibayar
• Solar tetap terpakai

Tapi… tidak menghasilkan output.

Contoh sederhana:

Jika 1 unit alat berat:

• Biaya operasional: Rp 500.000/jam
• Idle 3 jam/hari

Maka dalam 1 hari:
👉 Rp 1.500.000 hilang tanpa hasil

Dalam 1 bulan:
👉 Rp 45.000.000 per unit

Kalikan dengan jumlah unit.

Kerugian ini sering tidak terlihat di laporan.

Status Alat: Kunci Memahami Kinerja

Untuk memahami produktivitas, minimal setiap alat harus punya 3 status utama:

1. Working (Bekerja)

Alat digunakan untuk produksi / pekerjaan.

👉 Ini yang menghasilkan uang.

2. Idle (Standby)

Alat siap, tapi tidak digunakan.

👉 Ini yang diam-diam menggerus profit.

3. Breakdown (Rusak)

Alat tidak bisa digunakan.

👉 Ini jelas terlihat dan biasanya langsung ditangani.

Masalahnya:

• Breakdown terlihat → cepat ditangani
• Idle tidak terlihat → dibiarkan

Padahal dalam banyak kasus:
total kerugian idle lebih besar daripada breakdown

Kenapa Masalah Ini Terus Terjadi?

Karena sistem monitoring masih lemah.

Beberapa kondisi yang sering terjadi:

• Data masih manual (Excel / kertas)
• Laporan terlambat
• Tidak ada standar pencatatan
• Tidak ada dashboard real-time

Akibatnya:

• Owner tidak punya visibility
• Supervisor hanya fokus operasional harian
• Tidak ada kontrol strategis

Dampak Langsung ke Bisnis

Jika kondisi ini dibiarkan, efeknya akan muncul secara perlahan:

1. Biaya Operasional Membengkak

Tanpa disadari, biaya jalan terus tanpa hasil.

2. Utilisasi Rendah

Alat tidak digunakan secara optimal.

3. Profit Tidak Maksimal

Proyek jalan, tapi margin tipis.

4. Keputusan Salah

Karena data tidak akurat:

• beli alat baru (padahal belum perlu)
• salah distribusi unit
• salah analisa performa

Solusi: Dari Feeling ke Data

Kunci utama bukan menambah alat.
Tapi mengontrol alat yang sudah ada.

Perusahaan yang lebih maju tidak lagi bergantung pada feeling.

Mereka menggunakan:

• data real-time
• monitoring status alat
• analisa produktivitas

Dengan pendekatan ini, mereka bisa:

• mengetahui alat mana yang benar-benar menghasilkan
• mengurangi idle time
• meningkatkan utilisasi
• mengoptimalkan profit

Bayangkan Jika Anda Punya Kontrol Penuh

Bayangkan jika Anda bisa melihat dalam satu layar:

• Lokasi semua alat
• Status: working / idle / breakdown
• Jam kerja harian
• Tingkat produktivitas
• Performa tiap unit

Dengan data itu, Anda bisa langsung:

• memindahkan alat idle ke lokasi yang butuh
• mengevaluasi kinerja operator
• mengambil keputusan berbasis fakta

Penutup: Aset Bukan Sekadar Dimiliki, Tapi Harus Menghasilkan

Memiliki alat berat bukan berarti bisnis Anda aman.

Yang menentukan keberhasilan adalah:

seberapa produktif alat tersebut bekerja

Jika hari ini Anda belum bisa menjawab dengan pasti:

• alat mana yang paling menghasilkan
• alat mana yang paling banyak idle

Maka kemungkinan besar:
profit Anda masih bocor di tempat yang tidak terlihat.

Soft Closing

Langkah pertama bukan membeli alat baru.
Tapi memahami aset yang sudah Anda miliki.

Karena di situlah biasanya:
👉 potensi profit terbesar tersembunyi.

Industri Alat Berat Sedang Mengalami Masalah Serius 

Industri alat berat saat ini berada dalam fase yang sangat menantang. Di satu sisi, permintaan proyek konstruksi, tambang, dan infrastruktur terus meningkat. Namun di sisi lain, banyak perusahaan justru mengalami penurunan profitabilitas, meskipun jumlah unit alat berat yang dimiliki semakin banyak. 

Masalahnya bukan pada jumlah alat, tetapi pada cara mengelola alat tersebut. Banyak perusahaan masih mengandalkan pencatatan manual, spreadsheet, atau bahkan komunikasi informal untuk mengelola operasional alat berat yang bernilai ratusan juta hingga miliaran rupiah per unit. 

