HEAVY EQUIPMENT MANAGEMENT SYSTEM: sistem

Tampilkan postingan dengan label sistem. Tampilkan semua postingan

Kamis, 03 Februari 2022

Tahapan Penting dalam Dunia Konstruksi

Perencanaan merupakan salah satu fungsi manajemen. Di mana, ia akan mencerminkan tata cara, tolak ukur, patokan, arah gerak dalam menjalankan berbagai kegiatan proyek, atau organisasi. Dan ini menjadi hal yang sangat penting untuk diperhatikan. Karena bagaimanapun, perencanaan yang baik dan benar bisa membuat kegiatan proyek menjadi lebih terarah, terukur, terkenal, dan yang terpenting adalah, bisa selesai sesuai dengan waktu yang sudah direncanakan sejak awal.

Maka dari itu, perencanaan peralatan, khususnya untuk alat-alat berat yang terdapat di dalam sebuah proyek harus benar-benar mendapatkan perhatian yang khusus. Karena bagaimanapun, harga alat alat berat tersebut tergolong sangat mahal. Mungkin, di antara kita ada yang bertanya.

Sebenarnya, mengapa alat-alat tersebut diharapkan dalam menyelesaikan sebuah proyek dengan skala yang besar? Ia kan? Maka secara sederhana, terdapat beberapa alasan mengapa alat-alat berat menjadi pertimbangan. Yakni, alat-alat berat yang nantinya digunakan untuk proyek besar bisa dikerjakan dalam waktu penyelesaian yang terbatas.

Dalam artian, terdapat target yang sudah ditentukan. Kemudian, alat-alat ini bukan hanya memungkinkan menggunakan tenaga manusia saja. Dan yang terakhir adalah, alasan efisiensi, kemudian adanya keterbatasan tenaga kerja di lapangan, faktor ekonomi lainnya, sampai dengan keamanan.

Adapun perencanaan peralatan dari sebuah proyek, khususnya yang menggunakan alat-alat berat meski dilakukan tahap pemilihan, lalu tahap pemakaian atau aplikasi, sampai dengan tahap pengelolaannya.

Baik pengelolaan perawatan, maupun perbaikan. Yang mana, ketiga tahapan tersebut adalah sebuah satu kesatuan yang tidak bisa dilepaskan antara yang satu dengan yang lain. Karena akan mempengaruhi kesuksesan proyek nantinya. Dan jika diperhatikan, tahapan-tahapan di atas merupakan bagian dari manajemen alat-alat berat. Baik tahapan yang pertama, kedua, sampai dengan yang ketiga.

Pemilihan alat berat. Tahapan pertama dalam pemilihan alat berat adalah pemilihan alat beratnya. Tahapan ini adalah langkah awal yang meski ditempuh, dan meski diperhatikan dengan baik dan benar. Hal ini karena jika sampai salah langkah, atau keliru dalam proses pemilihannya, akan membuat kesulitan demi kesulitan ketika pemakaian nantinya.

Pemakaian. Adapun tahapan yang kedua adalah pemakaian. Sementara yang ketiga, adalah pengelolaan alat-alat berat, yang meliputi perawatan dan perbaikan. Dalam melakukan tahapan-tahapan management tersebut, sebuah perusahaan konstruksi meski memikirkan bagaimana caranya mengelola setiap alat berat yang dimiliki dengan baik, dan sistematis.

Hal ini agar memudahkan Setiap prosesnya. Apalagi mengingat ada banyak sekali jenis dan tipe alat berat, dengan kegunaan dan peran yang berbeda-beda pula. Sehingga, dengan adanya sistem manajemen yang tepat, akan memberikan banyak keuntungan bagi perusahaan. Dalam hal ini, kami menawarkan penggunaan situs hems.

HEMS merupakan kependekan dari Heavy Equipment Management System. Yang mana, ia adalah sebuah program yang basisnya adalah sebuah web. Yang akan berperan untuk memudahkan Anda dalam mengelola berbagai macam jenis alat berat. Yakni, dengan sangat mudah, cepat, dan simple.

Yang paling menarik dari sistem yang berbasis web ini adalah, ia bisa disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan Anda. Karena tidak dapat dipungkiri, bahwa kebutuhan perusahaan yang satu dengan yang lain pasti berbeda. Layanan ini akan diberikan selama setahun. Mulai dari menyusun database awal, kemudian membangun sistem, membuat program, dan lain sebagainya.

