Jumat, 19 Maret 2021

PROSES PENGADAAN SPAREPART

 


Proses pengadaan sparepart untuk keperluan maintenance, pada perawatan kendaraan dan alat berat pada perusahaan jasa konstruksi dan pertambangan sangatlah vital, karena disamping kadang lokasi yang cukup jauh juga keperluan sparepart itu bisa mendadak karena kerusakan yang tiba-tiba terjadi atau hal yang tidak diprediksi pada saat proses maintenance.

Pengadaan atau pembelian sparepart pada workshop melalui 2 jalur yaitu sparepart yang bersifat rutin sehingga keperluan baik jumlah maupun spesifikasinya sudah dapat diperhitungkan sebelumnya, dan yang kedua adalah sprepart yang tidak dapat diprediksi.

Proses pengadaan kedua jalur itupun berbeda, pada sparepart yang sudah diprediksi maka pengadaannya melalui penerbitan PO terlebih dahulu, dan seringkali terjadi cara pembayarannya kredit beberapa waktu ataupun beberapa kali pembayaran, sedang untuk sparepart yang bersifat mendadak, pembeliannya dapat secara langsung dengan pembayaran cash, bahkan pada beberapa kasus pembayaran dilakukan dari kas yang ada di workshop.

Secara umum proses pengadaan sparepart pada workshop di perusahaan jasa kontruksi untuk perawatan kendaraan dan alat berat adalah sebagai berikut :


(1) Master data sparepart

Master data sparepart ini harus diisi sebelum proses pengadaan ini berjalan, artinya data sparepart yang hendak dibeli itu harus ada terlebih dahulu, pengisian master ini dapat sekaligus pada saat penyusunan data awal atau ditambahkan setiap saat bila belum ada pada master data tersebut.

        Lihat         :       Pembuatan data sparepart awal

(2) Proses pembelian langsung 

Pada sparepart tertentu yang diperlukan secara mendadak maka dapat dilakukan pembelian secara langsung baik melalui pesanan ke supplier atau pembelian cash di tempat terdekat dengan workshop, hal ini dilakukan karena memang sifat kepentingannya yang mendesak atau mungkin juga karena alasan efisiensi, lebih mudah dan lebih murah bila dibeli langsung dekat workshop.
     
(3) Penambahan stok sparepart

Setiap pembelian sparepart secara langsung otomatis akan menambahkan jumlah stok sparepart di gudang.

            Lihat         :       Proses pembelian sparepart langsung


(4) Permintaan pembelian sparepart

Untuk sparepart yang bersifat tidak mendadak pembeliannya dilakukan oleh kantor pusat, berdasarkan permintaan dari workshop


(5) Proses approval

Semua permintaan pembelian yang telah ditentry harus diapprove ( disetujui ) oleh bagian yang mempunyai otorisasi ( berwenang ) sebagai controlling dan monitoring pengadaan barang, setelah permintaan ini disetujui baru dapat dibuat PO nya.


(6) Penerbitan PO

PO baru dapat diterbitkan dan dikirim kepada supplier setelah disetujui oleh bagian yang berwenang, dengan penerimaan PO ini maka vendor baru dapat mengirimkan barang.


(7) Penerimaan barang

Gudang atau bagian logistik yang sudah mendapatkan informasi tentang adanya pemesanan barang (PO) maka dapat menerima barang yang dikirim oleh vendor, dalam hal ini gudang tidak dapat merubah spesifikasi ataupun jumlah barang yang ada di PO, bila ada perbedaan gudang hanya dapat memberikan keterangan saja pada surat jalan, setiap barang yang sudah diterima secara otomatis akan menambahkan stok di gudang.

 Lihat         :       Proses pengadaan sparepart 

                         Bagaimana membuat layout gudang yang baik

                         Manajemen Gudang pada workshop

                        Pentingnya label barang dalam pekerjaan maintenance





Kamis, 18 Maret 2021

MONITORING FISIK UNIT ALAT BERAT

 



HEMS - Heavy Equipment Management System atau sistem manajemen untuk operasional dan perawatan kendaraan dan alat berat disamping data detail tentang unit juga dilengkapi dengan fitur untuk memonitor unit secara fisik, yaitu dengan menyimpan foto fisik unit secara berkala, sehingga manajemen dapat memonitor kondisi fisik unit dari waktu ke waktu, misalnya kapan terjadi kerusakan bodi penyok, kaca pecah dan sebagainya, disamping dapat juga untuk menyimpan data legalitas unit seperti KIR, STNK, dan lainnya.

