Selasa, 12 Januari 2021
- Gudang produksi : gudang ini masuk keluarnya barang dihubungkan dengan proses produksi, maksudnya barang masuk sebagai penerimaan hasil produksi, sedangkan barang keluar sebagai supply bahan untuk proses prosuksi.
- Gudang umum : gudang yang proses masuknya barang tidka berkaitan dengan proses produksi, maksudnya barang masuk dari supplier atau vendor dan keluar juga ke customer sebagai penjualan. Namun termasuk jenis ini adalah gudang yang ada dalam perusahaan dan bertugas mensupport bagian lain, misalnya gudang sparepart, pada perusahaan bengkel atau workshop peralatan pada perusahaan tambang dan konstruksi
Senin, 04 Januari 2021
Sabtu, 02 Januari 2021
Untuk menunjang penanganan maintenance yang baik maka diperlukan adanya organisasi dalam departtemen Maintenence itu sendiri, karena dengan adanya struktur yang baik akan menjadikan wewenang dan tugas siapapun yang terlibat dalam manajemen peralatan ini menjadi lebih nyaman dan jelas alurnya.
Mohon maaf dalam tulisan ini saya sebutkan PERALATAN sebagai divisi sebagai gambaran bahwa jenjangnya ada dibawah direksi ( General Manager ) , sedangkan MAINTENACE sebagai departmen dimana posisinya ada dibawah divisi peralatan ( Manager ), sedangkan implementasinya di lapangan disesuaikan dengan kondisi perusahaan yang ada.
- Menerima keluhan teknis dari operator maupun driver yang menemui masalah teknis ( kerusakan atau kekurangan untuk dioperasikan ) .
- Menganalisa kekurangan atau kerusakan pada saat dilakukan P2H
- Membuat perencanaan perawatan berkala baik 250 jam, 500 jam, 1000 jam danseterusnya untuk alat berat, dan 5000 KM untuk kendaraan.
- Menjadwalkan perbaikan kerusakan atau penggantian sparepart sesuai usia teknis sparepart, atau sesuai yang sudah direncanakan
- Membuat pesanan ( Work Order ) ke bagian maintenance untuk melakukan pekerjaan maintenance.
- Menampung sisa sparepart yang tidak terpakai dalam proses maintenance ( dari beberapa mekanik / workshop ) dan mengembalikan ke gudang ( inventory )
- Menampung dan meminta pengadaan sparepart ke bagian inventory, dan memintanya bila ternyata ada stok.
- Menerima WO yang diberikan oleh planner untuk melakukan proses maintenance.
- Mengatur dan membagikan pekerjaan sesuai dengan jenis kerusakan dan sesuai kapasitas workshop.
- Melakukan proses pekerjaan maintenance sesuai WO dengan sparepart utama sesuatu arahan planner, tetapi dapat merubah atau menambhan sesuai dengan kondisi actual.
- Mengembalikan sisa sparepart yang tidak terpakai kepada planner.
- Memberikan informasi data permintaan sparepart yang dibutuhkan sesuai kondisi lapangan.
- mengkoordinasikan dengan planner apabila terdapat sparepart yang harus diambil dari unit lain ( kanibal )
- Mengembalikan unit kepada planner apabila unit tidak dapat diberbaiki dengan tuntas
- Memberikan barang sesuai WO yang diminta oleh mekanik.
- Memberikan barang diluar WO atas persetuan planner.
- Memberikan barang untuk pemakaian langsung atas persetuan yang berwenang.
- Memberikan order pembelian barang kepada bagian pembelian atas barang yang diminta planner namun tidak berada di stok.
- Menerima barang hasil pembelian dari bagian pembelian sesuai order yang diminta.
- Mencatat penerimaan barang diluar order atas persetuan yang berwenang.
- Menerima barang pengembalian sisa proses maintenance.
- Mencatat barang yang belum terdata ( biasanya bawaan mesin ) dan memasukkan ke stok tanpa disertai harga.
- Menyimpan barang dan melakukan manajemen gudang, dan melakukan monitoring mutasi stok
Struktur Organisasi Divisi Peralatan pada Perusahaan Konstruksi
Departemen Maintenance dimana posisinya berada ditengah antara Asset dan Operasional, bertanggung jawab secara teknis terhadap availibility peralatan artinya dapat memberikan alat yang tepat pada saat diperlukan, tanpa harus menunggu pemeriksaan kelayakan teknis alat untuk segera dimobilisasi ke proyek
Struktur ini setiap perusahaan pasti berbeda namun ada hal dasar berkaitan dengan alur pekerjaan maintenance ini, yaitu :
INFORMASI AWAL DATA MAINTENANCE
Ada 4 sumber informasi awal yang masuk ke Maintenence, yaitu :
- Unit opname : pada saat mulai menggunakan sistem atau dapat juga secara periodical misalnya per tahun ( seperti opname gudang ), Divisi Peralatan harus mengopname seluruh unitnya, data yang harus masuk adalah detail data teknis ( Nomor lambung, nomor asset, type, merk dan data teknis lainnya ), data legal operasional ( STNK, SILO ), data fisik ( foto unit ), dan data value ( nilai buku dan depresiasi ). Pada saat opname juga dilakukan dilakukan pengecekan kondisi unit, operasional, ready, not ready ( rusak ) , dengan catatan.
