HEAVY EQUIPMENT MANAGEMENT SYSTEM: maintenance

Tampilkan postingan dengan label maintenance. Tampilkan semua postingan

Kamis, 14 Januari 2021

HEMS LOGISTIK - Manajemen Gudang pada workshop project konstruksi atau pertambangan

Workshop atau bengkel di perusahaan konstruksi atau pertambangan tentunya harus dilengkapi dengan Gudang, kadangkala Gudang itu hanya suatu tuangan kecil bila unit yang operasional tidak terlalu banyak, namun pada proyek besar dengan jumlah unit yang cukup banyak ( lebih dari 100 unit ) memerlukan Gudang yang cukup besar, khususnya Gudang untuk sparepart keperluan maintenance.

Pada Gudang yang sudah cukup besar ini diperlukan manajemen yang baik artinya harus sudah memiliki tata kerja yang sistimatis dan terstruktur, alur kerja yang standar dan proses pencatatan dan penyimpanan data yang tertata dengan baik, sehingga seluruh pergerakan barang dari mana datangnya barang, untuk apa barang didatangkan. dimana menyimpannya, bagaimana indentifikasinya sehingga mudah ditemukan, kemudian kemana barang dikeluarkan, bila untuk keperluan maintenance ke unit mana barang dikonsumsi.

Gudang adalah bagian dari logistic,pada proyek konstruksi, Gudang ini berada di tengah pekerjaan planner dan mekanik, artinya planner bekerja menjadwalkan pekerjaan maintenance berdasarkan data Gudang, dan mekanik ( workshop ) membutuhkan barang yang diarahkan oleh Planner ada di Gudang, sedangkan secara structural Gudang ada di bagian logistik dibawah bagian maintenance.

Lihat : Struktur Dept. Maintenence Di Project Konstruksi

ALUR KERJA GUDANG

1. Tata letak Gudang

Mengatur tata letak atau layout itu pekerjaan yang sangat penting, pada pengaturan layout ini harus diperhatikan factor kenyamanan, keamanan, dan efektifitas kerja, yiatu mengatur alur kerja agar orang bekerja secara nyaman, jelas ( tidak memusingkan ), aman ( tidak membahayakan ), dan mudah dimonitor dan dikontrol

Lihat : Membuat layout Gudang yang baik

Stok opname

Pada saat kerja pertama kali di Gudang harus diadakan stok opname, yaitu kegiatan menghitung dan dan memeriksa seluruh barang dan membandingkan antara fisik yang ada di Gudang dengan catatan pembukuan Gudang ( stok card ).

Indentifikasi barang

Sambil melakukan stok opname dilakukan juga indentifikasi barang, yaitu memberikan keterangan pada barang yang belum tercatat pada data barang, misalnya, part number, merk, type, fungsi ( digunakan untuk unit mana barang ), dan bila ada keterangan substitusi ( barang / sparepart ini dapat digunakan oleh beberapa tipe unit ), disamping itu dicatat juga lokasi barang tersebut berada ( catat kode rak )

Lihat : Cara mudah menemukan barang di gudang

Labeling

Seringkali kita menemukan Gudang yang manajemen atau tata Kelola kerjanya sangat tergantung pada petugas Gudang, kadang kala ditemui masalah yang hampir buntu hanya karena pada hari itu petugas tidak masuk kerja, hal ini sebenarnya tidak boleh terjadi.

Solusi untuk masalah ini adalah labelling, seluruh barang di Gudang seharusnya memiliki label yang bertuliskan persis seperti data barang pada system, sehingga manajemen yang sudah tersistem artinya data barang yang mudah diketahui secara system, akan mudah pula ditemukan secara fisik digudang, buatlah label yang isinya data barang di system.

Pada tahap ini proses pendataan barang sudah dapat dikatakan selesai, tahap selanjutnya adalah alur transaksi atau perputaran barang di Gudang, dengan selesainya stok opname berarti Gudang sudah memiliki data awal barang yang valid, sistimatis, dan mudah ditemukan baik secara data maupun secara fisik.

ALUR BARANG DI GUDANG

1. Maintenance Planning

Maintenance planner sebaiknya membuat perencanaan pekerjaan maintenance baik dari preventive maintenance, yaitu service berkala, P2H, periodical cheking ( tindakan pengecekan unit secara periodic atau dalam rangka persiapan kontrak ), ataupun dari keluhan operator, dari data semua ini dapat dibuat rencana service ( maintenance ) yang didalamnya terdapat perkiraan kebutuhan sparepart.

Dari rencana maintenance ini Gudang atau bagian logistic dapat memperkirakan kebutuhan sparepart, apakah sudagh ada dalam stok dan apakah stoknya mencukupi, bila belum mencukupi maka dapat dilakukan proses permintaan pembelian ( PR : Purchase requisition ).

Permintaan pembelian

Dari perkiraan kebutuhan sparepart ini Gudang mengajukan permintaan pembelian kepada bagian pembelian ( Puchasing ), atau dapat pula ( bila dalam proyek ), melakukan pembelian langsung, biasanya untuk barang yang mendesak, dan harganya tidak terlalu besar.