Untuk dapat menyimpan data fisik alurnya adalah sebagai berikut :

Dari menu UNIT > DATA UNIT lalu pilih unit yang hendak dimasukkan data fisiknya, klik icon edit di sebelah kanan 


akan tampil detail data unit > scroll kebawah sampai pada field FOTO ALAT


Foto yang tampil disini adalah foto fisik unit terakhir diambil gambarnya, misalnya pada contoh diatas adalah pada tanggal 10 Februari 2020.

Apabila ingin memasukkan data fisik ( foto ) baru maka :

  1. Isi data tanggal sesuai dengan tanggal pengambilan gambar
  2. Upload ( klik tombol browse ) foto yang diinginkan sampai dengan 4 foto, sebaiknya foto menunjukkan posisi pada unit ( depan, belakang, kiri, kanan )
  3. Klik SIMPAN , data anda sudah benar ? klik OK


Kembali ke menu data unit dan klik edit seperti diatas, maka tampilan data unit sudah berubah


Ulangi untuk update tanggal yang lain maka tampilan foto alat akan berubah sesuai update data terakhir

MONITORING DATA FISIK UNIT

Setelah entry foto unit dalam periode tertentu  ( beberapa tanggal ) maka riwayat fisik unit dapat di lihat pada : UNIT > LAP FISIK UNIT lalu klik icon detail yang disebelah kanan


Maka akan tampil data alat lalu scroll ke bawah sampai ke history foto alat


tampilan ini menunjukkan kondisi fisik unit dalam periode tertentu



Jumat, 22 Januari 2021

MANAJEMEN ASSET PERALATAN PROJECT

 



HEMS - Heavy Equipment Management System sebagai sistem dalam pengelolaan operasional peralatan serta perawatan kendaraan dan alat berat, juga berfungsi sebagai alat atau sistem manajemen asset, dalam hal ini fixed asset khusus kendaraan, peralatan dan mesin.

Setiap perusahaan pasti memiliki asset, pada perusahaan konstruksi atau tambang asset terpenting dan terbesar adalah pada peralatan, dan khusus untuk asset peralatan ini berfungsi ganda disamping sebagai asset juga sebagai alat produksi, jadi disamping membutuhkan biaya untuk perawatan, namun juga mendapatkan hasil dari operasionalnya.

Asset peralatan ini terdiri dari beberapa kelompok, yaitu : 
  • Kendaraan
  • Alat berat
  • Alat ( angkat dan angkut )
  • Mesin
  • Tools
  • Sparepart
Kendaraan sendiri pada perusahaan konstruksi ataupun pertambangan terbagi menjadi kendaraan produksi , pendukung produksi dan operasional, pembagian ini berhubungan erat dengan alokasi biaya atau beban yang ditanggung oleh masing-masing unit.

Pada kendaraan produksi seperti misalnya dumptruck, concrate truck dan lainnya, beban biaya operasional dan perawatan serta equipment cost lainnya menjadi beban langsung dari unit tersebut hal ini menjadi perhatian khusus pada perusahaan rental alat berat, artinya pendapatan rental akan dikurangi dengan cost langsung tersebut.

Kendaraan lainnya adalah pendukung produksi, seperti water truck, mobil storing dan lainnya, biaya perawatan dan equipment cost lainnya menjadi beban project, sehingga akumulasi dari seluruh biaya equipment cost kendaraan pendukung akan menjadi beban dari satu project, artinya equipment cost akan mengurangi pendapatan project.

Ada jenis kendaraan lainnya, yaitu operasional misalnya sepeda motor yang dipakai oleh bagian purchasing, maka biaya equipment costnya menjadi beban biaya kendaraan dan biaya umum.

Apa yang bisa dilakukan HEMS pada manajemen asset ini ?

