Manajemen menjadi hal yang paling penting dalam banyak hal. Tidak heran jika kemudian, istilah manajemen menjadi sebuah istilah yang sangat umum digunakan di masyarakat.  Termasuk dalam dunia konstruksi. Di mana, manajemen konstruksi sendiri merupakan sebuah ilmu tentang teknologi industri konstruksi, dengan mengaplikasikan fungsi manajemen. Dengan tujuan, memaksimalkan waktu dan sumber daya pembangunan. Untuk lebih jelasnya, simak penjelasan berikut. 

Pengertian manajemen konstruksi

Sebagaimana disebutkan di atas, bahwa manajemen konstruksi merupakan perpaduan, antara ilmu teknologi industri konstruksi dengan seni manajemen atau seni mengatur, dalam proses pembangunan gedung. Yakni dengan memaksimalkan waktu yang ada, dan sumber daya yang tersedia, demi meningkatkan efisiensi pembangunan. Hal ini supaya pemanfaatan waktu dan sumber daya yang ada menjadi lebih terukur, efektif, dan juga efisien.

Dan pada umumnya, managemen ini dilengkapi dengan yang namanya analisis swot. Yaitu, strength, weakness, opportunities, dan terakhir threats. Maka, dapat kita simpulkan, bahwa yang namanya manajemen konstruksi mempunyai peran yang sangat penting terhadap proses sebuah pembangunan, demi mendapatkan hasil yang diinginkan dan mencapai target yang telah dibuat sejak awal.

Tidak heran jika kemudian dalam proses pembangunanya, managemen ini diisi oleh banyak tenaga ahli di bidangnya masing-masing, dengan peran yang berbeda, demi mensukseskan proyek yang dikerjakan. Maka, untuk mencapai tujuan secara maksimal, sistem pengawasan akan diorientasikan kepada pengawasan quality control atau pengawasan mutu, kemudian pengawasan cost control atau biaya, hingga pengawasan time control atau waktu. Dan biasanya, proses ini dimulai dengan tahap perencanaan.

Hanya saja, dalam beberapa kasus, ada juga yang memulai pembangunan dengan tahap yang lainnya. Hal ini biasanya disesuaikan dengan kondisi, dan juga tujuan pembangunan, sesuai dengan kesepakatan sejak awal.  Jika mengacu kepada construction management association of america, disebutkan bahwa sejatinya, terdapat 7 fungsi manajemen yang menanggungjawabi supaya proses pembangunanya terlaksana dengan baik.

Yakni, manajemen perencanaan, cost control, time control, quality control, fungsi administrasi kontrak ataupun organizing, actuating, hingga controlling. Peran manajemen konstruksi Dalam kegiatan pembangunan, baik pembangunan gedung, atau yang lainnya, manajemen konstruksi tentu mempunyai peran yang sangat penting dalam mewujudkan pembangunan.  Dan secara umum, terdapat 4 peran penting manajemen tersebut. Yakni:  Agency construction management (acm)

Peran pertama ini adalah peran sebagai narahubung.

Dalam artian, narahubung antara yang mempunyai proyek, dengan kontraktor. Sesuai dengan tujuan yang sudah disepakati. Extended service construction manajemen (escm) Peran yang kedua adalah peran yang tergolong sangat kompleks, dan mempunyai tanggungjawab yang sangat tinggi. Yang mana, manajemen mempunyai peran untuk melakukan sesuai dengan permintaan kontraktor. 

Hal ini bertujuan untuk menghindari terjadinya konflik antara yang memiliki proyek dengan kontraktor.

Owner construction management (ocm) Peran yang satu ini berkaitan dengan pemilik proyek. Karena manajemen akan bertanggung jawab terhadap semua kegiatan proyek yang

berlangsung, sesuai kepentingan pemilik proyek. Guaranteed maximum price construction management (gmpcm) Dan yang terakhir adalah bertanggung jawab terhadap seluruh

pembiayaan yang diperlukan, kemudian kualitas proyek, dan waktu pembangunan.

Dalam kegiatan pembangunan, sebuah perusahaan konstruksi memegang kendali yang sangat penting. Sehingga dibutuhkan manajemen yang tepat. Khususnya manajemen alat-alat berat. Karena bagaimanapun, yang perlu dikelola bukan hanya tenaga kerja saja, tapi juga alat-alat beratnya. Dengan tujuan, agar semua berjalan sesuai dengan rencana yang ada. Dalam hal ini, kami menawarkan sebuah manajemen alat-alat berat yang sederhana. 

Namanya adalah HEMS. HEMS merupakan kependekan dari Heavy Equipment Management System. Yang mana, ia adalah sebuah program yang basisnya adalah sebuah web. Yang akan berperan untuk memudahkan Anda dalam mengelola berbagai macam jenis alat berat. Yakni, dengan sangat mudah, cepat, dan simple. 