3. Order pembelian dan penerimaan barang

Bagian purchasing memberikan informasi tentang sudah dibukanya order ( PO ) kepada vendor tentang barang-barang yang dibutuhkan oleh Gudang.
Gudang memeriksa apakah yang disorder itu sesuai kebutuhannya, dan Gudang akan manerima barang sesuai PO tersebut

Penyimpanan barang

Gudang menyimpan barang sesuai dengan lokasi dan jenis barangnya, menunggu sampai saat barang tersebut dibutuhkan.

Lihat : Membuat layout Gudang yang baik

Pengeluaran barang maintenance

Sebenarnya pada kegiatan ini Gudang sudah tidak melakukan pencatatan apapun, tinggal memberikan barang yang diminta oleh workshop ( mekanik ) barang-barang yang diminta berdasarkan WO yang telah diberikan oleh planner, kalaupun ada pencatatan adalah barang tambahan diluar WO.

Penerimaan dan pengeluaran barang diluar maintenance

Di Gudang juga ada pencatatan diluar alur maintenance diatas, yaitu penerimaan barang dari bagian asset berupa sparepart bawaan pada saat unit baru dating ( baru dibeli ), penerimaan barang Bekas maintenance yang tidak jadi dipakai atau barang bekas yang masih dapat dipakai Kembali, sedangkan pengeluaran barang adalah berupa pengeluaran barang ke workshop untuk shop supplies ( misalnya : kawat las, mata gerinda, mata bor dan sebagainya yang diluar sparepart unit ).

LAPORAN GUDANG

Ada beberapa jenis laporan yang harus disampaikan oleh bagian gudang, yaitu :

1. Laporan stok

Laporan ini memberikan informasi tentang detail barang termasuk partnumber, jumlah, nilai serta lokasi barang tersebut, drai tampilan inilah barang diketahui keberadaannya yang dicocokkan pada lokasi dengan melihat label barang.

Laporan mutasi barang

Laporan ini memberi informasi tentang perubahan jumlah stok secara periodic sejak dimulainya penggunaan system sampai dengan saat ini.

3. Laporan permintaan pembelian dan penerimaan barang

Laporan ini menginformasikan detail permintaan barang oleh Gudang kepada bagian pembelian dan realisasi pembeliannya.

Laporan- laporan lain yang berkaitan dengan kebutuhan dan pengeluaran barang baik untuk operasional maupun maintenance peralatan project.

Baca selengkapnya »

Selasa, 12 Januari 2021

HEMS Inventory - Cara cepat menemukan barang di gudang

oetji logistik , maintenance

Salah satu problematika dalam manajemen inventory adalah kesulitan menemukan barang di gudang, walaupun tercatat stok masih ada, namun ternyata sangat sulit menemukan barang tersebut, hal ini akan menimbulkan banyak penafsiran dari berbagai pihak yang berkaitan dengan gudang.

Indentifikasi lokasi barang di gudang disamping indentifikasi dari barang itu sendiri sangatlah penting, dengan indentifikasi lokasi yang sistimatis dan jelas makan akan dengan sangat mudah lokasi barang ditemui walaupun tempatnya sangat tersembunyi dibawah tumpukan barang lain.

Seringkali petugas gudang menghabiskan waktu cukup lama dan cukup memusingkan mencari suatu barang yang menurut catatan masih ada stok namun barang tidak dapat segera ditemukan, padahal barang tersebut sangat diperlukan dan segera akan dipakai.

Mengapa hal itu bisa terjadi ? karena lokasi barang tidak terindentifikasi.

Dalam manajemen inventory, lokasi barang di gudang ditandai dengan kode rak, dimana kode tersebut terdiri dari beberapa digit yang masing-masing digitnya mengandung arti dari mulai kode gudangnya sendiri untuk perusahaan yang memiliki beberapa gudang di berbaai tempat, sampai dengan tempat barang itu bersemayam, ada di rak mana dan box yang mana, kesemuanya harus dapat diterjemahkan dalam sebuah sistem.

Kita dapat mengindentifikasi barang misalnya ada di gudang A di Surabaya, rak B kolom C level 2 pada sebuah box no 21, hanya dengan membuat lokasi ABC2-21, dan tempat itu dapat diketahui oleh seluruh bagian yang terkait tidak hanya petugas gudang Surabaya, tetapi GM logistik di kantor pusat Jakarta dapat secara langsung mengecek dari meja kerjanya, ya sampai se detail itu.

Mari kita kembali ke postingan yang lalu "Bagaimana membuat layout gudang yang baik"

Misalkan kode penerimaan dengan kode R1

Kode pengecekan R2

Kode penyimpanan di lantai F1

Kode persiapan pengiriman P1

Kode pengiriman S1

Maka pada saat penerimaan barang di lokasi Penerimaan pada kolom rak dengan tanda R1, sedangkan pada saat sudah dilakukan pengecekan barang maka pada kolom rak diisi dengan kode rak R2

Sekarang apabila sudah dilakukan pengecekan dan mau ditempatkan pada area penyimpanan apabila penyimpanan di lantai maka dengan kode rak F1-21, maksudnya barang ditempatkan di lokasi penyimpanan lantai F1 dan berada dalam box nomor 21.

Apabila barang ditempatkan pada rak maka menggunakan kode rak :

Rak yang ada dalam gudang diberikan kode A, B, C dan seterusnya, begitu juga kolom dari rak juga diberikan kode A, B, C dan seterusnnya, level rak diberikan kode angka, angka no paling bawah, 1 2 dan seterusnya makin keatas.