HEMS menyajikan data detail dari asset khususnya peralatan ini ( UNIT > DATA UNIT )



  1. Filter untuk sorting data, disini data dapat dipilih untuk mengetahui data unit berdasarkan ID unit, penanggung jawab, jenis atau type unit, posisi kontrak ( unit dalam ikatan kontrak atau tidak ), kondisi ( layak operasional, dalam maintenance atau rusak tidak dapat ber operasi ), kategori, lokasi project dan expire date, jadi misalnya untuk memisahkan unit mana yang STNK hampir habis.
  2. ID alat dapat dibuat sesuai dengan standar pengkodean di perusahaan, misalnya supaya dapat dihubungkan dengan bagian lain, namun sistem HEMS akan memberikan kode ID spesifik UN-xxx dengan xxx merupakan nomor urut sesuai data entry.
  3. Type, merk dan kategori unit, disini dapat disesuaikan dengan kode assetnya.
  4. Pemilik atau penanggung jawab dapat dipakai untuk mengetahui penanggung jawab unit, misalnya operator atau penanggung jawab project atau dapat juga untuk membedakan antar perusahaan pada group dengan banyak nama perusahaan di dalamnya.
  5. JU ( jenis usaha ) untuk membedakan pengelompokan unit berdasarkan usahanya, misalnya unit khusus untuk project tertentu, atau disediakan khusus untuk rental atau unit yang memang disediakan untuk dijual ( semacam showroom ) atau lainnya.
  6. Site atau project , salah satu fitur di HEMS yang berfungsi untuk memonitor keberadaan suatu unit berada atau bekerja di project mana.
  7. Alamat project tempat keberadaan unit.
  8. Untuk memonitor expire legalitas unit, misalnya icon akan berubah bila tanggal STNK sudah expire.
  9. Menunjukkan Unit dalam status terikan kontrak dengan project tertentu
  10. Kondisi maintenance, apakah unit dalam keadaan ready atau dalam proses perbaikan, pada fisik unit sebaiknya diberi tanda / label 
            Lihat         :        Pentingnya label dalam pekerjaan maintenance

11. Detail data unit, disini disamping ditampilkan detail data unit, juga ditampilkan historical maintenance unit dan historical project, pernah di project mana saja unit ini bekerja.
12. Untuk edit data unit
13. Untuk menghapus data ( hanya untuk super admin )


Jumat, 15 Januari 2021

HEMS MAINTENANCE - Pentingnya label dalam perkejaan maintenance peralatan dan alat berat

 



Maintenance atau pekerjaan pemeliharaan dan perbaikan dalam dunia peralatan dan alat berat adalah pekerjaan rutin dan sangat penting karena menyangkut kehandalan alat dalam melaksanakan pekerjaan di lapangan.

Proses pekerjaan maintenance melibatkan banyak pihak dan banyak orang juga banyak barang, oleh sebab itu dibutuhkan ketelitian, kecermatan, keseriusan dan keamanan, karena menyimpang sedikit dari hal itu bisa berakibat sangat fatal, sehingga memerlukan informasi yang akurat dan berkesinambungan, sebagai contoh sebuah saklar on off akan sangat berpengaruh pada pekerjaan atau benda disekitarnya, taruhlah pekerjaan sedang dilakukan tanpa sengaja atau ketidaktahuan seseorang akan berakibat sangat fatal, sehingga diperlukan tanda agar siapapun tidak boleh meng on kan saklar tersebut.

Contoh lain untuk barang di gudang yang varian dan jumlahnya sangat banyak, harus diberikan informasi sehingga petugas gudang atau siapapun akan tahu persis apa sebenarnya barang tersebut, untuk itu diperlukan label yang kurang lebih isinya sama dengan data yang ada di komputer, karena barang dengan fisik yang sama bisa jadi fungsinya jauh berbeda, misalnya baut roda pada dumtruck, roda sebelah kanan dengan roda sebelah kira sekilas bentuknya sama tapi ternyata sangat berbeda.

Label yang paling menyolok dan dengan mudah dilihat adalah nomor lambung, atau nomor pintu atau apalah sebutannya, label tersebut untuk mengindentifikasi unit secara spesifik

        lihat     :    nomor lambung sebagai lebel pada peralatan

Label khususnya dalam maintenance ada beberapa jenis yaitu :

Label keterangan barang

Yaitu label yang biasanya dilekatkan atau digantungkan pada barang di gudang yang fungsinya memberikan informasi detail tentang barang tersebut, sehingga siapapun yang berkepentingan dengan barang tersebut dengan sangat mudah mengetahui detail barang termasuk fungsinya.


