OPERASIONAL DAN PERAWATAN PERALATAN DAN ALAT BERAT

Pada perusahaan yang operasionalnya menggunakan peralatan yang beragam dandalam jumlah banyak serta tersebar di berbagai lokasi, tentunya masalah monitoring operasional dan perawatan peralatan ini merupakan problema tersendiri, karena data tentang operasional dan perawatan peralatan adalah modal dasar perusahaan untuk mengetahui bagaimana peralatan milik perusahaan beroperasi dan juga bagaimana peralatan tersebut dirawat sehingga dapat menghasilkan kinerja yang maksimal.

Seringkali permasalahan perawatan peralatan dan alat berat ini tidak tertangani dengan baik, padahal peralatan merupakan investasi perusahaan dengan nilai yang cukup besar, perawatannya membutuhkan biaya yang tidak sedikit, operasionalnya diharapkan se efektif dan se efisien mungkin, untuk dapat mereduksi cost dan dapat meningkatkan kinerja dan profit perusahaan.

Solusi untuk mengatasi masalah tersebut adalah HEMS - Heavy Equipment Management System adalah sebuah produk perangkat tata kelola operasional dan perawatan kendaraan dan alat berat yang menggunakan software yang dapat dimodifikasi sesuai dengan karakter dan kebutuhan perusahaan, berbasis web ( online menggunakan akses internet ), sehingga sistem dapat diakses oleh seluruh bagian yang terkait dengan peralatan baik operasional maupun maintenance dengan mudah tanpa hambatan waktu dan jarak yang berjauhan.

HEMS memiliki beberapa versi yang spesifik menangani setiap jenis usaha agar dapat dijalankan secara sistimatis, yaitu :

PROJECT

Versi PROJECT ini adalah HEMS yang dapat diunakan pada perusahaan yang khusus menangani sebuah project besar,seperti project pembangunan waduk untuk Pembangunan pembangkit listrik tenaga air, pertambangan, perkebunan, dimana peralatan pada project tersebut tersebar hanya sekitar project, dan operasionalnya menangani pekerjaan khusus.

KONTRAKTOR

HEMS untuk perusahaan kontraktor yang menangani banyak project dari berbagai pemilik, lokasi yang tersebar cukup jauh, dan masing-masingproject memiliki karakter sendiri, menggunakan unit yang berbeda,

Operasional menangani secara spesifik setiap project sedang maintenance dilakuakn secara terpusat.

RENTAL

Untuk perusahaan rental terutama kendaraan dan alat berat, dimana perusahaan hanya menyewakan alat ke project milik pihak lain, baik sewa dengan perhitungan jam, hari, bulan, atau bahkan sewa berdasarkan hasil kerja, misalnya ritase atau volume.

Pada versi ini pencatatan operasionalnya , secara otomatis akan dihubungkan dengan sisem penerbitan invoice penagihan kepada pihak penyewa.

BENGKEL

HEMS khusus untuk usaha bengkel khususnya kendaraan dan alat berat, versi ini sangat tepat digunakan untuk perusahaan bengkel rekanan, yaitu perusahaan yang menangani maintenance peralatan milik perusahaan lain, penagihan dilakukan berdasarkan penanganan unit yang dilayani maintenancenya, dengan system penagihan yang secara otomatis terbentuk berdasarkan Work order yang dikerjakan bengkel. Versi bengkel ini setiap langkahnya dapat diikuti dan dibuat laporannya baik yang berhubungan dengan client maupun untuk laporan internal.

DISTRIBUSI

HEMS khusus menangani perusahaan perdagangan tarnsaksi pengadaan dan penjualan sebagai layak sebuah perusahaan trading, namun pada penanganan armada dapat secara spesifik ritase dan uatannya, sehingga setiap distribusi barang secara detail dapat dimonitor menggunakan armada sendiri atau menggunakan expedisi, bila menggunakan armada serdiri maka akan diketahui setiap armada setiap harinya secara detail mengangkut berapa faktur beseserta detailnya. Penagihan atau penerbitan invoice dapat dibuat perpaket, misalnya satu invoice untuk menagih beberapa faktur.

SYSTEM DEVELOPMENT

HEMS yang dibangun khusus untuk perusahaan dengan karakter khusus sehingga dapat mengakomodir seluruh kegiatan operasional dan perawatan peralatan milik perusahaan.