Jadi apabila barang ditempatkan pada rak A kolom B level 2, dan barang berada dalam box nomor 5, maka kodenya AAB2-05 dimana kode A pada digit pertama adalah kode gudang Surabaya.

Dengan begitu maka barang digudang dengan sangat mudah diketahui oleh siapaun yang berwenang, walaupun tidak berada di gudang tersebut

Pada tampilan daftar barang maka lokasi barang dapat diketahui secara detail.

Oke , silahkan ber kreasi....

Baca selengkapnya »

HEMS Inventory - Bagaimana membuat layout gudang yang baik

oetji logistik , maintenance

Gudang sebagai tempat penyimpanan barang pasti dimiliki oleh setiap perusahaan, namun fungsi dari dudang ini pada setiap perusahaan berbeda, tergantung jenis perusahaannya, pada perusahaan yang menggunakan gudang sebagai faktor produksi, gudang dibagi menjadi 2 jenis yaitu :

Gudang produksi : gudang ini masuk keluarnya barang dihubungkan dengan proses produksi, maksudnya barang masuk sebagai penerimaan hasil produksi, sedangkan barang keluar sebagai supply bahan untuk proses prosuksi.
Gudang umum : gudang yang proses masuknya barang tidka berkaitan dengan proses produksi, maksudnya barang masuk dari supplier atau vendor dan keluar juga ke customer sebagai penjualan. Namun termasuk jenis ini adalah gudang yang ada dalam perusahaan dan bertugas mensupport bagian lain, misalnya gudang sparepart, pada perusahaan bengkel atau workshop peralatan pada perusahaan tambang dan konstruksi

Dalam posting kali ini akan kita bicarakan masalah gudang sparepart yang befungsi sebagai support ke workshop peralatan pada perusahaan konstruksi atau pertambangan, dimana layoutnya harus dapat mendukung pekerjaan bagian terkait tersebut.

Dalam gudang itu dibagi dalam beberapa area yang menunjukkan jenis pekerjaan di dalamnya, setiap area harus mempunyai batas yang tegas, namuntidak harus dibuat ruangan setiap area ( dibuat dinding ), kecuali ruang kantor. Setiap area cukup dibuatkan haris batas berwana kuning yang menunjukkan bahwa dalam batas garis tersebut adalah sebuah area tertentu.

Pada gudang yang menyimpan barang dan ada barang yang kecil secara fisik, misalnya sparepart, ada baiknya, area penerimaan, pengecekan, persiapan dan penguruman juga disipkan meja kecil, dan disiapkan alat kerja yang berhubungan dengan kondisi area, misalnya tali dan alat banding pada area pengiriman sebagai alat pengikat barang.

Walaupun di empat area diatas perlu disiapkan meja untuk menempatkan barang sementara dan alat kerja, namun tidak disarankan kalau di area ini disediakan rak, karena rak centerung menempatkan barang secara tertutup dan tidak terlihat.

Pada aera rak penyimpanan disediakan rak yang sesuai dengan jenis barang, dan diberikan identitas khusus ( akan dibicarakan khusus tentang indentifikasi rak ini ), dan pada area penyimpanan ini sebenarnya fungsinya sama dengan rak hanya disini disimpan barang yang tidak mungkin dimasukkan ke rak ( misalnya karena besar dan berat ). atau mungkin karena kapasitas rak telah penuh sehingga sementara barang ditempatkan disini.

Struktur Dept. Maintenence di project Konstruksi dan site Pertambangan

PINTU GUDANG

Pintu gudang harus dipisahkan antara pintu masuk dan pintu keluar, gunanya untuk menegaskan barang mana yang baru masuk, dan barang mana yang akan keluar, disamping itu juga untuk mengurangi kesibukan di sekitar lalu lintas pintu.

Letak kedua pintu ini sedapat mungkin dekat atau mudah dilihat dari area administrasi dan pengawasan, sehingga setiap barang masuk atau keluar mudah diketahui dari ruang pengawasan.

AREA ADMINISTRASI DAN PENGAWASAN

Area ini adalah area kanrnya gudang dimana bagian administrasi gudang mencatat dan mengadministrasikan semua dokumen yang berhubungan dengan kegiatan gudang, dan dalam area ini kepala gudang juga berkantor, itulah sebabnya diatas dikatakan bahwa pintu keluar masuk harus disekitar area ini, sehingga kepala gudang mudah untuk mengawasi lalu lintas barang di gudang.

Walaupun gudang adalah tempat menyimpan barang, namun di area ini dilarang keras adanya barang, kecuali barang contoh atau sedang dalam masalah yang berjumlah kecil, itupun hanya sementara ada di ruangan ini.

AREA PENERIMAAN

Area ini adalah tempat dimana gudang menerima barang yang dikirim oleh vendor, setelah Faktur atau surat jalan diserahkan ke kepala gudang di area administrasi, barang diletakkan di area ini, petugas gudang akan mengecek barang yang diterimanya apakah sesuai dengan surat jalan dan apakah sesuai dengan pesanan, juga diperiksa secara fisik mutu dan kecacatannya.