Dengan adanya label pada barang petugas gudang atau siapapun tinggal melihat keterangan dan mencocokan dengan data pada komputer

Label alur kerja

Label ini dimaksudkan untuk memberikan informasi dan peringatan kepada orang lain agar tidak terjadi kesalahan kerja :

Label OK  

Biasanya label ini dipasang pada kemasan atau lokasi barang pada saat stok opname dengan maksud memberikan informasi bahwa barang telah didata, sehingga akan terhindar dari dauble counting, atau justru terlewatkan tidak dihitung.

Label ini dapat juga dipasang atau ditempelkan pada barang di area receive dimana barang yang baru datang dan sudah selesai diperiksa, karang sudah dipindahkan ke area pengecekan, siap dipindahkan ke area penyimpanan, atau dapat juga ditempelkan pada barang yang siap packing atau siap kirim pada area pengiriman.

    lihat     :    Bagaimana membuat layout gudang

Dengan pemberian label ini maka siapapun akan jelas terhadap suatu keadaan barang sehingga akan terhindar dari kesalahan.

Label peringatan atau himbauan

Banyak sekali langkah atau tahapan pada pekerjaan maintenance, setiap langkahnya membutuhkan informasi yang jelas, misalnya pekerjaan sepele yang kelihatannya benar tetapi bisa terjadi menjadi sangat salah, misalnya pada proses pekerjaan maintenance mekanik sedang mempersiapkan sparepart dan elemen lainnya, tentu saja beberapa part dari elemen tersebut dibuat berjejer atau berserakan, misalnya pekerjaan belum selesai sampai sore jam pulang kerja, dan helper tidak paham betul situasi kerja, apa jadinya kalau sparepart dan elemen tersebut dirapikan ? 

Label WR ( Work requisition )
Label ini dapat digantungkan pada stir ( seperti label ganti oli dari bengkel ), untuk memberikan peringatan dan informasi kalau unit sudah dilaporkan masalahnya tentang suatu problem kepada mekanik.

Label antrian 
label ini diberikan untuk menggantikan label WR dimana label antrian ini menunjukkan unit sudah diperiksa dan diketahui masalahnya, tinggal planner menentukan kapan proses kerja dapat dilaksanakan, pada workshop dengan jumlah unit banyak ada baiknya label antrian ini diberi nomor sehingga team mekanik akan jelas dalam urutan kerjanya, mana pekerjaan yang harus didahulukan.

Label proses 
Label ini menunjukkan unit dalam kekuasaan penuh mekanik, jangan disentuh oleh siapaun kecuali dengan peyunjuk atau arahan mekanik yang mengerjakannya.

Label Hold
Label ini menunjukkan proses maintenance dihentikan sementara karena suatu masalah, misalnya karena keterlambatan sparepart atau kekurangan tools untuk mengerjakannya.

Label ready
Label ini menunjukkan unit telah selesai dikerjakan dan dalam kondisi siap operasi

Label Rusak
Label untuk memberikan informasi unit sudah berusaha diperbaiki namun kondisi masih tetap belum dapat dioperasikan.

Dalam menggunakan label sebaiknya bentuk dan warnanya juga dibedakan, misalnya warna merah yang sifatnya larangan , biru himbauan, dan kuning atau hijau sebagai informasi.

Kembali kepada anda sebagai pemakai menggunakan bentuk dan istilah apa, yang penting pelabelan ini sangat berguna untuk kelancaran, kenyamanan dan keamanan kerja, biasakanlah memberikan label

Kamis, 14 Januari 2021

HEMS LOGISTIK - Manajemen Gudang pada workshop project konstruksi atau pertambangan

 



Workshop atau bengkel di perusahaan konstruksi atau pertambangan tentunya harus dilengkapi dengan Gudang, kadangkala Gudang itu hanya suatu tuangan kecil bila unit yang operasional tidak terlalu banyak, namun pada proyek besar dengan jumlah unit yang cukup banyak ( lebih dari 100 unit ) memerlukan Gudang yang cukup besar, khususnya Gudang untuk sparepart keperluan maintenance.

