Struktur Dept. Maintenence di project Konstruksi dan site Pertambangan

 

Betapa sangat vitalnya masalah perawatan dan perbaikan ( maintenance ) peralatan di perusahaan konstruksi dan pertambangan ataupun rental, sehingga diperlukan perhatian yang sangat serius, karena kehandalan alat inilah yang sangat menentukan kinerja perusahaan secara langsung.

Untuk menunjang penanganan maintenance yang baik maka diperlukan adanya organisasi dalam departtemen Maintenence itu sendiri, karena dengan adanya struktur yang baik akan menjadikan wewenang dan tugas siapapun yang terlibat dalam manajemen peralatan ini menjadi lebih nyaman dan jelas alurnya.

Mohon maaf dalam tulisan ini saya sebutkan PERALATAN sebagai divisi sebagai gambaran bahwa jenjangnya ada dibawah direksi ( General Manager ) , sedangkan MAINTENACE  sebagai departmen dimana posisinya ada dibawah divisi peralatan ( Manager ), sedangkan implementasinya di lapangan disesuaikan dengan kondisi perusahaan yang ada.

Bagian perawatan ini tugasnya melakukan perawatan dan perbaikan  ( maintenance ) peralatan proyek baik yang bersifat perawatan rutin maupun perbaikan karena masalah operasional.

Bagian maintenance ini dibagi menjadi 3 bagian, yaitu :

Planner

• Menerima keluhan teknis dari operator maupun driver yang menemui masalah teknis ( kerusakan atau kekurangan untuk dioperasikan ) .
• Menganalisa kekurangan atau kerusakan pada saat dilakukan P2H
• Membuat perencanaan perawatan berkala baik 250 jam, 500 jam, 1000 jam danseterusnya untuk alat berat, dan 5000 KM untuk kendaraan.
• Menjadwalkan perbaikan kerusakan atau penggantian sparepart sesuai usia teknis sparepart, atau sesuai yang sudah direncanakan
• Membuat pesanan ( Work Order ) ke bagian maintenance untuk melakukan pekerjaan maintenance.
• Menampung sisa sparepart yang tidak terpakai dalam proses maintenance ( dari beberapa mekanik / workshop ) dan mengembalikan ke gudang ( inventory )
• Menampung dan meminta pengadaan sparepart ke bagian inventory, dan memintanya bila ternyata ada stok.

Mekanik 

• Menerima WO yang diberikan oleh planner untuk melakukan proses maintenance.
• Mengatur dan membagikan pekerjaan sesuai dengan jenis kerusakan dan sesuai kapasitas workshop.
• Melakukan proses pekerjaan maintenance sesuai WO dengan sparepart utama sesuatu arahan planner, tetapi dapat merubah atau menambhan sesuai dengan kondisi actual.
• Mengembalikan sisa sparepart yang tidak terpakai kepada planner.
• Memberikan informasi data permintaan sparepart yang dibutuhkan sesuai kondisi lapangan.
• mengkoordinasikan dengan planner apabila terdapat sparepart yang harus diambil dari unit lain ( kanibal )
• Mengembalikan unit kepada planner apabila unit tidak dapat diberbaiki dengan tuntas

Inventory / Gudang

• Memberikan barang sesuai WO yang diminta oleh mekanik.
• Memberikan barang diluar WO atas persetuan planner.
• Memberikan barang untuk pemakaian langsung atas persetuan yang berwenang.
• Memberikan order pembelian barang kepada bagian pembelian atas barang yang diminta planner namun tidak berada di stok.
• Menerima barang hasil pembelian dari bagian pembelian sesuai order yang diminta.
• Mencatat penerimaan barang diluar order atas persetuan yang berwenang.
• Menerima barang pengembalian sisa proses maintenance.
• Mencatat barang yang belum terdata ( biasanya bawaan mesin ) dan memasukkan ke stok tanpa disertai harga.
• Menyimpan barang dan melakukan manajemen gudang, dan melakukan monitoring mutasi stok

   Struktur Organisasi Divisi Peralatan pada Perusahaan Konstruksi

Departemen Maintenance dimana posisinya berada ditengah antara Asset dan Operasional,  bertanggung jawab secara teknis terhadap availibility peralatan artinya dapat memberikan alat yang tepat pada saat diperlukan, tanpa harus menunggu pemeriksaan kelayakan teknis alat untuk segera dimobilisasi ke proyek 

Struktur ini setiap perusahaan pasti berbeda namun ada hal dasar berkaitan dengan alur pekerjaan maintenance ini, yaitu :

INFORMASI AWAL DATA MAINTENANCE

Ada 4 sumber informasi awal yang masuk ke Maintenence, yaitu :

1. Unit opname : pada saat mulai menggunakan sistem atau dapat juga secara periodical misalnya per tahun ( seperti opname gudang ), Divisi Peralatan harus mengopname seluruh unitnya, data yang harus masuk adalah detail data teknis ( Nomor lambung, nomor asset, type, merk dan data teknis lainnya ), data legal operasional ( STNK, SILO ), data fisik ( foto unit ), dan data value ( nilai buku dan depresiasi ). Pada saat opname juga dilakukan dilakukan pengecekan kondisi unit, operasional, ready, not ready ( rusak ) , dengan catatan.
2. P2H ( Perawatan dan Pemeriksaan Harian ) : pada saat operator melakukan P2H harus mencatat ( melaporkan ) masalah yang ditemukan berdasarkan pengamatannya, dalam form P2H, catatan kondisi unit inilah yang masuk sebagai informasi awal maintenance.
3. Keluhan Operator : masalah yang ditemukan di tengah pekerjaan, artinya ditemukannya masalah sedang operasional, misalnya lampu mati pada saat sedang bekerja.
4. Perencanaan Planner : pekerjaan maintenance yang sudah direncanakan dahulu oleh panner untuk di proses maintenance pada waktu yang telah ditentukan, misalnya service berkala, breakdown masalah tertentu biasanya berkaitan dengan umur teknis sparepart, rencana overhaul, atau fabrikasi.

PROSES KERJA MAINTENANCE

Berdasarkan informasi awal permasalahan diatas, maka Maintenance melakukan proses kerja berdasarkan alur yang telah ditentukan, Masalah alur kerja maintenance akan dijabarkan secara detail tersendiri.

PELAPORAN HASIL KERJA   

Setelah proses kerja maintenance berakhir, diwajibkan melaporkan atau meneruskan informasi ke departemen asset, ada 3 kategori kondisi alat yang dilaporkan, yaitu :

1. Ready : setelah proses kerja selesai, unit / alat sudah siap dioperasikan lagi, artinya Maintenance melaporkan kondisi alat layak secara teknis.
2. Hold : terdapat 2 kondisi Hold yaitu Ready Hold artinya unit masih dalam status maintenance yang tertunda karena suatu masalah, misalnya menunggu pengadaan sparepart namun untuk smeentara unit dapat dioperasikan, dan kondisi Hold artinya unit dalam kondisi maintenance tetapi tidak boleh dioperasikan.
3. Rusak :  kondisi dimana unit setelah diperbaiki tidak dapat dioperasikan, artinya secara teknis memerlukan perbaikan yang lama, mahal , memerlukan peralatan khusus, atau memerlukan tenaga ahli yang spesial.

Pada HEMS setiap tahapan ini dapat dilihat di monitor dengan jelas, dimana posisi proses yang sedang dan sudah berjalan.