Yang paling menarik dari sistem yang berbasis web ini adalah, ia bisa disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan Anda. Karena tidak dapat dipungkiri, bahwa kebutuhan perusahaan yang satu dengan yang lain pasti berbeda. Layanan ini akan diberikan selama setahun. Mulai dari menyusun database awal, kemudian membangun sistem, membuat program, dan lain sebagainya.

(1) Master data sparepart

Master data sparepart ini harus diisi sebelum proses pengadaan ini berjalan, artinya data sparepart yang hendak dibeli itu harus ada terlebih dahulu, pengisian master ini dapat sekaligus pada saat penyusunan data awal atau ditambahkan setiap saat bila belum ada pada master data tersebut.

        Lihat         :       Pembuatan data sparepart awal

(2) Proses pembelian langsung 

Pada sparepart tertentu yang diperlukan secara mendadak maka dapat dilakukan pembelian secara langsung baik melalui pesanan ke supplier atau pembelian cash di tempat terdekat dengan workshop, hal ini dilakukan karena memang sifat kepentingannya yang mendesak atau mungkin juga karena alasan efisiensi, lebih mudah dan lebih murah bila dibeli langsung dekat workshop.

     

(4) Permintaan pembelian sparepart

Untuk sparepart yang bersifat tidak mendadak pembeliannya dilakukan oleh kantor pusat, berdasarkan permintaan dari workshop

(5) Proses approval

Semua permintaan pembelian yang telah ditentry harus diapprove ( disetujui ) oleh bagian yang mempunyai otorisasi ( berwenang ) sebagai controlling dan monitoring pengadaan barang, setelah permintaan ini disetujui baru dapat dibuat PO nya.

(6) Penerbitan PO

PO baru dapat diterbitkan dan dikirim kepada supplier setelah disetujui oleh bagian yang berwenang, dengan penerimaan PO ini maka vendor baru dapat mengirimkan barang.

(7) Penerimaan barang

Gudang atau bagian logistik yang sudah mendapatkan informasi tentang adanya pemesanan barang (PO) maka dapat menerima barang yang dikirim oleh vendor, dalam hal ini gudang tidak dapat merubah spesifikasi ataupun jumlah barang yang ada di PO, bila ada perbedaan gudang hanya dapat memberikan keterangan saja pada surat jalan, setiap barang yang sudah diterima secara otomatis akan menambahkan stok di gudang.

 Lihat         :       Proses pengadaan sparepart 

                         Bagaimana membuat layout gudang yang baik

                         Manajemen Gudang pada workshop

                        Pentingnya label barang dalam pekerjaan maintenance

Workshop atau bengkel di perusahaan konstruksi atau pertambangan tentunya harus dilengkapi dengan Gudang, kadangkala Gudang itu hanya suatu tuangan kecil bila unit yang operasional tidak terlalu banyak, namun pada proyek besar dengan jumlah unit yang cukup banyak ( lebih dari 100 unit ) memerlukan Gudang yang cukup besar, khususnya Gudang untuk sparepart keperluan maintenance.

Pada Gudang yang sudah cukup besar ini diperlukan manajemen yang baik artinya harus sudah memiliki tata kerja yang sistimatis dan terstruktur, alur kerja yang standar dan proses pencatatan dan penyimpanan data yang tertata dengan baik, sehingga seluruh pergerakan barang dari mana datangnya barang, untuk apa barang didatangkan.  dimana menyimpannya, bagaimana indentifikasinya sehingga mudah ditemukan, kemudian kemana barang dikeluarkan, bila untuk keperluan maintenance ke unit mana barang dikonsumsi.

Gudang adalah bagian dari logistic,pada proyek konstruksi,  Gudang ini berada di tengah pekerjaan planner dan mekanik, artinya planner bekerja menjadwalkan pekerjaan maintenance berdasarkan data Gudang, dan mekanik ( workshop ) membutuhkan barang yang diarahkan oleh Planner ada di Gudang, sedangkan secara structural Gudang ada di bagian logistik dibawah bagian maintenance.

Lihat   :  Struktur Dept. Maintenence Di Project Konstruksi

 

ALUR KERJA GUDANG

1.    Tata letak Gudang

Mengatur tata letak atau layout itu pekerjaan yang sangat penting, pada pengaturan layout ini harus diperhatikan factor kenyamanan, keamanan, dan efektifitas kerja, yiatu mengatur alur kerja agar orang bekerja secara nyaman, jelas ( tidak memusingkan ), aman ( tidak membahayakan ), dan mudah dimonitor dan dikontrol

             Lihat   :  Membuat layout Gudang yang baik

 Stok opname

Pada saat kerja pertama kali di Gudang harus diadakan stok opname, yaitu kegiatan menghitung dan dan memeriksa seluruh barang dan membandingkan antara fisik yang ada di Gudang dengan catatan pembukuan Gudang ( stok card ).