Akibatnya, data menjadi tidak akurat, terlambat, atau bahkan hilang sama sekali. 
Beberapa gejala yang sering terjadi di lapangan: 
  •  Alat terlihat bekerja, tetapi tidak jelas produktivitasnya 
  •  Fuel consumption tidak terkontrol 
  •  Breakdown tidak tercatat dengan baik 
  •  Sparepart sering bocor tanpa jejak jelas 
  •  Operator dan jam kerja tidak sinkron dengan realita 

Dalam kondisi seperti ini, perusahaan sebenarnya tidak benar-benar tahu apakah mereka untung atau rugi di setiap unit alat berat yang dioperasikan. 
Masalah utama industri ini sederhana tetapi krusial: Tanpa sistem, alat berat hanya menjadi aset fisik, bukan aset produktif yang terukur. 
Di sinilah konsep HEMS (Heavy Equipment Management System) menjadi sangat penting. 

Apa Itu HEMS (Heavy Equipment Management System)? 

HEMS adalah sebuah sistem manajemen digital yang dirancang khusus untuk mengelola seluruh aspek operasional alat berat secara terintegrasi. 

HEMS bukan sekadar software pencatatan, tetapi sebuah sistem kerja terstruktur yang menghubungkan empat aspek utama: 

  •  Asset Management (pengelolaan unit) 
  •  Operational Management (operasi lapangan) 
  •  Maintenance Management (perawatan dan perbaikan) 
  •  Inventory Management (sparepart dan logistik) 
Dengan HEMS, setiap aktivitas alat berat tidak lagi berdiri sendiri, tetapi menjadi bagian dari ekosistem data yang saling terhubung.

Secara sederhana, HEMS dapat dipahami sebagai: “Sistem saraf digital untuk seluruh aktivitas alat berat di perusahaan.” Tanpa sistem ini, perusahaan seperti mengoperasikan ratusan alat berat dalam kondisi “blind spot” — tidak terlihat secara real-time dan tidak terukur secara akurat. 

HEMS Bukan Sekadar Software, Tapi Cara Kerja Baru 
Kesalahan umum yang sering terjadi adalah menganggap HEMS hanya sebagai aplikasi atau software. 
Padahal, HEMS adalah perubahan cara kerja. 
Sebelumnya: 
  •  Data dicatat manual 
  •  Laporan dibuat di akhir minggu atau akhir bulan 
  •  Keputusan berdasarkan intuisi 
 Dengan HEMS: 
  •  Data masuk langsung dari lapangan 
  •  Semua aktivitas tercatat real-time 
  •  Keputusan berbasis data aktual 
 
Transformasi ini sangat penting karena industri alat berat sangat sensitif terhadap: 
  •  downtime 
  •  konsumsi bahan bakar 
  •  produktivitas jam kerja 
  •  biaya maintenance 
Setiap keterlambatan informasi bisa berarti kerugian besar. 

4 Pilar Utama HEMS 
HEMS dibangun di atas empat pilar utama yang saling terhubung dan tidak bisa dipisahkan. 

1. Asset Management (Manajemen Aset) 

Pilar ini berfungsi sebagai fondasi utama sistem. 

Di dalamnya mencakup: 
  •  Data lengkap unit alat berat 
  •  Spesifikasi teknis 
  •  Status unit (aktif, standby, breakdown, idle) 
  •  Lokasi kerja alat 
  •  Status kontrak atau kepemilikan 
  •  Analisis utilisasi aset 
Dengan asset management yang baik, perusahaan dapat mengetahui: 
  •  alat mana yang paling produktif 
  •  alat mana yang sering bermasalah 
  •  alat mana yang tidak memberikan ROI 
Tanpa data ini, keputusan investasi alat baru sering tidak tepat sasaran. 

2. Operational Management (Operasional Lapangan) 

Pilar ini mengatur semua aktivitas operasional harian alat berat. 
Komponen utama: 
  •  HM/KM recording 
  •  timesheet operator dan alat 
  •  fuel usage tracking 
  •  aktivitas kerja per site 
  •  idle time monitoring 
Operational management menjawab pertanyaan paling penting: 
    “Alat ini benar-benar bekerja atau hanya terlihat bekerja?” 
Tanpa sistem ini, idle time sering tidak terlihat, padahal dampaknya sangat besar terhadap biaya operasional. 

3. Maintenance Management (Perawatan & Perbaikan) 

Maintenance adalah salah satu komponen biaya terbesar dalam industri alat berat. HEMS mengelola seluruh siklus maintenance: 
  •  Laporan kerusakan (breakdown reporting) 
  •  Preventive maintenance schedule 
  •  Work order system • Tracking perbaikan 
  •  Backlog maintenance 
Dengan sistem ini, perusahaan dapat beralih dari: maintenance reaktif → maintenance preventif Artinya, kerusakan dapat dicegah sebelum terjadi, bukan hanya diperbaiki setelah rusak. 

