–>

Selasa, 22 Desember 2020

Struktur Organisasi Divisi Peralatan pada Perusahaan Konstruksi




Struktur organisasi dalam perusahaan sangatlah vital, karena dari struktur organisasi inilah perusahaan dapat membagikan pekerjaan besarnya menjadi bagian-bagian yang spesifik dan ditangani oleh orang-orang yang sangat spesifik juga.

Pada perusahaan konstruksi, kontraktor , pertambangan atau perusahaan yang bidang usahanya menggunakan peralatan dalam jumlah besar biasanya ditangani oleh bagian tersendiri baik itu divisi, departemen atau bagian lain.

Adapun yang termasuk dalam kelompok peralatan dalam perusahaan adalah, kendaraan baik yang dipakai dalam operasional produksi, sebagai pendukung proses produksi maupun sebagai operasional perusahaan, alat berat, mesin khusus nya mesin yang dipakai untuk mendukung proses produksi, misalnya genset harus dibedakan antara yang dipakai di proyek dengan yang ada di kantor, alat biasanya berupa alat angkat seperti crane, dan tools alat bantu kerja lain yang bersifat mudah dipindahkan.

Divisi peralatan ini memiliki tugas yang cukup berat yang menjaga dan mempertanggung jawabkan kondisi seluruh peralatan yang dimiliki perusahaan sehingga tugas pokok perusahaan tidak terganggu karena kendala peralatan ini, oleh sebab itu divisi peralatan inipun harus memiliki struktur organisasi yang solid sehingga visi dan misi perusahaan akan terbantu dan terdukung dari kinerja divisi peralatan ini.

Adapun struktur organisasi yang baik ( nama bagian bersifat relatif tergantung kondisi yang ada di perusahaan ) adalah sebagai berikut :

Divisi memiliki 3 bagian yaitu :

ASSET



Bagian yang memegang data asset atau mewakili perusahaan sebagai pemilik asset ( peralatan ), tugas utamanya adalah memelihara dan membagi tugas ( alokasi ) setiap unit sehingga sesuai dengan kebutuhan proyek dan sesuai kemampuan dan kapasitas alat.
Bagian ini dibagi menjadi 2 bagian  :

Pemeliharaan 
  • Menerima unit pada saat pertama kali datang dan hendak dioperasikan perusahaan, penerimaan ini dapat berasal dari vendor atau penjual apabila unit dibeli baru, atau dapat juga penerimaan dari pihak lain misalnya dari perusahaan lain dalam satu group karena di perusahaan lain tersbut proyeknya sudah selesai.
  • Membuat indentifikasi unit yaitu data lengkap dan detail berupa ID unit atau nomor indentifikasi ataupun nomor lambung, merk, tipe, nomor mesin, nomor rangka, nomor polisi, tahun produksi dan tahun operasi, nilai perolehan, nilau buku, nilai penyusutan, menghitung umur ekonomis, memonitor logalitas ( STNK/SILO ), dan menyimpan dokumen legalitas unit.
  • Mengadakan pengecekan rutin secara periodik ( opname ) misalnya setiap tahun, dan terutama sekali apabila unit akan di mutasi ke suatu proyek, berita acara serah terima unit ke penanggung jawab proyek harus lilampiri dokumen pengecekan terakhir ( update )
  • Melaporkan kepada bagian maintenance apabila terjadi masalah teknis pada saat pengecekan ini.
  • Mengadakan analisa unit berdasarkan permintaan dari bagian pemeliharaan, dan mengajukan pengadaan pembelian atau sewa kepada manajemen.
Alokasi Unit
  • Menerima unit dari bagian pemeliharaan dan memonitor detail terusama kondisi dan lokasinya, apakah unit dalam keadaan terikat kontrak dengan proyek tertentu atau dalam keadaan stand by, juga memonitor lokasi unit apakah berada pada lokasi proyek yang benar sesuai kontrak atau tidak.
  • Menerima permintaan penyediaan unit dari bagian operasional untuk proyek tertentu.
  • Mengadakan pengecekan terhadap unit stanby yang sesuai spesifikasi yang diminta.
  • Mengajukan permintaan unit kepada bagian pemeliharaan untuk diajukan pengadaan ( pembelian unit baru ) atau sewa.
  • Mengalokasikan unit sesuai spesifikasi yang diminta oleh bagian operasional.
  • Memobilisasi unit ke proyek tertentu sesuai permintaan bagian operasional.
  • Menerima kembali ( demobilisasi ) unit dari bagian operasional sesudah selesai pekerjaan proyek.
  • Melaporkan historical alokasi unit yang menginformasikan detail operasional unit setiap periodenya, seperti unit sudah pernah dipakai di proyek mana saja, dan berapa lama setiap proyeknya.
OPERASIONAL



Bagian Oprasional ini tugasnya adalah menjalankan unit untuk bekerja sesuai dengan spesifikasi kerja yang ditentukan proyek, baik waktu, operator, operasional supplies ( bahan bakar dan biaya harian lainnya ) dan melaporkan hasil kerja sesuai ketentuan yang disepakati.

