(7) Tahapan proses membangun sistem manajemen peralatan dan alat berat untuk proyek konstruksi

 

Ada beberapa Langkah yang harus dilalui dalam membangun system, utamanya dalam system manajemen peralatan dan alat berat agar setelah system sudah dijalankan tidak menemui hambatan baik di lapangan maupun di back office, pada system yang kurang baik justru akan membuat pusing petugas lapangan dalam menjalankannya.

Tahapan yang harus dilalui tersebut adalah :

 

PENGUMPULAN DATA AWAL

1. Pengumpulan data permasalahan yang terjadi saat ini baik masalah proses kerja yang ada di lapangan misalnya sering terjadinya kerusakan unit yang tidak terduga, sering terjadi kehilangan sparepart, tidak termonitornya operasional unit di lapangan, dan lainnya , maupun masalah yang ada di manajemen, seperti proses pencatatan , proses pelaporan, proses penyimpanan data dan sebagainya.
2. Pengumpulan data kebutuhan atau keinginnan dari pihak manajemen baik untuk pengendalian ataupun untuk Analisa, juga keinginan dari pihak lapangan, seperti mudahnya meminta sparepart bila diperlukan maintenance, mudah diketahuinya keberadaan dan kondisi unit dan sebagainya.
3. Data yang sudah dimiliki saat ini, data ini akan dijadikan data awal system yang baru nanti, seperti detail data unit , detail dalam hal ini betul betul lengkap mulai data fisik, legal, data teknis, data nilai ( keuangan ), juga data barang yang juga harus detail sesuai data teknisnya, data karyawan terutama karyawan yang ada di lapangan misalnya mekanik, operator, driver, pengawas, helper dan sebagainya, data karyawan ini termasuk didalamnya foto KTP dan alamat lengkap daerah asal.
4. Pengumpulan data awal ini betul-betul diperlukan detail, misalnya untuk unit dan sparepart hafrus diadakan opname ke lapangan, sedangkan data SDM karus di rekonsiliasi dengan pihak HRD supaya benar-benar valid. Data-ata tersebut dikumpulkan dalam format excel sehingga dengan mudah dapat di transfer kedalam system sebagai data awal.

MEMBANGUN SISTEM

1. Stok opname : melakukan indentikasi dan penghitungan fisik sparepart dan shop supplies di Gudang ( workshop ), termasuk pendataan barang yang belum masuk dalam data awal, biasanya barang bawaan mesin yang tidak didata.
2. Unit opname : melakukan pengecekan dan indentifikasi seluruh unit, baik data teknis seperti nomor lambung, nomor mesin, nomor rangka, type, kapasitas, juga data legal seperti perijinan STNK, SILO, KIR dan sejenisnya serta data value, seperti nilai pembelian, nilai buku, nilai investasi, dan deprsesiasi
3. Pembuatan prosedur kerja berdasarkan data permasalahan dan kebutuhan perusahaan yang telah disusun diatas.
4. Berdasarkan data prosedur kerja dibuat / dimodifikasi program sesuai alur kerja dalam prosedur tersebut.
5. Secara parallel fitur program yang telah selesai mulai dijalankan di lapangan, berfungsi sekaligus untuk pengecekan program dan alur lapangan.
6. Trial running ; penggunaan atau implementasi system dengan data parallel system lama.
7. Cut off : menghentikan system lama dan menggantikan dengan system baru.

 PENDAMPINGAN TEKNIS

1. Sistem berjalan di lapangan dan administrasi back office dengan monitoring langsung dari programmer.
2. Perbaikan system yang masih belum berjalan sesuai rencana.
3. Sistem Running