4. Inventory Management (Sparepart & Logistik) 

Pilar terakhir adalah pengelolaan sparepart dan logistik. 
Fungsinya meliputi: 
  •  monitoring stok sparepart 
  •  permintaan dari mekanik 
  •  proses approval logistik 
  •  pembelian (procurement) 
  •  penggunaan sparepart pada work order 
Masalah klasik di banyak perusahaan adalah: 
  •  sparepart hilang tanpa jejak 
  •  stok tidak sesuai sistem 
  •  pembelian tidak terkontrol 
Dengan HEMS, semua aliran sparepart menjadi transparan dan tercatat. 

Masalah Besar Perusahaan Tanpa Sistem 

Sebelum menggunakan sistem seperti HEMS, sebagian besar perusahaan menghadapi masalah berikut: 
  1. Data Tidak Akurat Catatan manual sering berbeda dengan kondisi lapangan. 
  2. Tidak Tahu Cost Per Unit Perusahaan tidak bisa menghitung biaya sebenarnya per alat. 
  3. Breakdown Tidak Terkontrol Kerusakan baru diketahui saat sudah parah. 
  4. Sparepart Bocor Penggunaan sparepart tidak tercatat dengan jelas. 
  5. Produktivitas Tidak Terukur Alat terlihat sibuk, tetapi tidak menghasilkan nilai optimal. 

Transformasi yang Dihasilkan HEMS 

Implementasi HEMS membawa perubahan besar dalam cara perusahaan mengelola alat berat. 
Dari Manual ke Digital Semua data tercatat otomatis dan terpusat. 
Dari Reaktif ke Preventif Kerusakan dicegah sebelum terjadi. 
Dari Data Terpisah ke Terintegrasi Semua divisi terhubung dalam satu sistem. 
Dari Lambat ke Real-Time Keputusan bisa diambil secara cepat. 

Cara Kerja HEMS dalam Praktik 

Secara sederhana, alur kerja HEMS adalah: 
  1. Operator atau mekanik memasukkan data dari lapangan 
  2. Sistem mencatat aktivitas alat secara otomatis 
  3. Data operasional, maintenance, dan inventory saling terhubung 
  4. Dashboard menampilkan kondisi real-time 
  5. Management mengambil keputusan berdasarkan data 
Setiap aktivitas alat berat meninggalkan jejak digital yang bisa dianalisis kapan saja. 

Manfaat Utama HEMS untuk Perusahaan 

Implementasi HEMS memberikan banyak keuntungan nyata: 
  • Meningkatkan utilisasi alat berat 
  • Mengurangi downtime secara signifikan 
  • Mengontrol biaya operasional dengan lebih baik 
  • Meningkatkan transparansi antar departemen 
  • Mempercepat pengambilan keputusan 
  • Meningkatkan profit per unit alat 

Kesalahan Umum Perusahaan 

Banyak perusahaan mengalami kegagalan bukan karena kurang alat, tetapi karena: 
  • Fokus membeli alat baru tanpa optimasi sistem 
  • Tidak memiliki data operasional yang akurat 
  • Mengabaikan idle time 
  • Tidak punya kontrol maintenance yang baik 
  • Tidak mengetahui cost sebenarnya per unit 
Akibatnya, aset besar tidak menghasilkan profit maksimal. 

Mengapa HEMS Menjadi Kebutuhan Wajib Saat Ini 

Industri alat berat sedang bergerak menuju era digitalisasi penuh. 
Perusahaan yang masih menggunakan sistem manual akan tertinggal karena: 
  • kompetitor lebih efisien 
  • margin semakin kecil 
  • tuntutan transparansi meningkat 
  • kompleksitas operasional semakin tinggi 
HEMS bukan lagi pilihan tambahan, tetapi menjadi kebutuhan dasar. 

Kesimpulan 

HEMS adalah fondasi baru dalam pengelolaan alat berat modern. 
Dengan mengintegrasikan asset, operasional, maintenance, dan inventory dalam satu sistem, perusahaan dapat mengubah cara kerja dari manual dan tidak terukur menjadi digital, efisien, dan berbasis data. 
Pada akhirnya, tujuan utama HEMS bukan hanya mencatat data, tetapi: Mengubah alat berat menjadi aset yang benar-benar menghasilkan profit terukur. 

 #AssetManagement #OperationalManagement #MaintenanceManagement #InventoryManagement #DigitalisasiIndustri #IndustrialDigitalization

Ada berbagai ragam unit dalam bisnis rental peralatan dan alat berat tergantung jenis. fungsi, dan dapat juga kapasitasnya , yang masing-masing mempunyai tarif dan perhitungan harga sewa yang berbeda, perbedaan tarif ini juga dapat disebabkan umur alat serta kapasitasnya.