Apabila pengecekan barang tidak dapat diselesesaikan secara langsung, maka barang masih harus berada di area ini dan surat jalan diberikan tanda " BARANG BELUM DIPERIKSA "

Pada saat proses pemeriksaan barang yang memenuhi sarat dipindahkan ke area pengecekan, dan yang tidak oke masih tetap ditinggalkan di area ini secara terpisah, dengan diberi tanda "RETUR"

AREA PENGECEKAN

Apabila barang sudah selesai diperiksa, maka barang yang dalam kondisi oke, artinya memenuhi semua sarat, dipindahkan ke area pengecekan, artina semua barang yang ada di area ini sudah clear dari masalah penerimaan, barang dapat diterima dan dapat disimpan dalam rak atau area penyimpanan.

Petugas gudang disini memilah jenis barang berdasarkan area raknya, sehingga akan lebih mudah dalam memindahkan barang ke rak atau area penyimpanan.

RAK DAN AREA PENYIMPANAN

Barang yang telah selesai diperiksa dan sudah berada di area pengecekan, dapat segera dipindahkan ke rak sesuai jenis barangnya

AREA PERSIAPAN

Area ini disiapkan untuk persiapan pengiriman, pada saat gudang menerima DO atau perintah pengiriman, maka barang yang tercantum dalam DO tersebut disipkan disini, barang dicek baik jumlah, jenis dan persaratan lainnya sesuai DO. Dalam area ini jumlah dan jenis barang harus sesuai dengan seluruh DO yang sudah ada, jadi tidak boleh ada barang sisa berada disini, misalnya barang yang per box berisi 40 namun di DO hanya perlu 30, maka sisa yang 10 tidak boleh berada di tempat ini, harus segera dikembalikann ke area penyimpanan.

AREA PENGIRIMAN

Seluruh barang yang sudah disiapkan untuk dikirim dipindahkan ke area pengiriman, disini barang dipacking sesuai standar packing, dibuat packing list yang berisi detail barang per kartonnya, kemudian baru dapat dibuatkan surat jalan, yang dapat diberikan ke bagian untuk dibuatkan fakturnya.

Layout gudang ini dibuat secara standar, untuk aplikasi di lapangan disesuaikan dengan kondisi gudang dan kondisi barang, serta alur kerja gudang di perusahaan tersebut, begitu juga penamaan area juga perlu disesuaikan dengan istilah yang ada di perusahaan.

Cara mudah menemukan barang di gudang

Baca selengkapnya »

Senin, 04 Januari 2021

Lingkup Kerja Maintenance Alat berat pada perusahaan Project Konstruksi dan pertambangan

oetji maintenance , operasional

Pekerjaan maintenance pada perusahaan konstruksi adalah pekerjaan perawatan dan perbaikan unit dengan tujuan menjaga agar unit tetap dalam kondisi prima, dan availibilitasnya tetap tinggi.

Baca : Struktur organisasi dept, maintenance

Berdasarkan penelitian kerusakan yang terjadi pada unit 72 % disebabkan karena masalah perawatan, yaitu dari daily inspection ( P2H ) yang kurang berjalan dengan baik dan pada perawatan berkala, baru sisanya adalah masalah lapangan, seperti kesalahan driver atau operator dalam operasional

Baca : perawatan dan perbaikan peralatan

Maintenance dibagi dalam 2 kelompok pekerjaan yaitu , perawatan ( preventive maintenance ) dan perbaikan unit ( corrective maintenance ).

PREVENTIVE MAINTENANCE ( perawatan )

Pekerjaan maintenance yang dilakukan sebelum terjadinya kerusakan

PERIODICAL SERVICE

Daily Activity atau P2H ( Pemeriksaan dan perawatan harian )

Pemeriksaan yang dilakukan sebelum dimulainya pekerjaan, biasanya dilakukan oleh operator atau driver dengan pemeriksaan fisik ringan, seperti air radiator, ketinggian oli dan kondisi fisik lainnya, bila dalam P2H ini ditemukan ( dilihat ) suatu masalah, misalnya oli rembes atau lainnya, maka kejadian ini harus dicatat pada kolom keterangan form P2H.

Laporan atau form yang telah diisi dan ditandatangani oleh operator ini diserahkan kepada planner, untuk dicatat terutama pada masalah yang terjadi yang dicatat pada kolom keterangan tadi.

Dalam periode atau waktu tertentu dimana masalah yang dicatat tadi sudah semakin berkembang, misalnya oli yang rembes semakin besar, maka planner harus sudah membuat Work requisition, untuk menjadwalkan tindakan maintenance pada tanggal tertentu.

SERVICE BERKALA

Penjadwalan service yang dilakukan oleh planner berdasarkan waktu atau kondisi tertentu, misalnya setiap 250 jam, atau 5000 KM, untuk perawatan dan perbaikan ringan dengan tujuan untuk menjaga agar unit tetap prima.

SERVICE PRA OPERASIONAL

Setelah ditentukan suatu unit akan bekerja di proyek tertentu baik untuk perkerjaan sipil ataupun rental, sebelum mobilisasi, sebaiknya dilakukan tindakan service pra operasional, tujuannya terutama untuk memastikan bahwa unit sudah dalam keadaan siap kerja ( every think oke ).

UNIT OPNAME

Tidak hanya sparepart di Gudang, maka unit pun perlu dilakukan opname, terutama pada saat awal penggunaan sistem atau setiap tahun sekali, gunanya untuk revaluasi asset terutama peralatan, memastikan kondisinya,lokasi, mungkin sekali valuenya, kondisi tertentu yang memerlkan penanganan maintenance dimasukkan oleh planner sebagai jadwal service.