Indentifikasi barang

Sambil melakukan stok opname dilakukan juga indentifikasi barang, yaitu memberikan keterangan pada barang yang belum tercatat pada data barang, misalnya, part number, merk, type, fungsi ( digunakan untuk unit mana barang ), dan bila ada keterangan substitusi ( barang / sparepart ini dapat digunakan oleh beberapa tipe unit ), disamping itu dicatat juga lokasi barang tersebut berada ( catat kode rak )

             Lihat : Cara mudah menemukan barang di gudang

Labeling

Seringkali kita menemukan Gudang yang manajemen atau tata Kelola kerjanya sangat tergantung pada petugas Gudang, kadang kala ditemui masalah yang hampir buntu hanya karena pada hari itu petugas tidak masuk kerja, hal ini sebenarnya tidak boleh terjadi.

Solusi untuk masalah ini adalah labelling, seluruh barang di Gudang seharusnya memiliki label yang bertuliskan persis seperti data barang pada system, sehingga manajemen yang sudah tersistem artinya data barang yang mudah diketahui secara system, akan mudah pula ditemukan secara fisik digudang, buatlah label yang isinya data barang di system.

Pada tahap ini proses pendataan barang sudah dapat dikatakan selesai, tahap selanjutnya adalah alur transaksi atau perputaran barang di Gudang, dengan selesainya stok opname berarti Gudang sudah memiliki data awal barang yang valid, sistimatis, dan mudah ditemukan baik secara data maupun secara fisik.

ALUR BARANG DI GUDANG

1.    Maintenance Planning

Maintenance planner sebaiknya membuat perencanaan pekerjaan maintenance baik dari preventive maintenance, yaitu service berkala, P2H, periodical cheking ( tindakan pengecekan unit secara periodic atau dalam rangka persiapan kontrak ), ataupun dari keluhan operator, dari data semua ini dapat dibuat rencana service ( maintenance ) yang didalamnya terdapat perkiraan kebutuhan sparepart.

 Dari rencana maintenance ini Gudang atau bagian logistic dapat memperkirakan kebutuhan sparepart, apakah sudagh ada dalam stok dan apakah stoknya mencukupi, bila belum mencukupi maka dapat dilakukan proses permintaan pembelian ( PR : Purchase requisition ).

Permintaan pembelian

Dari perkiraan kebutuhan sparepart ini Gudang mengajukan permintaan pembelian kepada bagian pembelian ( Puchasing ), atau dapat pula ( bila dalam proyek ), melakukan pembelian langsung, biasanya untuk barang yang mendesak, dan harganya tidak terlalu besar.

 

3.    Order pembelian dan penerimaan barang

Bagian purchasing memberikan informasi tentang sudah dibukanya order ( PO ) kepada vendor tentang barang-barang yang dibutuhkan oleh Gudang.
Gudang memeriksa apakah yang disorder itu sesuai kebutuhannya, dan Gudang akan manerima barang sesuai PO tersebut

  Penyimpanan barang

Gudang menyimpan barang sesuai dengan lokasi dan jenis barangnya, menunggu sampai saat barang tersebut dibutuhkan.

             Lihat   :  Membuat layout Gudang yang baik

 Pengeluaran barang maintenance

Sebenarnya pada kegiatan ini Gudang sudah tidak melakukan pencatatan apapun, tinggal memberikan barang yang diminta oleh workshop ( mekanik ) barang-barang yang diminta berdasarkan WO yang telah diberikan oleh planner, kalaupun ada pencatatan adalah barang tambahan diluar WO.

 Penerimaan dan pengeluaran barang diluar maintenance

Di Gudang juga ada pencatatan diluar alur maintenance diatas, yaitu penerimaan barang dari bagian asset berupa sparepart bawaan pada saat unit baru dating ( baru dibeli ), penerimaan barang Bekas maintenance yang tidak jadi dipakai atau barang bekas yang masih dapat dipakai Kembali, sedangkan pengeluaran barang adalah berupa pengeluaran barang ke workshop untuk shop supplies ( misalnya : kawat las, mata gerinda, mata bor dan sebagainya yang diluar sparepart unit ).

LAPORAN GUDANG

Ada beberapa jenis laporan yang harus disampaikan oleh bagian gudang, yaitu :

1.    Laporan stok

 

Laporan ini memberikan informasi tentang detail barang termasuk partnumber, jumlah, nilai serta lokasi barang tersebut, drai tampilan inilah barang diketahui keberadaannya yang dicocokkan pada lokasi dengan melihat label barang.

 Laporan mutasi barang

Laporan ini memberi informasi tentang perubahan jumlah stok secara periodic sejak dimulainya penggunaan system sampai dengan saat ini.

3.    Laporan permintaan pembelian dan penerimaan barang

 

Laporan ini menginformasikan detail permintaan barang oleh Gudang kepada bagian pembelian dan realisasi pembeliannya.

Laporan- laporan lain yang berkaitan dengan kebutuhan dan pengeluaran barang baik untuk operasional maupun maintenance peralatan project.