Jenis unit menurut spesifikasi nya :

Unit alat berat yaitu unit spesifik alat berat yang tarifnya dibedakan berdasarkan kapasitas dan juga umur alat, misalnya excavator Komatsu pc 200 akan berbeda dengan komtsu PC 380, atau sesama PC 200 namun berbeda umurnya juga akan berdeda tarifnya, jenis alat ini kebanyakan dipakai dalam pertambangan dan kontraktor sipil, perhitungan sewa alat ini dapat ditentukan dengan lama sewa misalnya berdasarkan HM ( hour meter ), berdasarkan hari kalender, bulan kalender ataupun tahun kalender, namun dalam beberapa kasus juga dapat diperhitungan berdasarkan volume kerja (BCM).

Unit kendaraan berat, berbeda dengan unit alat berat maka pada kendaraan berat ini berbeda fungsinya, terutama pada perhitungan tarif sewanya, kendaraan operasional dan kendaraan berat banyak dipakai pada industri tambang (galian ) atau kontraktor, perhitungan sewa dapat berdasarkan waktu seperti pada alat berat, yaitu berdasarkan hari kerja, bulan atau tahun, namun dapat juga berdasarkan hasil kerja, berdarkan KM jarak tempuh, volume atau berat muatan, jenis muatan dan sebagainya.

Menghitung biaya sewa alat berat ( spesifik )

Perhitungan biaya sewa alat berat spesifik maksudnya alat berat perunit yang perhitungan kerjanya per individu alat, maksudnya excavator yang mempunyai indentitas unit misalnya EX-001 maka perhitungan sewanya berdasarkan kerja EX-001 tersebut apakah  per HM, per hari dan sebagainya.

Perhitungan biaya sewa unit gabungan. 

Pada peralatan terutama spesifik di dunia kontraktor, terdapat beberapa beberapa peralatan yang bekerjanya berdasarkan gabungan unit, misalnya TC ( tower crane ) peralatan ini bekerja merupakan gabungan beberapa peralatan, misalnya tower nya sendiri, boom, dan sebagainya yang penentuan sewanya berdasarkan gabungan unit-unit tersebut, disamping biasanya terdapat tambahan biaya pada saat pemasangan ( instalasi ) awal maupun pada saat pembongkarannya.

Perhitungan biaya sewa peralatan penunjang

Yang dimaksud dengan unit penunjang adalah perlatan yang tidak memiliki indentitas unit secara spesifik dan individual, maksudnya bila pada alat berat ada indentitas EX-001 maka pasti akan tertuju ke unit excavator tertentu, bila perusahaan memiliki 5 excavator dengan spesifikasi dan kodisi yang sama maka akan tetap dibedakan indentitasnya, misalnya EX-001, EX-002, EX-03 dan seterusnya, namun terdapat beberapa peralatan yang tidak diinntifikasi secara individual, misalnya scafolding, alat ini biasanya disewa dalam jumlah banyak, namun tidak diindentifikasi secara individual masing-masing unit, dalam kontrak atau surat jalan pasti disebutkan hanya scafolding misalnya 100 set, maka perhitungan sewanya juga akan per set barang tersebut, nilai konttraknya berdasarkan jumlah set tersebut.

Pada system HEMS maka masing jenis sewa tersebut dapat dilakukan oleh perusahaan rental secara spesifik berdasarkan jenis alat, fugsi dan lain sebagainya, pada artikel berikutnya akan dijelaskan secara rinci satu-persatu, silahkan diikuti.

Ada beberapa Langkah yang harus dilalui dalam membangun system, utamanya dalam system manajemen peralatan dan alat berat agar setelah system sudah dijalankan tidak menemui hambatan baik di lapangan maupun di back office, pada system yang kurang baik justru akan membuat pusing petugas lapangan dalam menjalankannya.

Tahapan yang harus dilalui tersebut adalah :

 

PENGUMPULAN DATA AWAL

1. Pengumpulan data permasalahan yang terjadi saat ini baik masalah proses kerja yang ada di lapangan misalnya sering terjadinya kerusakan unit yang tidak terduga, sering terjadi kehilangan sparepart, tidak termonitornya operasional unit di lapangan, dan lainnya , maupun masalah yang ada di manajemen, seperti proses pencatatan , proses pelaporan, proses penyimpanan data dan sebagainya.
2. Pengumpulan data kebutuhan atau keinginnan dari pihak manajemen baik untuk pengendalian ataupun untuk Analisa, juga keinginan dari pihak lapangan, seperti mudahnya meminta sparepart bila diperlukan maintenance, mudah diketahuinya keberadaan dan kondisi unit dan sebagainya.
3. Data yang sudah dimiliki saat ini, data ini akan dijadikan data awal system yang baru nanti, seperti detail data unit , detail dalam hal ini betul betul lengkap mulai data fisik, legal, data teknis, data nilai ( keuangan ), juga data barang yang juga harus detail sesuai data teknisnya, data karyawan terutama karyawan yang ada di lapangan misalnya mekanik, operator, driver, pengawas, helper dan sebagainya, data karyawan ini termasuk didalamnya foto KTP dan alamat lengkap daerah asal.
4. Pengumpulan data awal ini betul-betul diperlukan detail, misalnya untuk unit dan sparepart hafrus diadakan opname ke lapangan, sedangkan data SDM karus di rekonsiliasi dengan pihak HRD supaya benar-benar valid. Data-ata tersebut dikumpulkan dalam format excel sehingga dengan mudah dapat di transfer kedalam system sebagai data awal.