SCHEDULE OVERHOUL

Pekerjaan perbaikan yang dijadwalkan, berdasarkan umur teknis suatu sparepart atau komponen unit, untuk menghindari kerusakan mendadak pada saat operasional.

CORRECTION

SCHEDULE REPAIR

Perbaikan tertunda yang telah dijadwalkan, merupakan kelanjutan dari proses HOLD atau memang kerusakan yang telah diketahui namun perbaikannya telah ditentukan pada waktu yang telah dijadwalkan.

FACTORY MODIFICATION

Pekerjaan perubahan unit yang dialkukan untuk memperbaiki kondisi sehubungan dengan fungsinya di lapangan, misalnya penambahan bemper belakang dumptruck dengan tujuan untuk keamanan saat loading

CORRECTIVE MAINTENANCE

REPAIR

Tindakan perbaikan terhadap kerusakan baik terjadi pada saat operasional, maupun karena hal lain.

BREAK DOWN

Tindakan perbaikan karena beberapa kerusakan yang terjadi, sehingga unit terpaksan dihentikan sementara operasionalnya.

Baca selengkapnya »

Sabtu, 02 Januari 2021

Struktur Dept. Maintenence di project Konstruksi dan site Pertambangan

oetji maintenance , sistem

Betapa sangat vitalnya masalah perawatan dan perbaikan ( maintenance ) peralatan di perusahaan konstruksi dan pertambangan ataupun rental, sehingga diperlukan perhatian yang sangat serius, karena kehandalan alat inilah yang sangat menentukan kinerja perusahaan secara langsung.

Untuk menunjang penanganan maintenance yang baik maka diperlukan adanya organisasi dalam departtemen Maintenence itu sendiri, karena dengan adanya struktur yang baik akan menjadikan wewenang dan tugas siapapun yang terlibat dalam manajemen peralatan ini menjadi lebih nyaman dan jelas alurnya.

Mohon maaf dalam tulisan ini saya sebutkan PERALATAN sebagai divisi sebagai gambaran bahwa jenjangnya ada dibawah direksi ( General Manager ) , sedangkan MAINTENACE sebagai departmen dimana posisinya ada dibawah divisi peralatan ( Manager ), sedangkan implementasinya di lapangan disesuaikan dengan kondisi perusahaan yang ada.

Bagian perawatan ini tugasnya melakukan perawatan dan perbaikan ( maintenance ) peralatan proyek baik yang bersifat perawatan rutin maupun perbaikan karena masalah operasional.

Bagian maintenance ini dibagi menjadi 3 bagian, yaitu :

Planner

Menerima keluhan teknis dari operator maupun driver yang menemui masalah teknis ( kerusakan atau kekurangan untuk dioperasikan ) .
Menganalisa kekurangan atau kerusakan pada saat dilakukan P2H
Membuat perencanaan perawatan berkala baik 250 jam, 500 jam, 1000 jam danseterusnya untuk alat berat, dan 5000 KM untuk kendaraan.
Menjadwalkan perbaikan kerusakan atau penggantian sparepart sesuai usia teknis sparepart, atau sesuai yang sudah direncanakan
Membuat pesanan ( Work Order ) ke bagian maintenance untuk melakukan pekerjaan maintenance.
Menampung sisa sparepart yang tidak terpakai dalam proses maintenance ( dari beberapa mekanik / workshop ) dan mengembalikan ke gudang ( inventory )
Menampung dan meminta pengadaan sparepart ke bagian inventory, dan memintanya bila ternyata ada stok.

Mekanik

Menerima WO yang diberikan oleh planner untuk melakukan proses maintenance.
Mengatur dan membagikan pekerjaan sesuai dengan jenis kerusakan dan sesuai kapasitas workshop.
Melakukan proses pekerjaan maintenance sesuai WO dengan sparepart utama sesuatu arahan planner, tetapi dapat merubah atau menambhan sesuai dengan kondisi actual.
Mengembalikan sisa sparepart yang tidak terpakai kepada planner.
Memberikan informasi data permintaan sparepart yang dibutuhkan sesuai kondisi lapangan.
mengkoordinasikan dengan planner apabila terdapat sparepart yang harus diambil dari unit lain ( kanibal )
Mengembalikan unit kepada planner apabila unit tidak dapat diberbaiki dengan tuntas

Inventory / Gudang

Memberikan barang sesuai WO yang diminta oleh mekanik.
Memberikan barang diluar WO atas persetuan planner.
Memberikan barang untuk pemakaian langsung atas persetuan yang berwenang.
Memberikan order pembelian barang kepada bagian pembelian atas barang yang diminta planner namun tidak berada di stok.
Menerima barang hasil pembelian dari bagian pembelian sesuai order yang diminta.
Mencatat penerimaan barang diluar order atas persetuan yang berwenang.
Menerima barang pengembalian sisa proses maintenance.
Mencatat barang yang belum terdata ( biasanya bawaan mesin ) dan memasukkan ke stok tanpa disertai harga.
Menyimpan barang dan melakukan manajemen gudang, dan melakukan monitoring mutasi stok