Bagian ini dibagi menjadi 2 bagian, yaitu :

Produksi
  • Bagian ini yang mengoperasikan seluruh unit sesuai dengan spek kerjanya.
  • Melakukan Pemeriksaan dan Pemeliharaan Harian ( P2H ) secara rutin dan melaporkan hasilnya kepada planner.
  • Mengatur operator sesuai dengan jenis dan kapasitas unit
  • Mencatat dan melaporkan pekerjaan berupa jam kerja jam kerja, hasil kerja bila dilihat berdasarkan muatan atau volumenya, sehingga laporan jam atau hasil kerja dapat dijadikan dasar bagian keuangan untuk menerbitkan invoice sewa.
  • membuat laporan rekapitutasi hasil kerja.
Pendukung Produksi
  • Membuat analisa biaya satuan ( proyek )
  • Membuat rencana biaya konstruksi ( proyek ) sebelum proyek dilaksanakan
  • Mencatat detail data proyek.
  • Mencatat dan melaporkan biaya actual proyek
  • Melaporkan hasil kerja unit selain unit produksi ( berdasarkan time sheet )
  • Membuat laporan bulanan proyek berupa perbandingan antara rencana biaya dengan biaya actual.
  • Membuat analisa dan rekap biaya proyek
  • Memberikan data dan laporan ke bagian keuangan tentang penerbitan invoice.
  • Merevisi invoice bila diperlukan.
PERAWATAN ( MAINTENANCE )


Bagian perawatan ini tugasnya melakukan perawatan dan perbaikan  ( maintenance ) peralatan proyek baik yang bersifat perawatan rutin maupun perbaikan karena masalah operasional.

Bagian maintenance ini dibagi menjadi 3 bagian, yaitu :

Planner

  • Menerima keluhan teknis dari operator maupun driver yang menemui masalah teknis ( kerusakan atau kekurangan untuk dioperasikan ) .
  • Menganalisa kekurangan atau kerusakan pada saat dilakukan P2H
  • Membuat perencanaan perawatan berkala baik 250 jam, 500 jam, 1000 jam danseterusnya untuk alat berat, dan 5000 KM untuk kendaraan.
  • Menjadwalkan perbaikan kerusakan atau penggantian sparepart sesuai usia teknis sparepart, atau sesuai yang sudah direncanakan
  • Membuat pesanan ( Work Order ) ke bagian maintenance untuk melakukan pekerjaan maintenance.
  • Menampung sisa sparepart yang tidak terpakai dalam proses maintenance ( dari beberapa mekanik / workshop ) dan mengembalikan ke gudang ( inventory )
  • Menampung dan meminta pengadaan sparepart ke bagian inventory, dan memintanya bila ternyata ada stok.
Mekanik 

  • Menerima WO yang diberikan oleh planner untuk melakukan proses maintenance.
  • Mengatur dan membagikan pekerjaan sesuai dengan jenis kerusakan dan sesuai kapasitas workshop.
  • Melakukan proses pekerjaan maintenance sesuai WO dengan sparepart utama sesuatu arahan planner, tetapi dapat merubah atau menambhan sesuai dengan kondisi actual.
  • Mengembalikan sisa sparepart yang tidak terpakai kepada planner.
  • Memberikan informasi data permintaan sparepart yang dibutuhkan sesuai kondisi lapangan.
  • mengkoordinasikan dengan planner apabila terdapat sparepart yang harus diambil dari unit lain ( kanibal )
  • Mengembalikan unit kepada planner apabila unit tidak dapat diberbaiki dengan tuntas
Inventory / Gudang

  • Memberikan barang sesuai WO yang diminta oleh mekanik.
  • Memberikan barang diluar WO atas persetuan planner.
  • Memberikan barang untuk pemakaian langsung atas persetuan yang berwenang.
  • Memberikan order pembelian barang kepada bagian pembelian atas barang yang diminta planner namun tidak berada di stok.
  • Menerima barang hasil pembelian dari bagian pembelian sesuai order yang diminta.
  • Mencatat penerimaan barang diluar order atas persetuan yang berwenang.
  • Menerima barang pengembalian sisa proses maintenance.
  • Mencatat barang yang belum terdata ( biasanya bawaan mesin ) dan memasukkan ke stok tanpa disertai harga.
  • Menyimpan barang dan melakukan manajemen gudang, dan melakukan monitoring mutasi stok



Pembagian Peralatan Berdasarkan Pembebanan Biayanya*



Beragam jenis peralatan pada perusahaan konstruksi, terutama dibedakan berdasarkan fungsi kerja di lapangan, karena perlatan tersebut memang diadakan untuk mengerjakan tugas khusus sesuai dengan kemampuan dan kapasitasnya.

Namun sebagai perusahaan sebagai entitas bisnis tentu saja harus dapat mengalokasikan pembebanan biaya dari setiap jenis perlatan tersebut sehingga perusahaan dapat menghitung dengan tepat biaya produksinya dan ujungnya adalah perusahaan perlu mendapatkan informasi keuntungan usaha yang akurat.

Sebagai contoh misalnya truck  ( dump truck ), yang ditugaskan khusus untuk membawa material antar proyek ( melayani beberapa proyek ), pembebanan biayanya akan berbeda dengan tugas khusus proyek ( ada di dalam satu proyek ), begitupun kendaraan yang khusus bekerja membantu opersional unit BP ( Batching plant ).

Minggu, 20 Desember 2020

(1) HEMS - Sistem Manajemen Operasional dan Perawatan Kendaraan dan Alat Berat



HEMS – Heavy Equipment Management System atau Sistem Manajemen Operasional dan Perawatan Peralatan adalah system atau alur tata Kelola peralatan khususnya perlatan konstruksi  yang didukung software berbasis web sehingga mudah diakses oleh seluruh bagian terkait dari manapun dan kapanpun.


Sebuah perjalanan Panjang yang ditempuh HEMS dimulai sejak tahun 2002 dari sebuah bengkel setelah lebih dari 19 tahun bergaul dengan komponen otomotif ( bearing ).


Dari bengkel yang kebetulan mendapat dukungan langsung dari Astra untuk membina bengkel UKM di seluruh Jabotabek beranggotakan lebih dari 100 bengkel, diketahui bahwa permasalahan utama usaha bengkel adalah dari manajemen bengkel dimana pemilik bengkel tidak memiliki catatan tentang perjalanan usahanya, dan tidak dapat mengatur dan mengedalikan arus keuangannya, sehingga berakibat banyak bengkel anggota tak berumur Panjang.