MEMBANGUN SISTEM

1. Stok opname : melakukan indentikasi dan penghitungan fisik sparepart dan shop supplies di Gudang ( workshop ), termasuk pendataan barang yang belum masuk dalam data awal, biasanya barang bawaan mesin yang tidak didata.
2. Unit opname : melakukan pengecekan dan indentifikasi seluruh unit, baik data teknis seperti nomor lambung, nomor mesin, nomor rangka, type, kapasitas, juga data legal seperti perijinan STNK, SILO, KIR dan sejenisnya serta data value, seperti nilai pembelian, nilai buku, nilai investasi, dan deprsesiasi
3. Pembuatan prosedur kerja berdasarkan data permasalahan dan kebutuhan perusahaan yang telah disusun diatas.
4. Berdasarkan data prosedur kerja dibuat / dimodifikasi program sesuai alur kerja dalam prosedur tersebut.
5. Secara parallel fitur program yang telah selesai mulai dijalankan di lapangan, berfungsi sekaligus untuk pengecekan program dan alur lapangan.
6. Trial running ; penggunaan atau implementasi system dengan data parallel system lama.
7. Cut off : menghentikan system lama dan menggantikan dengan system baru.

 PENDAMPINGAN TEKNIS

1. Sistem berjalan di lapangan dan administrasi back office dengan monitoring langsung dari programmer.
2. Perbaikan system yang masih belum berjalan sesuai rencana.
3. Sistem Running

System dan software perawatan alat berat saat ini telah menjadi kebutuhan vital bagi setiap Perusahaan terutama peusahaan jasa konstruksi / kontraktor, pertambangan, perkebunan dan perusahaan berbasis armada lainnya.

Banyak perusahaan mulai menyadari bahwa mengelola peralatan secara manual tidak membantu mereka mencapai efektifitas dan efisiensi yang diharapkan. Manajemen peralatan dan alat berat yang semestinya mampu membantu perusahaan mengelola operasional dan perawatan secara lebih efisien malah menjadi salah satu faktor penyebab kerumitan dan kerugian.

Apabila  saat ini Anda sedang berpikir untuk mengotomatiskan pengelolaan peralatan dan alat berat dalam Perusahaan Anda, perlu dipertimbangkan penggunaan HEMS untuk menangani pengelolaan peralatan perusahaan anda..

Sebelum memutuskan untuk menggunakan perangkat lunak perawatan alat berat, ada baiknya jika Anda memahami fungsi dari system tersebut terlebih dahulu.

Apa Itu Manajemen Peralatan dan alat berat?

Sebelum mempelajari tentang kegunaan sistem perawatan alat berat bagi Perusahaan, Anda perlu terlebih dahulu memahami apa itu manajemen peralatan dan alat berat. Manajemen peralatan dan alat berat mengacu pada perencanaan strategis, pengelolaan, pengarahan, dan pengendalian proses kerja peralatan dan alat berat dalam suatu organisasi atau perusahaan.

Manajemen peralatan dan alat berat penting bagi setiap Perusahaan untuk memastikan bahwa operasional peralatan tetap dalam konsisi stabil .  Tugas dari manajer peralatan dan alat berat atau orang yang bertanggung jawab atas pengelolaan peralatan dan alat berat adalah memperkirakan kebutuhan alat yang tepat untuk menjalankan sebuah project , menentukan type sesuai fungsi alat dan jenis perkerjaan , menentukan peralatan sesuai kapasitas kerjanya , membuat kebijakan lainnya terkait peralatan dan alat berat, mengambil keputusan agar tidak salah dalam melakukan investasi di bidang perlatan , dan masih banyak lagi.

Tujuan dari penerapan manajemen peralatan dan alat berat sendiri adalah untuk mengoptimalkan kapasitas alat supaya tetap dalam kondisi prima dan dapat beroperasional maksimal . Tanpa manajemen peralatan dan alat berat yang baik, perusahaan akan kesulitan mencapai objektifnya dan mengalami banyak kerugian yang berujung pada kebangkrutan.

Pengertian System Perawatan alat berat

System perawatan alat berat atau software perawatan alat berat (disebut juga sebagai aplikasi peralatan dan alat berat) adalah perangkat lunak yang dirancang untuk perusahaan konstruksi dan pertambangan dalam mengelola perlatannya dan menyederhanakan dan mengotomatiskan pencatatan, pendataan dan informasi operasional dan perawatan peralatan dan alat berat dalam suatu organisasi perusahaan.