Struktur Organisasi Divisi Peralatan pada Perusahaan Konstruksi

Departemen Maintenance dimana posisinya berada ditengah antara Asset dan Operasional, bertanggung jawab secara teknis terhadap availibility peralatan artinya dapat memberikan alat yang tepat pada saat diperlukan, tanpa harus menunggu pemeriksaan kelayakan teknis alat untuk segera dimobilisasi ke proyek

Struktur ini setiap perusahaan pasti berbeda namun ada hal dasar berkaitan dengan alur pekerjaan maintenance ini, yaitu :

INFORMASI AWAL DATA MAINTENANCE

Ada 4 sumber informasi awal yang masuk ke Maintenence, yaitu :

Unit opname : pada saat mulai menggunakan sistem atau dapat juga secara periodical misalnya per tahun ( seperti opname gudang ), Divisi Peralatan harus mengopname seluruh unitnya, data yang harus masuk adalah detail data teknis ( Nomor lambung, nomor asset, type, merk dan data teknis lainnya ), data legal operasional ( STNK, SILO ), data fisik ( foto unit ), dan data value ( nilai buku dan depresiasi ). Pada saat opname juga dilakukan dilakukan pengecekan kondisi unit, operasional, ready, not ready ( rusak ) , dengan catatan.
P2H ( Perawatan dan Pemeriksaan Harian ) : pada saat operator melakukan P2H harus mencatat ( melaporkan ) masalah yang ditemukan berdasarkan pengamatannya, dalam form P2H, catatan kondisi unit inilah yang masuk sebagai informasi awal maintenance.
Keluhan Operator : masalah yang ditemukan di tengah pekerjaan, artinya ditemukannya masalah sedang operasional, misalnya lampu mati pada saat sedang bekerja.
Perencanaan Planner : pekerjaan maintenance yang sudah direncanakan dahulu oleh panner untuk di proses maintenance pada waktu yang telah ditentukan, misalnya service berkala, breakdown masalah tertentu biasanya berkaitan dengan umur teknis sparepart, rencana overhaul, atau fabrikasi.

PROSES KERJA MAINTENANCE

Berdasarkan informasi awal permasalahan diatas, maka Maintenance melakukan proses kerja berdasarkan alur yang telah ditentukan, Masalah alur kerja maintenance akan dijabarkan secara detail tersendiri.

PELAPORAN HASIL KERJA

Setelah proses kerja maintenance berakhir, diwajibkan melaporkan atau meneruskan informasi ke departemen asset, ada 3 kategori kondisi alat yang dilaporkan, yaitu :

Ready : setelah proses kerja selesai, unit / alat sudah siap dioperasikan lagi, artinya Maintenance melaporkan kondisi alat layak secara teknis.
Hold : terdapat 2 kondisi Hold yaitu Ready Hold artinya unit masih dalam status maintenance yang tertunda karena suatu masalah, misalnya menunggu pengadaan sparepart namun untuk smeentara unit dapat dioperasikan, dan kondisi Hold artinya unit dalam kondisi maintenance tetapi tidak boleh dioperasikan.
Rusak : kondisi dimana unit setelah diperbaiki tidak dapat dioperasikan, artinya secara teknis memerlukan perbaikan yang lama, mahal , memerlukan peralatan khusus, atau memerlukan tenaga ahli yang spesial.

Pada HEMS setiap tahapan ini dapat dilihat di monitor dengan jelas, dimana posisi proses yang sedang dan sudah berjalan.

Baca selengkapnya »

Jumat, 01 Januari 2021

HEMS Maintenance : Perawatan dan perbaikan peralatan project konstruksi dan alat berat

oetji maintenance ,

Sebagai factor produksi,peralatan yang terdiri dari kendaraan, alat berat, mesin alat dan tools harus dijaga agar selalu ada dalam kondisi prima dan dapat bekerja secara terus menerus dengan down time yang seminimum mungkin dan tersedia pada saat diperlukan, hal tersebut dapat dicapai dengan perawatan dan perbaikan atau maintenance yang baik.

Berdasarkan pengamatan , berbagai kasus yang terjadi di lapangan yang menjadi penyebab terjadinya kerusakan adalah :

Kerusakan akibat kesalahan / kelainan maintenance :
Air pendingin jarang diperiksa 6 %

Level oli jarang diperiksa 6 %

Kurang Oli dan grease 12 %

Masalah dalam Daily Inspection 24 %

Salah cara membersihkan elemen 6 %

Salah penyetelan 12 %

Air masuk fuel 13 %

Waktu penggantian elemen tidak tepat 12 %

Lain-lain 5 %

Masalah dalam Periodic Maintenance. . 48 %
Masalah dalam maintenance 72 %.

Salah pengoperasian 28 %

Dari sajian data diatas dapat diperoleh gambaran bahwa masalah maintenance menjadi penyebab kerusakan pada peralatan yaitu 24 % terjadi pada saat P2H ( pemeriksaan harian ) dan 48 % terjadi karena masalah periodical maintenance atau perawatan berkala, salah pengoperasian dan penyebab lain hanya andil 28 % masalah.

Dapat dikatakan bahwa Maintenance sebagai tindakan perawatan dan perbaikan pada peralatan factor terbesarnya ada pada masalah perawatan ( 72 % ) sehingga masalah perawatan ini perlu perhatian yang sangat serius.

Perawatan yang dinilai baik adalah perawatan yang menghasilkan down time yang seminimum mungkin tetapi tentu saja dengan biaya perawatan yang serendah mungkin serta waktu sesingkat mungkin sehingga dapat tersedia setiap waktu diperlukan.