Pada Gudang yang sudah cukup besar ini diperlukan manajemen yang baik artinya harus sudah memiliki tata kerja yang sistimatis dan terstruktur, alur kerja yang standar dan proses pencatatan dan penyimpanan data yang tertata dengan baik, sehingga seluruh pergerakan barang dari mana datangnya barang, untuk apa barang didatangkan.  dimana menyimpannya, bagaimana indentifikasinya sehingga mudah ditemukan, kemudian kemana barang dikeluarkan, bila untuk keperluan maintenance ke unit mana barang dikonsumsi.

Gudang adalah bagian dari logistic,pada proyek konstruksi,  Gudang ini berada di tengah pekerjaan planner dan mekanik, artinya planner bekerja menjadwalkan pekerjaan maintenance berdasarkan data Gudang, dan mekanik ( workshop ) membutuhkan barang yang diarahkan oleh Planner ada di Gudang, sedangkan secara structural Gudang ada di bagian logistik dibawah bagian maintenance.

Lihat   :  Struktur Dept. Maintenence Di Project Konstruksi

 

ALUR KERJA GUDANG

1.    Tata letak Gudang

Mengatur tata letak atau layout itu pekerjaan yang sangat penting, pada pengaturan layout ini harus diperhatikan factor kenyamanan, keamanan, dan efektifitas kerja, yiatu mengatur alur kerja agar orang bekerja secara nyaman, jelas ( tidak memusingkan ), aman ( tidak membahayakan ), dan mudah dimonitor dan dikontrol

             Lihat   :  Membuat layout Gudang yang baik

 Stok opname

Pada saat kerja pertama kali di Gudang harus diadakan stok opname, yaitu kegiatan menghitung dan dan memeriksa seluruh barang dan membandingkan antara fisik yang ada di Gudang dengan catatan pembukuan Gudang ( stok card ).

Indentifikasi barang

Sambil melakukan stok opname dilakukan juga indentifikasi barang, yaitu memberikan keterangan pada barang yang belum tercatat pada data barang, misalnya, part number, merk, type, fungsi ( digunakan untuk unit mana barang ), dan bila ada keterangan substitusi ( barang / sparepart ini dapat digunakan oleh beberapa tipe unit ), disamping itu dicatat juga lokasi barang tersebut berada ( catat kode rak )

             Lihat : Cara mudah menemukan barang di gudang

Labeling

Seringkali kita menemukan Gudang yang manajemen atau tata Kelola kerjanya sangat tergantung pada petugas Gudang, kadang kala ditemui masalah yang hampir buntu hanya karena pada hari itu petugas tidak masuk kerja, hal ini sebenarnya tidak boleh terjadi.

Solusi untuk masalah ini adalah labelling, seluruh barang di Gudang seharusnya memiliki label yang bertuliskan persis seperti data barang pada system, sehingga manajemen yang sudah tersistem artinya data barang yang mudah diketahui secara system, akan mudah pula ditemukan secara fisik digudang, buatlah label yang isinya data barang di system.

Pada tahap ini proses pendataan barang sudah dapat dikatakan selesai, tahap selanjutnya adalah alur transaksi atau perputaran barang di Gudang, dengan selesainya stok opname berarti Gudang sudah memiliki data awal barang yang valid, sistimatis, dan mudah ditemukan baik secara data maupun secara fisik.

ALUR BARANG DI GUDANG

1.    Maintenance Planning

Maintenance planner sebaiknya membuat perencanaan pekerjaan maintenance baik dari preventive maintenance, yaitu service berkala, P2H, periodical cheking ( tindakan pengecekan unit secara periodic atau dalam rangka persiapan kontrak ), ataupun dari keluhan operator, dari data semua ini dapat dibuat rencana service ( maintenance ) yang didalamnya terdapat perkiraan kebutuhan sparepart.

 Dari rencana maintenance ini Gudang atau bagian logistic dapat memperkirakan kebutuhan sparepart, apakah sudagh ada dalam stok dan apakah stoknya mencukupi, bila belum mencukupi maka dapat dilakukan proses permintaan pembelian ( PR : Purchase requisition ).

Permintaan pembelian

Dari perkiraan kebutuhan sparepart ini Gudang mengajukan permintaan pembelian kepada bagian pembelian ( Puchasing ), atau dapat pula ( bila dalam proyek ), melakukan pembelian langsung, biasanya untuk barang yang mendesak, dan harganya tidak terlalu besar.