Saat ini, sistem perawatan alat berat dalam bentuk perangkat lunak merupakan alat bantu yang krusial bagi perusahaan apapun.  Perangkat lunak ini memungkinkan pelacakan transaksi peralatan dan alat berat yang terperinci dan pembuatan berbagai laporan peralatan dan alat berat secara instan.

Sebelum ada aplikasi peralatan dan alat berat, tugas-tugas dalam operasional dan perawatan peralatan dan alat berat harus dilakukan secara manual, dari dokumen di lapangan dicatat biasanya menggunakan aplikasi excel, sehingga banyak kegiatan operasional yang harus dicatat beberapa kali dan tidak efesien Pembuatan laporan umumnya tidak praktis, karena manajer peralatan harus mengonsolidasikan entri secara manual. Sistem  peralatan dan alat berat mengotomatiskan tugas-tugas ini, mengurangi waktu dan biaya pencatatan, dan memungkinkan pengambilan keputusan peralatan dan alat berat yang lebih baik melalui pelaporan real-time.

Manfaat System Perawatan alat berat bagi Perusahaan

Profesional perawatan alat berat menganggap sistem perawatan alat berat sebagai aset perusahaan yang mampu meningkatkan efisiensi departemen peralatan dan alat berat secara signifikan. Di luar itu, beberapa manfaat penting lain yang dapat diberikan oleh perangkat lunak ini kepada Perusahaan Anda adalah sebagai berikut.

Memastikan monitoring operasional dan perawatan  yang Baik

System perawatan alat berat memungkinkan pemilik Perusahaan mengontrol peralatan dan alat beratnya secara otomatis, sekalipun pemilik Perusahaan bukan orang yang ahli dalam perawatan alat berat. Dengan sedikit pelatihan, pemilik Perusahaan dapat mengelola semua operasional perawatan alat beratnya menggunakan komputer atau perangkat selulernya tanpa harus membayar pihak eksternal untuk mengontrol operasional dan perawatannya.

Menghemat Biaya Perusahaan

Aplikasi peralatan dan alat berat mengotomatiskan pencatatan pekerjaan opersional dan perawatan serta mengatur susunan operasional dan perawatan , sehingga Anda tidak perlu melakukan outsourcing manajemen peralatan dan alat berat kepada pihak eksternal. Perangkat lunak ini juga dapat mengurangi biaya yang berkaitan dengan pencetakan dan pemberian dokumentasi, sebab seluruh data disimpan secara digital di lokasi yang aman dan terpantau.

Meningkatkan Akurasi Data

Salah satu manfaat penting dari aplikasi peralatan dan alat berat yang baik adalah sistem ini dapat meminimalkan human error yang biasa terjadi saat pencatatan dan entri data. Ketidakakuratan dalam laporan peralatan dan alat berat dapat menyebabkan krisis yang berdampak pada keberlangsungan Perusahaan, dan sistem perawatan alat berat dapat mencegah hal ini terjadi.

Mempermudah Pengambilan Keputusan

Ini merupakan salah satu keunggulan utama dari sistem perawatan alat berat yang canggih. Tanpa perangkat lunak ini, Anda akan kesulitan memahami secara rinci kondisi peralatan dan alat berat Anda. Sistem ini memberikan Anda informasi  yang dapat membantu Anda memonitor dan memutuskan dimana peralatan dan alatberat berada, bagaimana kondisinya, dan operasional dalam kondisi bagaimana, dan berkaitan dengan kontrak yang mana, serta bagaimana historicalnya waktu demi waktu.

Dengan gambaran yang jelas tentang keadaan peralatan dan alat berat Anda saat ini, Anda akan bisa lebih mudah mengembangkan strategi yang cerdas dan mengalokasikan sumber daya dengan tepat.

Meningkatkan Keamanan Data Peralatan dan alat berat

Data peralatan dan alat berat adalah informasi perusahaan yang bersifat konfidensial dan harus dijaga agar tidak jatuh ke tangan yang salah atau hilang. Sistem perawatan alat berat memastikan data peralatan dan alat berat Anda tetap aman dengan menyimpannya dalam sebuah sistem terpusat yang terlindungi oleh firewall. Hanya mereka yang diberikan hak akses yang dapat melihatnya.

Meningkatkan Produktivitas Karyawan

Membuat laporan peralatan dan alat berat dan merapikan catatan adalah pekerjaan yang sangat memakan waktu. Untuk melakukan pekerjaan ini secara manual, karyawan Anda mungkin harus mengorbankan pekerjaan penting lainnya. Belum lagi jika mereka harus memperbaiki error yang sering terjadi ketika tugas-tugas perawatan alat berat dilakukan secara manual. Namun, dengan system, semua tugas peralatan dan alat berat dapat dikerjakan secara otomatis sehingga karyawan Anda dapat melakukan pekerjaan lain yang bernilai untuk Perusahaan Anda.