Untuk dapat menerapkan manajemen yang baik tentunya diperlukan tools, dari situ dirancanglah sebuah software yang diniatkan untuk membantu para anggota UKM bengkel agar lebih maju, diciptakan sebuah system dengan nama SIB ( Sistem Informasi Bengkel )


Perkembangan di tahun 2009 akhir ternyata dari system dan alur kerja bengkel dapat diterapkan pada alur kerja workshop, sehingga  SIB berubah menjadi MMIS ( Maintenance Management Information System ) sebuah system manajemen maintenance dengan dukung software desktop berbasis Microsoft access, yang tahap awal di implementasikan pada site pertambangan batubara di Kintap – Kalimantan Selatan, dilanjutkan ke Ampah Kalimantan Tengah, Melak – Laimantan Timur, serta Semboja – Kalimantan Timur.


Masih menggunakan software desktop sampai tahun 2011 MMIS disamping diimplementasikan masih di lingkungan tambang batubara di Jambi dan Tamiang - Kalteng, namun disini sudah berkembang ke bidang lain yaitu galangan kapal, pengurugan,  di Gresik – Jawa Timur dan mulai merambah ke kontraktor sipil di Rembang dan Denpasar.


Kelanjutan dari kontaktor inilah yang tingkat perkembangannya jadi sedemikian besar, MMIS mulai diterapkan untuk mengelola peralatan pada perusahaan kontraktor pilling ( tiang pancang ).


Perkembangan yang cukup drastic terjadi di tahun 2017 dimana MMIS diharuskan berubah karena tuntutan implementasi lapangan untuk mengelola perawatan peralatan proyek tol Cimanggis – Cibitung, sehingga MMIS harus berubah menjadi HEMS ( Heavy Equipment Management System ), perubahan yang sangat drastis dari software yang berbasis desktop menjadi web.


Perkembangan selanjutnya masih di sekitar BUMN, HEMS dipercaya sebagai system manajemen tidak saja perawatan namun sudah melebar ke operasional peralatan pada usaha rental dan jasa konstruksi, dan kontraktor pekerjaan sipil di Bandar Lampung , Manado.dan Pomalaa- Sulawesi Tenggara.


HEMS berkembang terus di tahun 2019 ke bidang usaha di luar tambang dan kontraktor yaitu untuk manajemen distribusi pada perusahaan distributor bahan bangunan di Kalimantan Barat, dan untuk pengelolaan bengkel rekanan di Timika Papua.


Terakhir di tahun 2020 ini HEMS dipercaya oleh perusahaan nasional yang menangani pembangunan PLTA ( Pembangkit Listraik Tenaga Air ) di Kerinci Jambi, dalam project ini HEMS menangani secara penuh mulai dari monitoring asset ( perlatan ), operasional perlatan proyek, perawatan dan perbaikan perlatan dan manajemen inventory dan Gudang sparepart.


Selama tahun 2020 - 2021 perkembangan HEMS agak terhambat dikarenakan Covid 19, client yang selama ini berjalan beberapa mengalami kendala dalam usahanya, begitu juga HEMS karena banyaknya penyekatan dan lockdown mengakibatkan HEMS nyaris tak dapat bergerak.


Mengakhiri tahun 2021 dan mengawali tahun 2022 seiring makin memudarnya covid 19 yang berakibat pergerakan makin agak leluasa, HEMS bergerak begitu cepat, beberapa client baru dengan ragam bidang usaha dan lokasi yaitu di Kalimantan selatan, Denpasar, Surabaya, Palembang dan Jakarta sangat berpengaruh pada perkembangan system,modul dan fitur HEMS yang semakin market friendly makin mendekati tuntutan pasar yang menghendaki perubahan sesuai perkembangan teknologi informasi yang begitu cepat.





(2) HEMS - Memudahkan Pengelolaan Peralatan dan Alat Berat pada perusahaan Konstruksi

 




HEMS sebagai sistem manajemen pengelolaan peralatan, kendaraan dan alat berat berkembang sejak akhir tahun 2009, implementasi sudah berbagai jenis bidang usaha seperti project, kontraktor, tambang, distribusi, bengkel dan lainnya yang tersebar hampir di sepanjang Nusantara. 

Berbagai masalah yang cukup sulit pada pengelolaan operasional dan perawatan peralatan dan alat berat konstruksi adalah jumlahnya terdiri dari berbagai type dan merek, disamping itu lokasi penempatannya juga sangat beragam dan pada umumnya dalam jarak yang cukup berjauhan terutama dari kantor pusat sebagai pusat pengendalian.

Setiap jenis alat mempunyai karakteristik sangat berbeda, fungsi sangat spesifik untuk pekerjaan tertentu, sehingga dalam mengopersikan juga membutuhkan perlakukan yang berbeda dengan operator yang khusus menguasai alat tersebut, demikian juga dalam perawatannya memerlukan mekanik yang khusus mengenal karakteristik alat tersebut.

Solusi untuk permasalahan pengelolaan operasional dan perawatan alat tersebut diatas sesuai perkembangan teknologi saat ini adalah dengan menggunakan system dengan dukungan software yang berbasis web, sehingga kantor pusat yang berjarak cukup jauh dapat memonitor dan mengendalikan lapangan secara real time.