 

3.    Order pembelian dan penerimaan barang

Bagian purchasing memberikan informasi tentang sudah dibukanya order ( PO ) kepada vendor tentang barang-barang yang dibutuhkan oleh Gudang.
Gudang memeriksa apakah yang disorder itu sesuai kebutuhannya, dan Gudang akan manerima barang sesuai PO tersebut

  Penyimpanan barang

Gudang menyimpan barang sesuai dengan lokasi dan jenis barangnya, menunggu sampai saat barang tersebut dibutuhkan.

             Lihat   :  Membuat layout Gudang yang baik

 Pengeluaran barang maintenance

Sebenarnya pada kegiatan ini Gudang sudah tidak melakukan pencatatan apapun, tinggal memberikan barang yang diminta oleh workshop ( mekanik ) barang-barang yang diminta berdasarkan WO yang telah diberikan oleh planner, kalaupun ada pencatatan adalah barang tambahan diluar WO.

 Penerimaan dan pengeluaran barang diluar maintenance

Di Gudang juga ada pencatatan diluar alur maintenance diatas, yaitu penerimaan barang dari bagian asset berupa sparepart bawaan pada saat unit baru dating ( baru dibeli ), penerimaan barang Bekas maintenance yang tidak jadi dipakai atau barang bekas yang masih dapat dipakai Kembali, sedangkan pengeluaran barang adalah berupa pengeluaran barang ke workshop untuk shop supplies ( misalnya : kawat las, mata gerinda, mata bor dan sebagainya yang diluar sparepart unit ).

LAPORAN GUDANG

Ada beberapa jenis laporan yang harus disampaikan oleh bagian gudang, yaitu :

1.    Laporan stok

 


Laporan ini memberikan informasi tentang detail barang termasuk partnumber, jumlah, nilai serta lokasi barang tersebut, drai tampilan inilah barang diketahui keberadaannya yang dicocokkan pada lokasi dengan melihat label barang.

 Laporan mutasi barang


Laporan ini memberi informasi tentang perubahan jumlah stok secara periodic sejak dimulainya penggunaan system sampai dengan saat ini.

3.    Laporan permintaan pembelian dan penerimaan barang

 

Laporan ini menginformasikan detail permintaan barang oleh Gudang kepada bagian pembelian dan realisasi pembeliannya.

Laporan- laporan lain yang berkaitan dengan kebutuhan dan pengeluaran barang baik untuk operasional maupun maintenance peralatan project.


Selasa, 12 Januari 2021

HEMS Inventory - Cara cepat menemukan barang di gudang

 



Salah satu problematika dalam manajemen inventory adalah kesulitan menemukan barang di gudang, walaupun tercatat stok masih ada, namun ternyata sangat sulit menemukan barang tersebut, hal ini akan menimbulkan banyak penafsiran dari berbagai pihak yang berkaitan dengan gudang.

Indentifikasi lokasi barang di gudang disamping indentifikasi dari barang itu sendiri sangatlah penting, dengan indentifikasi lokasi yang sistimatis dan jelas makan akan dengan sangat mudah lokasi barang ditemui walaupun tempatnya sangat tersembunyi dibawah tumpukan barang lain.

Seringkali petugas gudang menghabiskan waktu cukup lama dan cukup memusingkan mencari suatu barang yang menurut catatan masih ada stok namun barang tidak dapat segera ditemukan, padahal barang tersebut sangat diperlukan dan segera akan dipakai.

Mengapa hal itu bisa terjadi ? karena lokasi barang tidak terindentifikasi. 

Dalam manajemen inventory, lokasi barang di gudang ditandai dengan kode rak, dimana kode tersebut terdiri dari beberapa digit yang masing-masing digitnya mengandung arti dari mulai kode gudangnya sendiri untuk perusahaan yang memiliki beberapa gudang di berbaai tempat, sampai dengan tempat barang itu bersemayam, ada di rak mana dan box yang mana, kesemuanya harus dapat diterjemahkan dalam sebuah sistem.

Kita dapat mengindentifikasi barang misalnya ada di gudang A di Surabaya, rak B kolom C level 2 pada sebuah box no 21, hanya dengan membuat lokasi ABC2-21, dan tempat itu dapat diketahui oleh seluruh bagian yang terkait tidak hanya petugas gudang Surabaya, tetapi GM logistik di kantor pusat Jakarta dapat secara langsung mengecek dari meja kerjanya, ya sampai se detail itu.