Ada beberapa tahapan kegiatan dalam proses maintenance yaitu pemeriksaan, penggantian, penyetelan , perbaikan dan pengetesan, kesemuanya itu merupakan aktivitas secara total.

Pemeriksaan merupakan pekerjaan rutin dan periodic harian, mingguan, bulanan , tahunan atau periode berdasarkan jam kerja mesin, penggantian adalah pekerjaan untuk mengganti sparepart yang diperlukan berkaitan dengan pemeriksaan tadi atau berdasarkan perhitungan umur teknis elemen mesin, perbaikan adalah tindakan mengembalikan kondisi alat yang rusak Kembali ke kondisi semula, sedangkan pengetesan merupakan review final dari seluruh tindakan maintenance.

Jadi dapat dikatakan bahwa tujuan maintenance adalah

Peralatan selalu dalam keadaan siaga siap pakai ( High availability = berdaya guna physic yang tinggi ).
Peralatan kondisi prima, berdaya guna mekanis yang paling baik ( Best Performance ).
Biaya perawatan dan perbaikan peralatan menjadi lebih hemat ( Reduce repair cost )

Untuk dapat mencapai tujuan dari maintenance secara optimal, maka diperlukan organisasi yang baik, tentunya dengan struktur organisasi yang baik.

Struktur organisasi maintenance …..

Baca selengkapnya »

Selasa, 22 Desember 2020

Struktur Organisasi Divisi Peralatan pada Perusahaan Konstruksi

oetji maintenance , operasional

Struktur organisasi dalam perusahaan sangatlah vital, karena dari struktur organisasi inilah perusahaan dapat membagikan pekerjaan besarnya menjadi bagian-bagian yang spesifik dan ditangani oleh orang-orang yang sangat spesifik juga.

Pada perusahaan konstruksi, kontraktor , pertambangan atau perusahaan yang bidang usahanya menggunakan peralatan dalam jumlah besar biasanya ditangani oleh bagian tersendiri baik itu divisi, departemen atau bagian lain.

Adapun yang termasuk dalam kelompok peralatan dalam perusahaan adalah, kendaraan baik yang dipakai dalam operasional produksi, sebagai pendukung proses produksi maupun sebagai operasional perusahaan, alat berat, mesin khusus nya mesin yang dipakai untuk mendukung proses produksi, misalnya genset harus dibedakan antara yang dipakai di proyek dengan yang ada di kantor, alat biasanya berupa alat angkat seperti crane, dan tools alat bantu kerja lain yang bersifat mudah dipindahkan.

Divisi peralatan ini memiliki tugas yang cukup berat yang menjaga dan mempertanggung jawabkan kondisi seluruh peralatan yang dimiliki perusahaan sehingga tugas pokok perusahaan tidak terganggu karena kendala peralatan ini, oleh sebab itu divisi peralatan inipun harus memiliki struktur organisasi yang solid sehingga visi dan misi perusahaan akan terbantu dan terdukung dari kinerja divisi peralatan ini.

Adapun struktur organisasi yang baik ( nama bagian bersifat relatif tergantung kondisi yang ada di perusahaan ) adalah sebagai berikut :

Divisi memiliki 3 bagian yaitu :

ASSET

Bagian yang memegang data asset atau mewakili perusahaan sebagai pemilik asset ( peralatan ), tugas utamanya adalah memelihara dan membagi tugas ( alokasi ) setiap unit sehingga sesuai dengan kebutuhan proyek dan sesuai kemampuan dan kapasitas alat.

Bagian ini dibagi menjadi 2 bagian :

Pemeliharaan

Menerima unit pada saat pertama kali datang dan hendak dioperasikan perusahaan, penerimaan ini dapat berasal dari vendor atau penjual apabila unit dibeli baru, atau dapat juga penerimaan dari pihak lain misalnya dari perusahaan lain dalam satu group karena di perusahaan lain tersbut proyeknya sudah selesai.
Membuat indentifikasi unit yaitu data lengkap dan detail berupa ID unit atau nomor indentifikasi ataupun nomor lambung, merk, tipe, nomor mesin, nomor rangka, nomor polisi, tahun produksi dan tahun operasi, nilai perolehan, nilau buku, nilai penyusutan, menghitung umur ekonomis, memonitor logalitas ( STNK/SILO ), dan menyimpan dokumen legalitas unit.
Mengadakan pengecekan rutin secara periodik ( opname ) misalnya setiap tahun, dan terutama sekali apabila unit akan di mutasi ke suatu proyek, berita acara serah terima unit ke penanggung jawab proyek harus lilampiri dokumen pengecekan terakhir ( update )
Melaporkan kepada bagian maintenance apabila terjadi masalah teknis pada saat pengecekan ini.
Mengadakan analisa unit berdasarkan permintaan dari bagian pemeliharaan, dan mengajukan pengadaan pembelian atau sewa kepada manajemen.