Mengapa harus didukung software berbasis web, karena dengan dukungan teknologi internet saat ini, software berbasis web menjadikan sangat mudah diakses oleh seluruh bagian yang terkait system baik berada di site maupun dikantor pusat, atau bahkan mungkin di tempat lain yang berbeda dapat bekerja sama secara real time, pelaksanaan kerja di lapangan dapat diikuti dan terpantau di kantor pusat saat itu juga, sehingga dapat dilakukan keputusan yang lebih cepat dan akurat

Sayangnya yang kita tahu saat ini, system dan software semacam itu baru ada dari vendor luar negeri, seperti Canada, USA dan lainnya, sehingga pada implementasinya banyak menimbulkan kendala, yatu pertama masalah bahasa umumnya bahasa Inggris yang tentu saja tidak dengan musah difahami oleh operator lapangan, kedua  software massal yang baku dengan alur kerja yang belum tentu sesuai dengan kondisi di Indonesia, ketiga software bersifat baku dan massal itu tidak mudah untuk dimodifikasi untuk disesuaikan dengan kondisi di perusahaan, ditambah lagi komunikasi dengan team support tidak mudah, masalah lainnya adalah harga yang pada umumnya dikenakan tarif per user per bulan sehingga bila diperhitungkan biayanya menjadi sangat mahal.

Namun saat ini telah ada HEMS ( heavy Equipment Management System ) suatu system didukung software berbasis web ( cloud ) karya anak bangsa untuk mengatasi segala permasalahan operasional dan perawatan ( maintenance ) peralatan dan alat berat yang tentu saja sangat familiar dan akrab.

Apa perbedaan mendasar antara HEMS dengan software dari luar ?

Yang jelas HEMS , “ gue banget “ , system sangat menyatu dengan internal perusahaan, bagaimana tidak, system dapat disesuaikan dengan kondisi perusahaan tidak hanya alur kerjanya, namun sampai dengan istilah-istilah juga dapat digunakan istilah yang berlaku umum di internal perusahaan, sehingga sampai dengan operator lapangan yang paling dasarpun merasa sangat akrab dengan system ini.

Dengan software berbasis web HEMS tidak memerukan instalasi pada setiap computer sehingga sangat mudah digunakan, hanya diperlukan internet dan browser, dan tidak membatasi jumlah user sesuai jumlah bagian yang terkait system.

Kelebihan HEMS yang lebih prinsip lagi yaitu, team design dan support menyatu dengan team system internal perusahaan, sehingga segala permasalahan bukan hanya dapat disampaikan melalui alat komnikasi namun dapat langsung duduk Bersama menemukan solusinya, bahkan terdapat cerita komunikasi team HEMS dengan pelaksana lapangan saat menemukan masalah dalam implementasi, pada saat HEMS menyampaikan bahwa merka adalah pihak external, maka pelaksana lapangan menjawab bahwa anda telah menghirup udara desa kami, telah memakan hasil dari bumi kami, sehingga kami sudah tidak lagi menganggap team adalah pihak luar, anda adalah keluarga kami, demikian menyatunya, team dengan lapangan.

HEMS di design sangat spesifik  sehingga masing-masing versi fekus terhadap bidang tertentu, yaitu kontraktor, rental alat berat, project, bengkel alat berat, distribusi dan bahkan dapat dedesign lebih spesifik pada bidang kerja perusahaan anda.

lihat detail beberapa versi yang ada di HEMS .....

Modul dasar dan standar HEMS focus pada masalah operasional dan maintenance, dan unit nya sendiri sebagai asset, namun masing-masing modul menjadi sangat spesifik.



Modul unit menyajikan data yang sangat detail dan lengkap, dari nomor lambung, expire STNK, nilai ( value ) unit dari nilai perolehan, nilai buku sampai penyusutan, bahkan dilengkapi dengan tampilan unit yang dapat dibuat berdasarkan tanggal tertentu, sehingga dapat dilaporkan kondisi unit secara visual waktu demi waktu.

Modul operasional dengan proses dari persiapan project, mutase unit ( mobilisasi dan demobilisasi ), pencatatan jam kerja, hasil kerja ( muatan ) dan ritase, nama operator, sehingga dapat dilaporkan Riwayat kerja unit dari waktu, berapa lama unit berada dalam satu proyek dan dimana proyek itu berada.

Modul maintenance menampuh sumber keluhan / problem dari 3 sumber yaitu keluhan operator saat operasional, masalah yang ditemukan pada saat P2H dan rencana service ( berkala ataupun overhaul ) yang dibuat oleh planner, tahapan proses sedemian detail perlangkah dari mulai menangani keluhan sampai selesainya pekerjaan, pada modul maintenance terdapat historical service yang mencatat waktu demi waktu perlakuan service terhadap unit, proes maintenance disertai dengan foto untuk menampung laporan bagian unit yang sedang dalam maintenance, sehingga kantor pusat ataupun pengawas dapat mengikuti proses maintenance dengan detail.

Proses maintenance didukung dengan modul inventory, yang tahapannya dimulai dari permintaan sparepart dari planner, pembelian penerimaan di Gudang dan penggunaannya pada unit, modul ini dilengkapi juga manajemen Gudang yang melaporkan kondisi stok mutase stok secara detail.

Lebih lengkapnya lagi untuk versi kontraktor ada laporan proyek yang menampilkan data dari perencanaan proyek actual biaya yang dikeluarkan, pada versi bengkel proses penerimaan customer dan laporan bulanan atau periodical, dan lain-lain sesuai versinya.


Sabtu, 19 Desember 2020

(4) HEMS - APLIKASI SISTEM OPERASIONAL DAN PERAWATAN KENDARAAN DAN ALAT BERAT





HEMS ( Heavy Equipment Management system ) atau Sistem Manajemen Operasional dan Perawatan Peralatan, sangat tepat diimplementasikan pada perusahaan berbasis armada, seperti Project, Kontraktor, Pertambangan, Perkebunan, Distribusi, Expedisi, Cargo, dan Bengkel


HEMS ( Heavy Equipment Management system ) memiliki 5 versi software aplikasi berbasis web, yang masing-masing spesifik untuk menangani bidang usaha tertentu seperti diatas :


PROJECT

Untuk perusahaan yang khsusus menangani sebuah  project tertentu, biasanya project ini cukup besar dengan jangka waktu yang cukup lama.