Beruntung saat ini telah ada perangkat system perasional dan perawatan peralatan dan alatberat anak bangsa yang dapat mendukung kegiatan tersebut untuk perusahaan konstruksi, rental, pertambangan, perkebunan, distribusi dan transportasi serta perbengkel, produk tersebut bernama HEMS ( Heavy Equipment Management System )

Fitur-Fitur Umum dalam HEMS sebagai Sistem Perawatan alat berat yang Canggih

Pada suatu  sistem perawatan alat berat memiliki fitur dasar yang dapat mendukung kegiatan operasional dan peralwatan peralatan dan alat berat. Berikut ini adalah beberapa di antaranya:

Peralatan sebagai asset

Ini mungkin merupakan fitur sistem perawatan alat berat yang paling krusial. Dalam fitur ini akan mencakup mencatatan detail data tentang peralatan dari data fisik berupa nomor lambung, nomor mesin, nomor lambung dan data detail lainnya, juga dapat ditampilkan informasi tentang kondisi, lokasi, dan keterikatan kontrak unit peratan tersebut, serta nilai unit dan depresiasinya.

Manajemen Project

Fitur ini untuk mencatat dari perencanaan biaya sebuah proyek yang dihubungkan dengan penggunaan alatnya, kontrak proyek, jenis dan jumlah alat yang akan digunakan, tarif sewa per alat serta biaya lain yang timbul dalam penggunakaan alat dalam sebuah proyek, dan akhirnya dilaporkan secara otomatis laporan rencana biaya dan actual biaya per alat dan per project baik bulanan maupun akumulasi per project.

Proses maintenance

Perawatan alat merupakan hal yang sangat vital bagi perusahaan yang memiliki banyak alat apalagi peralatan tersebut merupakan alat produksi yang menjadi urat nadi dari usaha perusahaan.

Pada system perawatan peralatan dan alat berat proses maintenance dimulai dari penyampaian keluhan atau masalah yang ditemui oleh operator pada saat operasional, masalah teknis yang ditemui pada saat P2H, atau perencanaan yang dilakukan oleh planner untuk perawatan berkala, break down, ataupun maintenance lain yang sudah direncanakan.

Dari awal penenmuan masalah tersebut akan diikuti terus setiap Langkah prosesnya sampai dengan selesai untuk dapat dioperasikan kembaliatau tidak dapat dipakai lagi karena rusak total. Fitur ini diakhiri dengan laporan historical service yang melaporkan detail service yang pernah dialami unit dari waktu ke waktu.

Manajemen Inventory

Manajemen inventory dalam sistem perawatan alat berat  ini dikhususkan pada sprepart yang baik terintegrasi dengan pembelian  penerimaan, manajemen gudang, serta pengeluaran yang secara otomatis dikaitkan dengan penggunaansparepart untuk maintenanace unit 

HEMS sebagai sistem manajemen pengelolaan peralatan, kendaraan dan alat berat berkembang sejak akhir tahun 2009, implementasi sudah berbagai jenis bidang usaha seperti project, kontraktor, tambang, distribusi, bengkel dan lainnya yang tersebar hampir di sepanjang Nusantara. 

Berbagai masalah yang cukup sulit pada pengelolaan operasional dan perawatan peralatan dan alat berat konstruksi adalah jumlahnya terdiri dari berbagai type dan merek, disamping itu lokasi penempatannya juga sangat beragam dan pada umumnya dalam jarak yang cukup berjauhan terutama dari kantor pusat sebagai pusat pengendalian.

Setiap jenis alat mempunyai karakteristik sangat berbeda, fungsi sangat spesifik untuk pekerjaan tertentu, sehingga dalam mengopersikan juga membutuhkan perlakukan yang berbeda dengan operator yang khusus menguasai alat tersebut, demikian juga dalam perawatannya memerlukan mekanik yang khusus mengenal karakteristik alat tersebut.

Solusi untuk permasalahan pengelolaan operasional dan perawatan alat tersebut diatas sesuai perkembangan teknologi saat ini adalah dengan menggunakan system dengan dukungan software yang berbasis web, sehingga kantor pusat yang berjarak cukup jauh dapat memonitor dan mengendalikan lapangan secara real time.

Mengapa harus didukung software berbasis web, karena dengan dukungan teknologi internet saat ini, software berbasis web menjadikan sangat mudah diakses oleh seluruh bagian yang terkait system baik berada di site maupun dikantor pusat, atau bahkan mungkin di tempat lain yang berbeda dapat bekerja sama secara real time, pelaksanaan kerja di lapangan dapat diikuti dan terpantau di kantor pusat saat itu juga, sehingga dapat dilakukan keputusan yang lebih cepat dan akurat

Sayangnya yang kita tahu saat ini, system dan software semacam itu baru ada dari vendor luar negeri, seperti Canada, USA dan lainnya, sehingga pada implementasinya banyak menimbulkan kendala, yatu pertama masalah bahasa umumnya bahasa Inggris yang tentu saja tidak dengan musah difahami oleh operator lapangan, kedua  software massal yang baku dengan alur kerja yang belum tentu sesuai dengan kondisi di Indonesia, ketiga software bersifat baku dan massal itu tidak mudah untuk dimodifikasi untuk disesuaikan dengan kondisi di perusahaan, ditambah lagi komunikasi dengan team support tidak mudah, masalah lainnya adalah harga yang pada umumnya dikenakan tarif per user per bulan sehingga bila diperhitungkan biayanya menjadi sangat mahal.