HEMS membentuk alur baku kerja lapangan dan manajemen mulai dari laporan masukan, pencatatan, penyimpanan data penyajian data, analisa data dan laporan keluaran yang dibutuhkan oleh perusahaan yang mencakup semua bagian terkait operasional dan perawatan, dengan HEMS perusahaan akan mendapatkan data secara langsung dari :

UNIT : mulai dari jumlah unit, detail indetifikasi unit seperti ID unit, nomor lambung, nomor mesin, nomor rangka, tahun perolehan dan tahun penggunaan, kelompok, kategori, jenis, merk, kapasitas, nopol, tanggal STNK / SILO dan peringatan expirenya,foto fisik setiap periode, lokasi project dan sebagainya. Semua data tersebut pada HEMS dapat ditampilkan dalam satu layar, sehingga manajemen akan sangat mudah dapat memonitor kondisi seluruh unit.

OPERASIONAL : mencatat project dan kontrak nya, unit yang digunakan dalam setiap project, mobilisasi dan demobilisasi alat yang akan digunakan ke setiap project, jam kerja dan hasil kerja alat. Pada perusahaan rental alat, pada saat mobilisasi juga tercatat biaya pendukunganya,misalnya biaya expedisi dan biaya lainnya, bahkan untuk rental tower crane dapat juga dicatat biaya erection, dismantling dan pekerjaan lain pada saat memasang crane . Pada operasional ini terdapat report berupa historical operasional, sehingga dapat diketahui secata detail setiap alat pernah bekerja di project mana dan berapa lama serta berdasarkan kontrak project mana.

MAINTENANCE : proses maintenance pada HEMS sedemikian detail, setiap langkah sejak informasi awal berupa keluhan dari operator, hasil P2H ataup[un dari perencanaan planner, diikuti setiap alurnya mulai dari waktu dan proses nya. Pada proses maintenance ini dicatat historicalnya sehingga dapat diketahui periode perubahan karena perbaikan atau fabrikasi secara detail waktu demi waktu.

INVENTORY : Mencatat mutase sparepart baik dari pengadaan apakah dibeli oleh project sendiri atau dibelikan oleh kantor pusat, penggunaan sparepart untuk unit secara langsung terkait proses maintenance, artinya setiap proses yang menggunakan sprepart secara otomatis akan mengurangi stok spare tersebut. Pada inventory ini juga dilengkapi dengan manajemen Gudang berupa pencatatn proses mutase sparepart secara detail, kondisi sto ter up date, juga labeling barang di Gudang agar mudah diketahui oleh semua orang tidak tergantung staff Gudang.

HEMS merupakan pengembangan MMIS ( Maintenance Management Information System ) suatu sistem berbasis desktop, yang telah kami bangun sejak tahun 2010 dan telah diimplementasikan di beberapa perusahaan hampir di seluruh Nusantara, perusahaan kontraktor diantaranya PT. Wahana Graha ( Semen Gresik Group ) dan PT. Sinarbali Binakarya ( Denpasar ), PT. Hidup Sejahtera Sentosa ( Gresik ) , dan beberapa perusahaan pertambangan batubara dan expedisi.

Seiring perkembangan teknologi dan kebutuhan perusahaan ternyata sistem berbasis desktop ( dengan software yang diinstall pada komputer ) menemui beberapa kendala diantaranya masalah hardware ( kerusakan komputer, terkena virus dan masalah lainnya ) dan masalah software ( terutama pada masalah instalasi dan implementasi di lapangan ), sementara perusahaan tidak mungkin menyiapkan tenaga khusus untuk menangani masalah ini ( software dan hardware ) apalagi untuk perusahaan yang memiliki proyek atau site berjumlah banyak dan tersebar di berbagai tempat.

Di tahun 2018 kami kembangkan dari sistem berbasis desktop menjadi berbasis web, sehingga user tidak disibukkan dengan masalah software dan hardware, apabila terjadi masalah pun dengan mudah kami dapat segera menanganinya tanpa harus datang secara fisik ke lapangan.

Saat ini HEMS sedang kami implementasikan di beberapa perusahaan kontraktor dan perbengkelan diantaranya PT. Waskita Karya (persero) Tbk, untuk sistem manajemen operasional dan perawatan peralatan yang berjumlah lebih dari 800 unit yang tersebar di banyak proyek, PT. Nindya Karya ( persero ) dan PT. Sumber Setia Budi ( Pomalaa – Sulawesi Tenggara ) , untuk sistem manajemen rental peralatan dan pekerjaan sipil, PT.Central Cintra Nusantara, perusahaan perbengkelan kendaraan dan alat berat rekanan Freeport dan Petrosea di Timika – Papua, PT. Albasia Indo Lestari ( Kalimantan Barat ) untuk manajemen supply dan distribusi