- P2H ( Perawatan dan Pemeriksaan Harian ) : pada saat operator melakukan P2H harus mencatat ( melaporkan ) masalah yang ditemukan berdasarkan pengamatannya, dalam form P2H, catatan kondisi unit inilah yang masuk sebagai informasi awal maintenance.
- Keluhan Operator : masalah yang ditemukan di tengah pekerjaan, artinya ditemukannya masalah sedang operasional, misalnya lampu mati pada saat sedang bekerja.
- Perencanaan Planner : pekerjaan maintenance yang sudah direncanakan dahulu oleh panner untuk di proses maintenance pada waktu yang telah ditentukan, misalnya service berkala, breakdown masalah tertentu biasanya berkaitan dengan umur teknis sparepart, rencana overhaul, atau fabrikasi.
PROSES KERJA MAINTENANCE
Berdasarkan informasi awal permasalahan diatas, maka Maintenance melakukan proses kerja berdasarkan alur yang telah ditentukan, Masalah alur kerja maintenance akan dijabarkan secara detail tersendiri.
PELAPORAN HASIL KERJA
Setelah proses kerja maintenance berakhir, diwajibkan melaporkan atau meneruskan informasi ke departemen asset, ada 3 kategori kondisi alat yang dilaporkan, yaitu :
- Ready : setelah proses kerja selesai, unit / alat sudah siap dioperasikan lagi, artinya Maintenance melaporkan kondisi alat layak secara teknis.
- Hold : terdapat 2 kondisi Hold yaitu Ready Hold artinya unit masih dalam status maintenance yang tertunda karena suatu masalah, misalnya menunggu pengadaan sparepart namun untuk smeentara unit dapat dioperasikan, dan kondisi Hold artinya unit dalam kondisi maintenance tetapi tidak boleh dioperasikan.
- Rusak : kondisi dimana unit setelah diperbaiki tidak dapat dioperasikan, artinya secara teknis memerlukan perbaikan yang lama, mahal , memerlukan peralatan khusus, atau memerlukan tenaga ahli yang spesial.
Rabu, 30 Desember 2020
Ada beberapa Langkah yang harus dilalui dalam
membangun system, utamanya dalam system manajemen peralatan dan alat berat agar
setelah system sudah dijalankan tidak menemui hambatan baik di lapangan maupun
di back office, pada system yang kurang baik justru akan membuat pusing petugas
lapangan dalam menjalankannya.
Tahapan yang harus dilalui tersebut adalah :
PENGUMPULAN DATA AWAL
- Pengumpulan data permasalahan yang terjadi saat ini baik masalah proses kerja yang ada di lapangan misalnya sering terjadinya kerusakan unit yang tidak terduga, sering terjadi kehilangan sparepart, tidak termonitornya operasional unit di lapangan, dan lainnya , maupun masalah yang ada di manajemen, seperti proses pencatatan , proses pelaporan, proses penyimpanan data dan sebagainya.
- Pengumpulan data kebutuhan atau keinginnan dari pihak manajemen baik untuk pengendalian ataupun untuk Analisa, juga keinginan dari pihak lapangan, seperti mudahnya meminta sparepart bila diperlukan maintenance, mudah diketahuinya keberadaan dan kondisi unit dan sebagainya.
- Data yang sudah dimiliki saat ini, data ini akan dijadikan data awal system yang baru nanti, seperti detail data unit , detail dalam hal ini betul betul lengkap mulai data fisik, legal, data teknis, data nilai ( keuangan ), juga data barang yang juga harus detail sesuai data teknisnya, data karyawan terutama karyawan yang ada di lapangan misalnya mekanik, operator, driver, pengawas, helper dan sebagainya, data karyawan ini termasuk didalamnya foto KTP dan alamat lengkap daerah asal.
- Pengumpulan data awal ini betul-betul diperlukan detail, misalnya untuk unit dan sparepart hafrus diadakan opname ke lapangan, sedangkan data SDM karus di rekonsiliasi dengan pihak HRD supaya benar-benar valid. Data-ata tersebut dikumpulkan dalam format excel sehingga dengan mudah dapat di transfer kedalam system sebagai data awal.
MEMBANGUN SISTEM
- Stok opname : melakukan indentikasi dan penghitungan fisik sparepart dan shop supplies di Gudang ( workshop ), termasuk pendataan barang yang belum masuk dalam data awal, biasanya barang bawaan mesin yang tidak didata.
- Unit opname : melakukan pengecekan dan indentifikasi seluruh unit, baik data teknis seperti nomor lambung, nomor mesin, nomor rangka, type, kapasitas, juga data legal seperti perijinan STNK, SILO, KIR dan sejenisnya serta data value, seperti nilai pembelian, nilai buku, nilai investasi, dan deprsesiasi
- Pembuatan prosedur kerja berdasarkan data permasalahan dan kebutuhan perusahaan yang telah disusun diatas.
- Berdasarkan data prosedur kerja dibuat / dimodifikasi program sesuai alur kerja dalam prosedur tersebut.
- Secara parallel fitur program yang telah selesai mulai dijalankan di lapangan, berfungsi sekaligus untuk pengecekan program dan alur lapangan.
- Trial running ; penggunaan atau implementasi system dengan data parallel system lama.
- Cut off : menghentikan system lama dan menggantikan dengan system baru.
- Sistem berjalan di lapangan dan administrasi back office dengan monitoring langsung dari programmer.
- Perbaikan system yang masih belum berjalan sesuai rencana.
- Sistem Running