Data unit yang lengkap, dan pada fitur operasional dapat dikelompokkan bedasarkan lokasi tertentu jam kerja dan hasil kerja serta perpindahan / ritase per unit , matenanance dengan detail tahapan proses, manajemen inventory khususnya sparepart, manajemen SDM, fitur pada versi ini tidak dilengkapi dengan valur ( nilai rupiah ) karena biasanya penggunaan aplikasi project ini ada dibawah kendali pusat.


KONTRAKTOR

Untukperusahaan yang bergerak dalam bidang kontraktor sipil ( jasa kontruksi ) yang menangani beberapa proyek di tempat dan pemilim proyek yang berbeda.


Data unit yang lengkap, operasional dapat dikelompokkan bedasarkan lokasi dan proyek tertentu untuk mengelompokkan biaya peralatan per proyek, matenanance dengan detail tahapan proses, manajemen inventory khususnya sparepart, manajemen SDM, fitur pada versi ini dilengkapi dengan perencanaan biaya per project dan laporan actual biaya per project, unit peralatan yang digunakan pada setiap proyek.


Pada fitur operasional dilengkapi dengan proses mobilisasi dan demobilisasi unit serta mutase unit setiap titik proyek sehingga dihasilkan historical project yang dapat memberikan informasi suatu unit pernah bekerja di project mana dan berapa lama.


RENTAL


Untuk perusahaan yang bergerak dalam bidang rental alat berat, yaitu hanya menyewakan unit ke pihak lain untuk dikerjakan pada proyeknya.


Data unit yang lengkap, operasional dapat dikelompokkan bedasarkan lokasi dan proyek tertentu untuk mengelompokkan biaya peralatan per proyek, matenanance dengan detail tahapan proses, manajemen inventory khususnya sparepart, manajemen SDM, fitur pada versi ini dilengkapi dengan perencanaan biaya per project dan laporan actual biaya per project, unit peralatan yang digunakan pada setiap proyek,


Pada fitur operasional dilengkapi dengan proses mobilisasi dan demobilisasi unit serta mutase unit setiap titik proyek sehingga dihasilkan historical project yang dapat memberikan informasi suatu unit pernah bekerja di project mana dan berapa lama.


Pada versi rental ini modul operasional berhubungan langsung dengan modul keuangan, hasil atau jam kerja setiap unit dapat dihubungkan langsung dengan penerbitan invoice penagihan.


BENGKEL

Versi bengkel ini adalah HEMS yang khusus untuk menangani operasional bengkel kendaraan dan alat berat milik pihak lain, system kerja bengkel ini dapat berupa bengkel umum maupun rekanan bagi perusahaan pemilik unit.


Fitur bengkel ini focus pada proses pengerjaan maintenance dari penerimaan unit dari customer, proses pemberian informasi tentang perkiraan pengerjaan, tahapan proses pengerjaan dan hasil kerja serta proses pembayaran maupun penagihan.


DISTRIBUSI


Versi distribusi ini focus untuk perusahaan dagang yang mengirimkan barang ke beberapa distributor menggunakan armadanya atau menggunakan perusahaan expedia pihak lain.


Kekhususan versi ini adalah pada penjualan barang tidak hanya menampilkan tranaksi penjualan namun juga alat pengirimnya ( armada ), sehingga perusahaan dapat mengetahui dengan persis sustu barang dikirim kapan dan dengan cara bagaimana.


DEVELOPMENT


Versi ini menggabungkan beberapa versi standar yang telah ada karena kebutuhan dan kekhususan pada proses bisnis yang dimiliki perusahaan.


Versi ini dapat dikembangkan dari fitur yang sudah ada menjadi lebih lengkap, misalnya pada modul karyawan yang standarnya hanya untuk mencatat data karyawan khususnya operator dan driver untuk dikaitkan dengan operasional unit, dapat dikembangkan ke keuangan karyawan, misalnya gaji, uang makan, insentif dan laIn-lain.



Senin, 14 Desember 2020

(5) Siklus Peralatan dalam Perusahaan Jasa Konstruksi



Manajemen Peralatan atau tata kelola peralatan dalam sebuha perusahaan konstruksi adalah sebuah metode pengelolaan alat agar dapat beroperasi atau bekerja secara efektif dan efisien untuk memperoleh hasil yang tepat guna dan berhasil guna . Sedangkan yang dimaksud dengan peralatan adalah semua barang yang diperlukan untuk membantu melakukan pekerjaan tertentu ( proyek ).


Setiap perusahaan yang berhubungan dengan konstruksi pasti memiliki peralatan, yang jenis nya sesuai dengan usaha perusahaan tersebut, manajemen peralatan disini khusus tentang peralatan konstruksi yang biasanya terbagi dalam berbagai jenis, seperti : kendaraan, alat berat, mesin, alat dan tools.


Kendaraan terbagi dua terdiri dari kendaraaan produksi yatu kendaraan yang dipakai dalam proses produksi, seperti dump truck, water truck, sedangkan kendaraan yang  lain adalah sebagai penunjang operasional seperti kendaraan antar jemput, sepeda motor dan lainnya.


Alat berat jelas kelihatan dari bentuknya seperti excavator, dozer dan lainnya, sedangkan mesin adalah mesin yang dipakai untuk menunjang produksi seperti genset, compressor dan lainnya./p>

Alat lain yang dimaksud adalah lebih spesifik ke alat angkat seperti tower crane, dan masih ada satu jenis lagi yaitu plant yaitu serangkaian peralatan untuk kerja tertentu, misalnya AMP ( Asphalt Mixer Plant ) , alat pencampur aspal, Batching plant danlainnya.Satu lagi adalah tools, alat jenis ini biasanya kurang termenej dengan maik karena biasanya bentuknya yang tidak terlalu besar sehingga mudah dipindahkan, seperti jack hammer, mesin drilling, stemper dan lainnya.