Itulah dia sekilas mengenai beberapa tahapan penting yang meski diperhatikan, lengkap dengan sistem manajemen terbaik yang pas untuk perusahaan konstruksi yang Anda miliki.

Baca selengkapnya »

Jumat, 19 Maret 2021

PROSES PENGADAAN SPAREPART

oetji asset , logistik

Proses pengadaan sparepart untuk keperluan maintenance, pada perawatan kendaraan dan alat berat pada perusahaan jasa konstruksi dan pertambangan sangatlah vital, karena disamping kadang lokasi yang cukup jauh juga keperluan sparepart itu bisa mendadak karena kerusakan yang tiba-tiba terjadi atau hal yang tidak diprediksi pada saat proses maintenance.

Pengadaan atau pembelian sparepart pada workshop melalui 2 jalur yaitu sparepart yang bersifat rutin sehingga keperluan baik jumlah maupun spesifikasinya sudah dapat diperhitungkan sebelumnya, dan yang kedua adalah sprepart yang tidak dapat diprediksi.

Proses pengadaan kedua jalur itupun berbeda, pada sparepart yang sudah diprediksi maka pengadaannya melalui penerbitan PO terlebih dahulu, dan seringkali terjadi cara pembayarannya kredit beberapa waktu ataupun beberapa kali pembayaran, sedang untuk sparepart yang bersifat mendadak, pembeliannya dapat secara langsung dengan pembayaran cash, bahkan pada beberapa kasus pembayaran dilakukan dari kas yang ada di workshop.

Secara umum proses pengadaan sparepart pada workshop di perusahaan jasa kontruksi untuk perawatan kendaraan dan alat berat adalah sebagai berikut :

(1) Master data sparepart

Master data sparepart ini harus diisi sebelum proses pengadaan ini berjalan, artinya data sparepart yang hendak dibeli itu harus ada terlebih dahulu, pengisian master ini dapat sekaligus pada saat penyusunan data awal atau ditambahkan setiap saat bila belum ada pada master data tersebut.

Lihat : Pembuatan data sparepart awal

(2) Proses pembelian langsung

Pada sparepart tertentu yang diperlukan secara mendadak maka dapat dilakukan pembelian secara langsung baik melalui pesanan ke supplier atau pembelian cash di tempat terdekat dengan workshop, hal ini dilakukan karena memang sifat kepentingannya yang mendesak atau mungkin juga karena alasan efisiensi, lebih mudah dan lebih murah bila dibeli langsung dekat workshop.

(3) Penambahan stok sparepart

Setiap pembelian sparepart secara langsung otomatis akan menambahkan jumlah stok sparepart di gudang.

Lihat : Proses pembelian sparepart langsung

(4) Permintaan pembelian sparepart

Untuk sparepart yang bersifat tidak mendadak pembeliannya dilakukan oleh kantor pusat, berdasarkan permintaan dari workshop

(5) Proses approval

Semua permintaan pembelian yang telah ditentry harus diapprove ( disetujui ) oleh bagian yang mempunyai otorisasi ( berwenang ) sebagai controlling dan monitoring pengadaan barang, setelah permintaan ini disetujui baru dapat dibuat PO nya.

(6) Penerbitan PO

PO baru dapat diterbitkan dan dikirim kepada supplier setelah disetujui oleh bagian yang berwenang, dengan penerimaan PO ini maka vendor baru dapat mengirimkan barang.

(7) Penerimaan barang

Gudang atau bagian logistik yang sudah mendapatkan informasi tentang adanya pemesanan barang (PO) maka dapat menerima barang yang dikirim oleh vendor, dalam hal ini gudang tidak dapat merubah spesifikasi ataupun jumlah barang yang ada di PO, bila ada perbedaan gudang hanya dapat memberikan keterangan saja pada surat jalan, setiap barang yang sudah diterima secara otomatis akan menambahkan stok di gudang.

Lihat : Proses pengadaan sparepart

Bagaimana membuat layout gudang yang baik

Manajemen Gudang pada workshop

Pentingnya label barang dalam pekerjaan maintenance

Baca selengkapnya »

Kamis, 18 Maret 2021

MONITORING FISIK UNIT ALAT BERAT

oetji operasional , sistem

HEMS - Heavy Equipment Management System atau sistem manajemen untuk operasional dan perawatan kendaraan dan alat berat disamping data detail tentang unit juga dilengkapi dengan fitur untuk memonitor unit secara fisik, yaitu dengan menyimpan foto fisik unit secara berkala, sehingga manajemen dapat memonitor kondisi fisik unit dari waktu ke waktu, misalnya kapan terjadi kerusakan bodi penyok, kaca pecah dan sebagainya, disamping dapat juga untuk menyimpan data legalitas unit seperti KIR, STNK, dan lainnya.