Mari kita kembali ke postingan yang lalu  "Bagaimana membuat layout gudang yang baik"



Misalkan kode penerimaan dengan kode R1
Kode pengecekan R2
Kode penyimpanan di lantai F1
Kode persiapan pengiriman P1
Kode pengiriman S1

Maka pada saat penerimaan barang di lokasi Penerimaan pada kolom rak dengan tanda R1, sedangkan pada saat sudah dilakukan pengecekan barang maka pada kolom rak diisi dengan kode rak R2

Sekarang apabila sudah dilakukan pengecekan dan mau ditempatkan pada area penyimpanan apabila penyimpanan di lantai maka dengan kode rak F1-21, maksudnya barang ditempatkan di lokasi penyimpanan lantai F1 dan berada dalam box nomor 21.

Apabila barang ditempatkan pada rak maka menggunakan kode rak :


Rak yang ada dalam gudang diberikan kode A, B, C dan seterusnya, begitu juga kolom dari rak juga diberikan kode A, B, C dan seterusnnya, level rak diberikan kode angka, angka no paling bawah, 1 2 dan seterusnya makin keatas.

Jadi apabila barang ditempatkan pada rak A kolom B level 2, dan barang berada dalam box nomor 5, maka kodenya AAB2-05 dimana kode A pada digit pertama adalah kode gudang Surabaya.

Dengan begitu maka barang digudang dengan sangat mudah diketahui oleh siapaun yang berwenang, walaupun tidak berada di gudang tersebut 


Pada tampilan daftar barang maka lokasi barang dapat diketahui secara detail.
Oke , silahkan ber kreasi....


HEMS Inventory - Bagaimana membuat layout gudang yang baik

Gudang sebagai tempat penyimpanan barang pasti dimiliki oleh setiap perusahaan, namun fungsi dari dudang ini pada setiap perusahaan berbeda, tergantung jenis perusahaannya, pada perusahaan yang menggunakan gudang sebagai faktor produksi, gudang dibagi menjadi 2 jenis yaitu :

  • Gudang produksi : gudang ini masuk keluarnya barang dihubungkan dengan proses produksi, maksudnya barang masuk sebagai penerimaan hasil produksi, sedangkan barang keluar sebagai supply bahan untuk proses prosuksi.
  • Gudang umum : gudang yang proses masuknya barang tidka berkaitan dengan proses produksi, maksudnya barang masuk dari supplier atau vendor dan keluar juga ke customer sebagai penjualan. Namun termasuk jenis ini adalah gudang yang ada dalam perusahaan dan bertugas mensupport bagian lain, misalnya gudang sparepart, pada perusahaan bengkel atau workshop peralatan pada perusahaan tambang dan konstruksi

Dalam posting kali ini akan kita bicarakan masalah gudang sparepart yang befungsi sebagai support ke workshop peralatan pada perusahaan konstruksi atau pertambangan, dimana layoutnya harus dapat mendukung pekerjaan bagian terkait tersebut.




Dalam gudang itu dibagi dalam beberapa area yang menunjukkan jenis pekerjaan di dalamnya, setiap area harus mempunyai batas yang tegas, namuntidak harus dibuat ruangan setiap area ( dibuat dinding ), kecuali ruang kantor. Setiap area cukup dibuatkan haris batas berwana kuning yang menunjukkan bahwa dalam batas garis tersebut adalah sebuah area tertentu.

Pada gudang yang menyimpan barang dan ada barang yang kecil secara fisik, misalnya sparepart, ada baiknya, area penerimaan, pengecekan, persiapan dan penguruman juga disipkan meja kecil, dan disiapkan alat kerja yang berhubungan dengan kondisi area, misalnya tali dan alat banding pada area pengiriman sebagai alat pengikat barang.

Walaupun di empat area diatas perlu disiapkan meja untuk menempatkan barang sementara dan alat kerja, namun tidak disarankan kalau di area ini disediakan rak, karena rak centerung menempatkan barang secara tertutup dan tidak terlihat.