Namun saat ini telah ada HEMS ( heavy Equipment Management System ) suatu system didukung software berbasis web ( cloud ) karya anak bangsa untuk mengatasi segala permasalahan operasional dan perawatan ( maintenance ) peralatan dan alat berat yang tentu saja sangat familiar dan akrab.

Apa perbedaan mendasar antara HEMS dengan software dari luar ?

Yang jelas HEMS , “ gue banget “ , system sangat menyatu dengan internal perusahaan, bagaimana tidak, system dapat disesuaikan dengan kondisi perusahaan tidak hanya alur kerjanya, namun sampai dengan istilah-istilah juga dapat digunakan istilah yang berlaku umum di internal perusahaan, sehingga sampai dengan operator lapangan yang paling dasarpun merasa sangat akrab dengan system ini.

Dengan software berbasis web HEMS tidak memerukan instalasi pada setiap computer sehingga sangat mudah digunakan, hanya diperlukan internet dan browser, dan tidak membatasi jumlah user sesuai jumlah bagian yang terkait system.

Kelebihan HEMS yang lebih prinsip lagi yaitu, team design dan support menyatu dengan team system internal perusahaan, sehingga segala permasalahan bukan hanya dapat disampaikan melalui alat komnikasi namun dapat langsung duduk Bersama menemukan solusinya, bahkan terdapat cerita komunikasi team HEMS dengan pelaksana lapangan saat menemukan masalah dalam implementasi, pada saat HEMS menyampaikan bahwa merka adalah pihak external, maka pelaksana lapangan menjawab bahwa anda telah menghirup udara desa kami, telah memakan hasil dari bumi kami, sehingga kami sudah tidak lagi menganggap team adalah pihak luar, anda adalah keluarga kami, demikian menyatunya, team dengan lapangan.

HEMS di design sangat spesifik  sehingga masing-masing versi fekus terhadap bidang tertentu, yaitu kontraktor, rental alat berat, project, bengkel alat berat, distribusi dan bahkan dapat dedesign lebih spesifik pada bidang kerja perusahaan anda.

lihat detail beberapa versi yang ada di HEMS .....

Modul dasar dan standar HEMS focus pada masalah operasional dan maintenance, dan unit nya sendiri sebagai asset, namun masing-masing modul menjadi sangat spesifik.

Modul unit menyajikan data yang sangat detail dan lengkap, dari nomor lambung, expire STNK, nilai ( value ) unit dari nilai perolehan, nilai buku sampai penyusutan, bahkan dilengkapi dengan tampilan unit yang dapat dibuat berdasarkan tanggal tertentu, sehingga dapat dilaporkan kondisi unit secara visual waktu demi waktu.

Modul operasional dengan proses dari persiapan project, mutase unit ( mobilisasi dan demobilisasi ), pencatatan jam kerja, hasil kerja ( muatan ) dan ritase, nama operator, sehingga dapat dilaporkan Riwayat kerja unit dari waktu, berapa lama unit berada dalam satu proyek dan dimana proyek itu berada.

Modul maintenance menampuh sumber keluhan / problem dari 3 sumber yaitu keluhan operator saat operasional, masalah yang ditemukan pada saat P2H dan rencana service ( berkala ataupun overhaul ) yang dibuat oleh planner, tahapan proses sedemian detail perlangkah dari mulai menangani keluhan sampai selesainya pekerjaan, pada modul maintenance terdapat historical service yang mencatat waktu demi waktu perlakuan service terhadap unit, proes maintenance disertai dengan foto untuk menampung laporan bagian unit yang sedang dalam maintenance, sehingga kantor pusat ataupun pengawas dapat mengikuti proses maintenance dengan detail.

Proses maintenance didukung dengan modul inventory, yang tahapannya dimulai dari permintaan sparepart dari planner, pembelian penerimaan di Gudang dan penggunaannya pada unit, modul ini dilengkapi juga manajemen Gudang yang melaporkan kondisi stok mutase stok secara detail.

Lebih lengkapnya lagi untuk versi kontraktor ada laporan proyek yang menampilkan data dari perencanaan proyek actual biaya yang dikeluarkan, pada versi bengkel proses penerimaan customer dan laporan bulanan atau periodical, dan lain-lain sesuai versinya.