Untuk dapat menyimpan data fisik alurnya adalah sebagai berikut :

Dari menu UNIT > DATA UNIT lalu pilih unit yang hendak dimasukkan data fisiknya, klik icon edit di sebelah kanan

akan tampil detail data unit > scroll kebawah sampai pada field FOTO ALAT

Foto yang tampil disini adalah foto fisik unit terakhir diambil gambarnya, misalnya pada contoh diatas adalah pada tanggal 10 Februari 2020.

Apabila ingin memasukkan data fisik ( foto ) baru maka :

Isi data tanggal sesuai dengan tanggal pengambilan gambar
Upload ( klik tombol browse ) foto yang diinginkan sampai dengan 4 foto, sebaiknya foto menunjukkan posisi pada unit ( depan, belakang, kiri, kanan )
Klik SIMPAN , data anda sudah benar ? klik OK

Kembali ke menu data unit dan klik edit seperti diatas, maka tampilan data unit sudah berubah

Ulangi untuk update tanggal yang lain maka tampilan foto alat akan berubah sesuai update data terakhir

MONITORING DATA FISIK UNIT

Setelah entry foto unit dalam periode tertentu ( beberapa tanggal ) maka riwayat fisik unit dapat di lihat pada : UNIT > LAP FISIK UNIT lalu klik icon detail yang disebelah kanan

Maka akan tampil data alat lalu scroll ke bawah sampai ke history foto alat

tampilan ini menunjukkan kondisi fisik unit dalam periode tertentu

Baca selengkapnya »

Jumat, 15 Januari 2021

HEMS MAINTENANCE - Pentingnya label dalam perkejaan maintenance peralatan dan alat berat

oetji logistik , maintenance

Maintenance atau pekerjaan pemeliharaan dan perbaikan dalam dunia peralatan dan alat berat adalah pekerjaan rutin dan sangat penting karena menyangkut kehandalan alat dalam melaksanakan pekerjaan di lapangan.

Proses pekerjaan maintenance melibatkan banyak pihak dan banyak orang juga banyak barang, oleh sebab itu dibutuhkan ketelitian, kecermatan, keseriusan dan keamanan, karena menyimpang sedikit dari hal itu bisa berakibat sangat fatal, sehingga memerlukan informasi yang akurat dan berkesinambungan, sebagai contoh sebuah saklar on off akan sangat berpengaruh pada pekerjaan atau benda disekitarnya, taruhlah pekerjaan sedang dilakukan tanpa sengaja atau ketidaktahuan seseorang akan berakibat sangat fatal, sehingga diperlukan tanda agar siapapun tidak boleh meng on kan saklar tersebut.

Contoh lain untuk barang di gudang yang varian dan jumlahnya sangat banyak, harus diberikan informasi sehingga petugas gudang atau siapapun akan tahu persis apa sebenarnya barang tersebut, untuk itu diperlukan label yang kurang lebih isinya sama dengan data yang ada di komputer, karena barang dengan fisik yang sama bisa jadi fungsinya jauh berbeda, misalnya baut roda pada dumtruck, roda sebelah kanan dengan roda sebelah kira sekilas bentuknya sama tapi ternyata sangat berbeda.

Label yang paling menyolok dan dengan mudah dilihat adalah nomor lambung, atau nomor pintu atau apalah sebutannya, label tersebut untuk mengindentifikasi unit secara spesifik

lihat : nomor lambung sebagai lebel pada peralatan

Label khususnya dalam maintenance ada beberapa jenis yaitu :

Label keterangan barang

Yaitu label yang biasanya dilekatkan atau digantungkan pada barang di gudang yang fungsinya memberikan informasi detail tentang barang tersebut, sehingga siapapun yang berkepentingan dengan barang tersebut dengan sangat mudah mengetahui detail barang termasuk fungsinya.