Pada aera rak penyimpanan disediakan rak yang sesuai dengan jenis barang, dan diberikan identitas khusus ( akan dibicarakan khusus tentang indentifikasi rak ini ), dan pada area penyimpanan ini sebenarnya fungsinya sama dengan rak hanya disini disimpan barang yang tidak mungkin dimasukkan ke rak ( misalnya karena besar dan berat ). atau mungkin karena kapasitas rak telah penuh sehingga sementara barang ditempatkan disini.
   Struktur Dept. Maintenence di project Konstruksi dan site Pertambangan



PINTU GUDANG

Pintu gudang harus dipisahkan antara pintu masuk dan pintu keluar, gunanya untuk menegaskan barang mana yang baru masuk, dan barang mana yang akan keluar, disamping itu juga untuk mengurangi kesibukan di sekitar lalu lintas pintu.

Letak kedua pintu ini sedapat mungkin dekat atau mudah dilihat dari area administrasi dan pengawasan, sehingga setiap barang masuk atau keluar mudah diketahui dari ruang pengawasan.

AREA ADMINISTRASI DAN PENGAWASAN

Area ini adalah area kanrnya gudang dimana bagian administrasi gudang mencatat dan mengadministrasikan semua dokumen yang berhubungan dengan kegiatan gudang, dan dalam area ini kepala gudang juga berkantor, itulah sebabnya diatas dikatakan bahwa pintu keluar masuk harus disekitar area ini, sehingga kepala gudang mudah untuk mengawasi lalu lintas barang di gudang.

Walaupun gudang adalah tempat menyimpan barang, namun di area ini dilarang keras adanya barang, kecuali barang contoh atau sedang dalam masalah yang berjumlah kecil, itupun hanya sementara ada di ruangan ini.

AREA PENERIMAAN

Area ini adalah tempat dimana gudang menerima barang yang dikirim oleh vendor, setelah Faktur atau surat jalan diserahkan ke kepala gudang di area administrasi, barang diletakkan di area ini, petugas gudang akan mengecek barang yang diterimanya apakah sesuai dengan surat jalan dan apakah sesuai dengan pesanan, juga diperiksa secara fisik mutu dan kecacatannya.

Apabila pengecekan barang tidak dapat diselesesaikan secara langsung, maka barang masih harus berada di area ini dan surat jalan diberikan tanda " BARANG BELUM DIPERIKSA "

Pada saat proses pemeriksaan barang yang memenuhi sarat dipindahkan ke area pengecekan, dan yang tidak oke masih tetap ditinggalkan di area ini secara terpisah, dengan diberi tanda "RETUR"

AREA PENGECEKAN

Apabila barang sudah selesai diperiksa, maka barang yang dalam kondisi oke, artinya memenuhi semua sarat, dipindahkan ke area pengecekan, artina semua barang yang ada di area ini sudah clear dari masalah penerimaan, barang dapat diterima dan dapat disimpan dalam rak atau area penyimpanan.

Petugas gudang disini memilah jenis barang berdasarkan area raknya, sehingga akan lebih mudah dalam memindahkan barang ke rak atau area penyimpanan.

RAK DAN AREA PENYIMPANAN

Barang yang telah selesai diperiksa dan sudah berada di area pengecekan, dapat segera dipindahkan ke rak sesuai jenis barangnya

AREA PERSIAPAN

Area ini disiapkan untuk persiapan pengiriman, pada saat gudang menerima DO atau perintah pengiriman, maka barang yang tercantum dalam DO tersebut disipkan disini, barang dicek baik jumlah, jenis dan persaratan lainnya sesuai DO. Dalam area ini jumlah dan jenis barang harus sesuai dengan seluruh DO yang sudah ada, jadi tidak boleh ada barang sisa berada disini, misalnya barang yang per box berisi 40 namun di DO hanya perlu 30, maka sisa yang 10 tidak boleh berada di tempat ini, harus segera dikembalikann ke area penyimpanan.

AREA PENGIRIMAN

Seluruh barang yang sudah disiapkan untuk dikirim dipindahkan ke area pengiriman, disini barang dipacking sesuai standar packing, dibuat packing list yang berisi detail barang per kartonnya, kemudian baru dapat dibuatkan surat jalan, yang dapat diberikan ke bagian untuk dibuatkan fakturnya.

Layout gudang ini dibuat secara standar, untuk aplikasi di lapangan disesuaikan dengan kondisi gudang dan kondisi barang, serta alur kerja gudang di perusahaan tersebut, begitu juga penamaan area juga perlu disesuaikan dengan istilah yang ada di perusahaan.