Peralatan dalam sebuah perusahaan konstruksi memiliki siklus hidup sepanjang perjalanan dalam proyek, yang terbagi sebagai berikut :


Perencanaan Kebutuhan Alat


  • Mengindentifikasi rencana proyek yang akan dikerjakan : volume, lokasi, kondisi dalam mengindentifikasi kondisi ini termasuk medan lapangan dan pekerjanya, waktu dan tingkat kesulitan yang mungkinterjadi
  • Kombinasi perlatan : dalam merencanakan peralatan ini disamping diperlukan Analisa jenis alat yang akan dipakai juga kombinasi alat dalam mengerjakan pekerjaan tertentu di lapangan
  • Penjadwalan kerja : perlu diperhitungkan waktu mobilisasi dan demob agar ketersediaan alat di tempat sesuai dengan jadwal waktu yang telah direncanakan
  • Pemeliharaan dan perbaikan alat : perhitungkan ketersediaan sparepart, mekanik dan alat kerja supaya alat tetap dalam kondisi prima
  • Hubungan kerja : terutama dalam engadaan alat yang tidak dimiliki sendiri ( subcon ) disamping sewa alat juga biaya operator atau mekanik.
  • Biaya tak terduga lainnya.

 

2.    Indentifikasi dan Inventarisasi alat

 

Seharusnya perusahaan yang berbasis armada dan peralatan dapat mengetahui kondisi detail dari seluruh alat yang dimiliki :

·         Jumlah dan jenis alat

·         Kondisi Kesehatan alat

·         Lokasi alat

·         Status legalitas alat

Bila seluruh detail tersebut belum ada maka perusahaan harus melakukan unit opname ( semacam stok opname barang di Gudang , namun ini dilakukan untuk unit yang dimiliki )

3.    Pengadaan Alat

 Bila perkiraan kebutuhan alat dan ketersediaan alat telah diketahui, maka untuk alat yang belum tersedia perlu diperhitungkan pengadaannya :

 ·         Membeli alat baru : pertimbangkan import atau pembelian melalui dealer.

·         Pertimbangkan pembiayaannya : melalui dana bank atau leasing

·         Sub con : sewa alat atau memberikan langsung sub perkerjaan lain kepada pihak ketiga.

 

4.    Status Legalitas

 

Dalam melakukan pekerjaan di lapangan alat disertai dengan operator serta mekanik perlu dukungan legalitas :

 

·         Kendaraan : STNK atau SILO , KIR atau perijinanlain yang diperlukan

·         Driver : SIM yang sesuai dengan jenis kendaraan yang dipakai

·         SIO : untuk operator harus sesuai dengan jenis pekerjaan dan alat yang dipakai

·         Mekanik : seritifikat mekanik yang sesuai dengan pekerjaannya

·         Perijinan yang lain yang diperlukan sehingga tidak menghambat pekerjaan

 

5.    Operasional Alat

 

·         Proses pemindahan alat  :  perlu adanya dokumentasi yang jelas ( berita acara ) tentang penempatan sebuah alat di suatu lokasi apakah sudah sesuai dengan kebutuhan proyek tersebut.

·         Mobilisasi dan Demobilisasi : perpindahan alat dari satu proyek ke proyek yang lain perlu adanya proses, dalam proses tersebut perlu adanya pengawasan kerja dan biaya

·         Indentifikasi alat dalam proyek : pengawas atau kepala proyek harus tahu persis jumlah, jenis , indentitas dan kemampuan setiap alat yang ditempatkan di proyek tersebut.

·         Pencatatan jam kerja setiap jenis alat setiap hari dan keterangan setiap jamnya, apakah operasional stay atau idle dengan keterangan yang jelas dan dapat diakumulasikan.

Diperlukan alat berupa form yang mudah dan singkat untuk diisi oleh operator, karena peran operator disini sangat dominan.

·         Hasil kerja per alat termasuk jenis pekerjaan, volume dan alat lain yang bekerja sama untuk pekerjaan tersebut, misalnya DT yang mengangkut material bekerja sama dengan exca yang memuatnya.

·         Rekap dan laporan harian dan bulanan untuk semua hasil kerja alat terutama yang berhubungan dengan subcon

 

6.    Pemeliharaan dan perbaikan

 

Tahapan dalam alur perbaikan dan pemeliharaan alat harus dibuat semudah mungkin sehingga tidak menyulitkan pekerja lapangan :

 

·         Pemeriksaan Harian (P2H) : pada umumnya perusahaan menugaskan operator melakukan pemeriksaan harian terhadap kondisi alat sebelum mulai bekerja kedalam form standar yang sudah ada.

·         Form keluhan : form ini dipakai oleh operator apabila menemui kendala teknis dalam menjalankan tugasnya, form ini sangat penting sehingga operator dengan mudah menyampaikan keluhannya tanpa harus mencari mekanik terlebih dahulu

·         Perencanaan service : pekerjaan ini dilakukan oleh planner untuk merencanakan pekerjaan pada waktu tertentu, misalnya service berkala, break down tertentu ( dari keluhan yang tidak dapat langsung dikerjakan ), overhaul. Planner harus dapat mencatat semua rencananya dan emngontrol kapan pekerjaan tersebut dapat ( harus ) dilakukan oleh mekanik.

·         Pelaksanaan service : mekanik harus dengan mudah urutan ( antrian ) pekerjaan yang harus dikerjakan dengan kasus yang sudah jelas dan sparepart serta alat tersedia, sehingga team mekanik dapat melakukan pekerjaan dengan cepat dan akurat.

·         Penundaan service : dalam kasus tertentu mekanik dapat saja menunda pekerjaan service yang sedang dilakukan misalnya kekurangan sparepart atau alat yang tidak diduga sebelumnya, penundaan ini harus disertadengan alasan yang jelas.