Alokasi Unit

Menerima unit dari bagian pemeliharaan dan memonitor detail terusama kondisi dan lokasinya, apakah unit dalam keadaan terikat kontrak dengan proyek tertentu atau dalam keadaan stand by, juga memonitor lokasi unit apakah berada pada lokasi proyek yang benar sesuai kontrak atau tidak.
Menerima permintaan penyediaan unit dari bagian operasional untuk proyek tertentu.
Mengadakan pengecekan terhadap unit stanby yang sesuai spesifikasi yang diminta.
Mengajukan permintaan unit kepada bagian pemeliharaan untuk diajukan pengadaan ( pembelian unit baru ) atau sewa.
Mengalokasikan unit sesuai spesifikasi yang diminta oleh bagian operasional.
Memobilisasi unit ke proyek tertentu sesuai permintaan bagian operasional.
Menerima kembali ( demobilisasi ) unit dari bagian operasional sesudah selesai pekerjaan proyek.
Melaporkan historical alokasi unit yang menginformasikan detail operasional unit setiap periodenya, seperti unit sudah pernah dipakai di proyek mana saja, dan berapa lama setiap proyeknya.

OPERASIONAL

Bagian Oprasional ini tugasnya adalah menjalankan unit untuk bekerja sesuai dengan spesifikasi kerja yang ditentukan proyek, baik waktu, operator, operasional supplies ( bahan bakar dan biaya harian lainnya ) dan melaporkan hasil kerja sesuai ketentuan yang disepakati.

Bagian ini dibagi menjadi 2 bagian, yaitu :

Produksi

Bagian ini yang mengoperasikan seluruh unit sesuai dengan spek kerjanya.
Melakukan Pemeriksaan dan Pemeliharaan Harian ( P2H ) secara rutin dan melaporkan hasilnya kepada planner.
Mengatur operator sesuai dengan jenis dan kapasitas unit
Mencatat dan melaporkan pekerjaan berupa jam kerja jam kerja, hasil kerja bila dilihat berdasarkan muatan atau volumenya, sehingga laporan jam atau hasil kerja dapat dijadikan dasar bagian keuangan untuk menerbitkan invoice sewa.
membuat laporan rekapitutasi hasil kerja.

Pendukung Produksi

Membuat analisa biaya satuan ( proyek )
Membuat rencana biaya konstruksi ( proyek ) sebelum proyek dilaksanakan
Mencatat detail data proyek.
Mencatat dan melaporkan biaya actual proyek
Melaporkan hasil kerja unit selain unit produksi ( berdasarkan time sheet )
Membuat laporan bulanan proyek berupa perbandingan antara rencana biaya dengan biaya actual.
Membuat analisa dan rekap biaya proyek
Memberikan data dan laporan ke bagian keuangan tentang penerbitan invoice.
Merevisi invoice bila diperlukan.

PERAWATAN ( MAINTENANCE )

Bagian perawatan ini tugasnya melakukan perawatan dan perbaikan ( maintenance ) peralatan proyek baik yang bersifat perawatan rutin maupun perbaikan karena masalah operasional.

Bagian maintenance ini dibagi menjadi 3 bagian, yaitu :

Planner

Menerima keluhan teknis dari operator maupun driver yang menemui masalah teknis ( kerusakan atau kekurangan untuk dioperasikan ) .
Menganalisa kekurangan atau kerusakan pada saat dilakukan P2H
Membuat perencanaan perawatan berkala baik 250 jam, 500 jam, 1000 jam danseterusnya untuk alat berat, dan 5000 KM untuk kendaraan.
Menjadwalkan perbaikan kerusakan atau penggantian sparepart sesuai usia teknis sparepart, atau sesuai yang sudah direncanakan
Membuat pesanan ( Work Order ) ke bagian maintenance untuk melakukan pekerjaan maintenance.
Menampung sisa sparepart yang tidak terpakai dalam proses maintenance ( dari beberapa mekanik / workshop ) dan mengembalikan ke gudang ( inventory )
Menampung dan meminta pengadaan sparepart ke bagian inventory, dan memintanya bila ternyata ada stok.

Mekanik

Menerima WO yang diberikan oleh planner untuk melakukan proses maintenance.
Mengatur dan membagikan pekerjaan sesuai dengan jenis kerusakan dan sesuai kapasitas workshop.
Melakukan proses pekerjaan maintenance sesuai WO dengan sparepart utama sesuatu arahan planner, tetapi dapat merubah atau menambhan sesuai dengan kondisi actual.
Mengembalikan sisa sparepart yang tidak terpakai kepada planner.
Memberikan informasi data permintaan sparepart yang dibutuhkan sesuai kondisi lapangan.
mengkoordinasikan dengan planner apabila terdapat sparepart yang harus diambil dari unit lain ( kanibal )
Mengembalikan unit kepada planner apabila unit tidak dapat diberbaiki dengan tuntas

Inventory / Gudang

Memberikan barang sesuai WO yang diminta oleh mekanik.
Memberikan barang diluar WO atas persetuan planner.
Memberikan barang untuk pemakaian langsung atas persetuan yang berwenang.
Memberikan order pembelian barang kepada bagian pembelian atas barang yang diminta planner namun tidak berada di stok.
Menerima barang hasil pembelian dari bagian pembelian sesuai order yang diminta.
Mencatat penerimaan barang diluar order atas persetuan yang berwenang.
Menerima barang pengembalian sisa proses maintenance.
Mencatat barang yang belum terdata ( biasanya bawaan mesin ) dan memasukkan ke stok tanpa disertai harga.
Menyimpan barang dan melakukan manajemen gudang, dan melakukan monitoring mutasi stok