·         Menutup service : mekanik dapat menutup pekerjaanya dengan hasil “ selesai” atau non operasional.yaitu pekerjaan sudah tidak dapat dilanjutkan karena kondisi alat yang tidak dapat diperbaiki lagi atau karena perlatan yang tidak dimiliki untuk pekerjaan tersebut.

Dalam hal alat di tentukan non opersional diperlukan keputusan manajemen untuk proses selanjutnya.

 

7.    Pengendalian biaya  Alat

 

Pengendalian biaya ini adalah factor yang paling menentukan dan krusial dalam sebuah proses, setiap Langkah dalam alur proses diperlukan control untuk penengdalian biaya ini :

 

·         Pengadaan : proses pembelian alat harus dilakukan pada perusahaan yang tepat sehingga dapat meminimalisir pemborosan karena tingkat vendor, merk, kapasitas, demikian juga pada proses subcon, bahkan pada perusahaan besar alat dapat dibeli sendiri oleh proyek, sehingga lepas dari pengawasan kantor pusat apabilaproyek tersebut telah selesai.

 

·         Inventarisasi alat : banyak sekali perusahaan yang tidak dapat mengindentifikasi seluruh alatnya dengan baik, kasus paling banyak adalah pda alat dengan status “ non operasional “ biasanya alat sudah tidak terdata dan cenderung masuk besi tua.

·         Operasional : pencatatan konsumsi bahan bakar dan HM ( Hour Mter ) adalah masalah yang paling krusial untuk operasional alat, sehingga operator harus dimudahkan untuk mencatat hal tersebut.

·         Maintenance : hal yang paling umum pada proses maintenance adalah pada peran planner, apabila tidak berjalan dengan baik maka dapat terjadi pemborosan karena mekanik tidak dapat bekerja secara sistimatis, banyak terjadi pekerjaan didahulukan mekanik karena “ kedekatan” nya dengan operator.

 

8.    Penghapusan Alat

 

Ada 2 macam jenis penghapusan untuk alat :

·         Penghapusan karena non opersional : penghapusan jenis ini adalah dikaitkan dengan kondisi non opersional, yaitu alat mengalami kerusakan yang sudah tidak dapat diperbaiki lagi.

·         Penghapusan karena limitasi umur ekonomisnya.

·         Penghapusan karena jenis yang sudah tidak sesuai lagi dengan usaha perusahaan


Senin, 15 Juni 2020

OPERASIONAL DAN PERAWATAN PERALATAN DAN ALAT BERAT






Pada perusahaan yang operasionalnya menggunakan peralatan yang beragam dandalam jumlah banyak serta tersebar di berbagai lokasi, tentunya masalah monitoring operasional dan perawatan peralatan ini merupakan problema tersendiri, karena data tentang operasional dan perawatan peralatan adalah modal dasar perusahaan untuk mengetahui bagaimana peralatan milik perusahaan beroperasi dan juga bagaimana peralatan tersebut dirawat sehingga dapat menghasilkan kinerja yang maksimal.


Seringkali permasalahan perawatan peralatan dan alat berat ini tidak tertangani dengan baik, padahal peralatan merupakan investasi perusahaan dengan nilai yang cukup besar, perawatannya membutuhkan biaya yang tidak sedikit, operasionalnya diharapkan se efektif dan se efisien mungkin, untuk  dapat mereduksi cost dan dapat meningkatkan kinerja dan profit perusahaan.


Solusi untuk mengatasi masalah tersebut adalah HEMS - Heavy Equipment Management System adalah sebuah produk perangkat tata kelola operasional dan perawatan kendaraan dan alat berat yang menggunakan software yang dapat dimodifikasi sesuai dengan karakter dan kebutuhan perusahaan, berbasis web ( online menggunakan akses internet ), sehingga sistem dapat diakses oleh seluruh bagian yang terkait dengan peralatan baik operasional maupun maintenance dengan mudah tanpa hambatan waktu dan jarak yang berjauhan.


HEMS memiliki beberapa versi yang spesifik menangani setiap jenis usaha agar dapat dijalankan secara sistimatis, yaitu :


PROJECT

Versi PROJECT ini adalah HEMS yang dapat diunakan pada perusahaan yang khusus menangani sebuah project besar,seperti project pembangunan waduk untuk Pembangunan pembangkit listrik tenaga air, pertambangan, perkebunan,  dimana peralatan pada project tersebut tersebar hanya sekitar project, dan operasionalnya menangani pekerjaan khusus.

 

KONTRAKTOR

HEMS untuk perusahaan kontraktor yang menangani banyak project dari berbagai pemilik, lokasi yang tersebar cukup jauh, dan masing-masingproject memiliki karakter sendiri, menggunakan unit  yang berbeda,

Operasional menangani secara spesifik setiap project sedang maintenance dilakuakn secara terpusat.

 

RENTAL

Untuk perusahaan rental terutama kendaraan dan alat berat, dimana perusahaan hanya menyewakan alat ke project milik pihak lain, baik sewa dengan perhitungan jam, hari, bulan, atau bahkan sewa berdasarkan hasil kerja, misalnya ritase atau volume.

Pada versi ini pencatatan operasionalnya , secara otomatis akan dihubungkan dengan sisem penerbitan invoice penagihan kepada pihak penyewa.

 

BENGKEL

HEMS khusus untuk usaha bengkel khususnya kendaraan dan alat berat, versi ini sangat tepat digunakan untuk perusahaan bengkel rekanan, yaitu perusahaan yang menangani maintenance peralatan milik perusahaan lain, penagihan dilakukan berdasarkan penanganan unit yang dilayani maintenancenya, dengan system penagihan yang secara otomatis terbentuk berdasarkan Work order yang dikerjakan bengkel. Versi bengkel ini setiap langkahnya dapat diikuti dan dibuat laporannya baik yang berhubungan dengan client maupun untuk laporan internal.


DISTRIBUSI

HEMS khusus menangani perusahaan perdagangan tarnsaksi pengadaan dan penjualan sebagai layak sebuah perusahaan trading, namun pada penanganan armada dapat secara spesifik ritase dan uatannya, sehingga setiap distribusi barang secara detail dapat dimonitor menggunakan armada sendiri atau menggunakan expedisi, bila menggunakan armada serdiri maka akan diketahui setiap armada setiap harinya secara detail mengangkut berapa faktur beseserta detailnya. Penagihan atau penerbitan invoice dapat dibuat perpaket, misalnya satu invoice untuk menagih beberapa faktur.


SYSTEM DEVELOPMENT

HEMS yang dibangun khusus untuk perusahaan dengan karakter khusus sehingga dapat mengakomodir seluruh kegiatan operasional dan perawatan peralatan milik perusahaan.


HEMS membentuk alur baku kerja lapangan dan manajemen mulai dari laporan masukan, pencatatan, penyimpanan data penyajian data, analisa data dan laporan keluaran yang dibutuhkan oleh perusahaan yang mencakup semua bagian terkait operasional dan perawatan, dengan HEMS perusahaan akan mendapatkan data secara langsung dari :

  1. UNIT   :  mulai dari jumlah unit, detail indetifikasi unit seperti ID unit, nomor lambung, nomor mesin, nomor rangka, tahun perolehan dan tahun penggunaan, kelompok, kategori, jenis, merk, kapasitas, nopol, tanggal STNK / SILO dan peringatan expirenya,foto fisik setiap periode, lokasi project dan sebagainya. Semua data tersebut pada HEMS dapat ditampilkan dalam satu layar, sehingga manajemen akan sangat mudah dapat memonitor kondisi seluruh unit.

 

  1. OPERASIONAL : mencatat  project dan kontrak nya, unit  yang digunakan dalam setiap project, mobilisasi dan demobilisasi alat yang akan digunakan ke setiap project, jam kerja dan hasil kerja alat. Pada perusahaan rental alat, pada saat mobilisasi juga tercatat biaya pendukunganya,misalnya               biaya expedisi dan biaya lainnya, bahkan untuk rental tower crane dapat juga dicatat biaya erection,         dismantling dan pekerjaan lain pada saat memasang crane . Pada operasional ini terdapat report berupa historical operasional, sehingga dapat diketahui secata         detail setiap alat pernah bekerja di project mana dan berapa lama serta berdasarkan kontrak project  mana.
  1.  MAINTENANCE : proses maintenance pada HEMS sedemikian detail, setiap langkah sejak informasi awal berupa keluhan dari operator, hasil P2H ataup[un dari perencanaan planner, diikuti setiap alurnya mulai dari waktu dan proses nya.  Pada proses maintenance ini dicatat historicalnya sehingga dapat diketahui periode perubahan karena perbaikan atau fabrikasi secara detail waktu demi waktu.
  1.   INVENTORY : Mencatat mutase sparepart baik dari pengadaan apakah dibeli oleh project sendiri atau dibelikan oleh kantor pusat, penggunaan sparepart untuk  unit secara langsung terkait proses maintenance, artinya setiap proses yang menggunakan sprepart secara otomatis akan mengurangi stok spare tersebut. Pada inventory ini juga dilengkapi dengan manajemen Gudang berupa pencatatn proses mutase sparepart secara detail, kondisi sto ter up date, juga labeling barang di Gudang agar mudah diketahui oleh semua orang tidak tergantung staff Gudang.

HEMS merupakan pengembangan MMIS ( Maintenance Management Information System ) suatu sistem berbasis desktop, yang telah kami bangun sejak tahun 2010 dan telah diimplementasikan di beberapa perusahaan hampir di seluruh Nusantara, perusahaan kontraktor diantaranya PT. Wahana Graha ( Semen Gresik Group ) dan PT. Sinarbali Binakarya ( Denpasar ), PT. Hidup Sejahtera Sentosa ( Gresik ) , dan beberapa perusahaan pertambangan batubara dan expedisi.


Seiring perkembangan teknologi dan kebutuhan perusahaan ternyata sistem berbasis desktop ( dengan software yang diinstall pada komputer ) menemui beberapa kendala diantaranya masalah hardware ( kerusakan komputer, terkena virus dan masalah lainnya ) dan masalah software ( terutama pada masalah instalasi dan implementasi di lapangan ), sementara perusahaan tidak mungkin menyiapkan tenaga khusus untuk menangani masalah ini ( software dan hardware ) apalagi untuk perusahaan yang memiliki proyek atau site berjumlah banyak dan tersebar di berbagai tempat.


Di tahun 2018 kami kembangkan dari sistem berbasis desktop menjadi berbasis web, sehingga user tidak disibukkan dengan masalah software dan hardware, apabila terjadi masalah pun dengan mudah kami dapat segera menanganinya tanpa harus datang secara fisik ke lapangan.

Saat ini HEMS sedang kami implementasikan di beberapa perusahaan kontraktor dan perbengkelan diantaranya PT. Waskita Karya (persero) Tbk, untuk sistem manajemen operasional dan perawatan peralatan yang berjumlah lebih dari 800 unit yang tersebar di banyak proyek, PT. Nindya Karya ( persero ) dan PT. Sumber Setia Budi ( Pomalaa – Sulawesi Tenggara ) , untuk sistem manajemen rental peralatan dan pekerjaan sipil, PT.Central Cintra Nusantara, perusahaan perbengkelan kendaraan dan alat berat rekanan Freeport dan Petrosea di Timika – Papua, PT. Albasia Indo Lestari ( Kalimantan Barat ) untuk manajemen supply dan distribusi