Dengan adanya label pada barang petugas gudang atau siapapun tinggal melihat keterangan dan mencocokan dengan data pada komputer

Label alur kerja

Label ini dimaksudkan untuk memberikan informasi dan peringatan kepada orang lain agar tidak terjadi kesalahan kerja :

Label OK

Biasanya label ini dipasang pada kemasan atau lokasi barang pada saat stok opname dengan maksud memberikan informasi bahwa barang telah didata, sehingga akan terhindar dari dauble counting, atau justru terlewatkan tidak dihitung.

Label ini dapat juga dipasang atau ditempelkan pada barang di area receive dimana barang yang baru datang dan sudah selesai diperiksa, karang sudah dipindahkan ke area pengecekan, siap dipindahkan ke area penyimpanan, atau dapat juga ditempelkan pada barang yang siap packing atau siap kirim pada area pengiriman.

lihat : Bagaimana membuat layout gudang

Dengan pemberian label ini maka siapapun akan jelas terhadap suatu keadaan barang sehingga akan terhindar dari kesalahan.

Label peringatan atau himbauan

Banyak sekali langkah atau tahapan pada pekerjaan maintenance, setiap langkahnya membutuhkan informasi yang jelas, misalnya pekerjaan sepele yang kelihatannya benar tetapi bisa terjadi menjadi sangat salah, misalnya pada proses pekerjaan maintenance mekanik sedang mempersiapkan sparepart dan elemen lainnya, tentu saja beberapa part dari elemen tersebut dibuat berjejer atau berserakan, misalnya pekerjaan belum selesai sampai sore jam pulang kerja, dan helper tidak paham betul situasi kerja, apa jadinya kalau sparepart dan elemen tersebut dirapikan ?

Label WR ( Work requisition )

Label ini dapat digantungkan pada stir ( seperti label ganti oli dari bengkel ), untuk memberikan peringatan dan informasi kalau unit sudah dilaporkan masalahnya tentang suatu problem kepada mekanik.

Label antrian

label ini diberikan untuk menggantikan label WR dimana label antrian ini menunjukkan unit sudah diperiksa dan diketahui masalahnya, tinggal planner menentukan kapan proses kerja dapat dilaksanakan, pada workshop dengan jumlah unit banyak ada baiknya label antrian ini diberi nomor sehingga team mekanik akan jelas dalam urutan kerjanya, mana pekerjaan yang harus didahulukan.

Label proses

Label ini menunjukkan unit dalam kekuasaan penuh mekanik, jangan disentuh oleh siapaun kecuali dengan peyunjuk atau arahan mekanik yang mengerjakannya.

Label Hold

Label ini menunjukkan proses maintenance dihentikan sementara karena suatu masalah, misalnya karena keterlambatan sparepart atau kekurangan tools untuk mengerjakannya.

Label ready

Label ini menunjukkan unit telah selesai dikerjakan dan dalam kondisi siap operasi

Label Rusak

Label untuk memberikan informasi unit sudah berusaha diperbaiki namun kondisi masih tetap belum dapat dioperasikan.

Dalam menggunakan label sebaiknya bentuk dan warnanya juga dibedakan, misalnya warna merah yang sifatnya larangan , biru himbauan, dan kuning atau hijau sebagai informasi.

Kembali kepada anda sebagai pemakai menggunakan bentuk dan istilah apa, yang penting pelabelan ini sangat berguna untuk kelancaran, kenyamanan dan keamanan kerja, biasakanlah memberikan label

Baca selengkapnya »

Kamis, 14 Januari 2021

HEMS LOGISTIK - Manajemen Gudang pada workshop project konstruksi atau pertambangan

oetji logistik , maintenance

Workshop atau bengkel di perusahaan konstruksi atau pertambangan tentunya harus dilengkapi dengan Gudang, kadangkala Gudang itu hanya suatu tuangan kecil bila unit yang operasional tidak terlalu banyak, namun pada proyek besar dengan jumlah unit yang cukup banyak ( lebih dari 100 unit ) memerlukan Gudang yang cukup besar, khususnya Gudang untuk sparepart keperluan maintenance.

Pada Gudang yang sudah cukup besar ini diperlukan manajemen yang baik artinya harus sudah memiliki tata kerja yang sistimatis dan terstruktur, alur kerja yang standar dan proses pencatatan dan penyimpanan data yang tertata dengan baik, sehingga seluruh pergerakan barang dari mana datangnya barang, untuk apa barang didatangkan. dimana menyimpannya, bagaimana indentifikasinya sehingga mudah ditemukan, kemudian kemana barang dikeluarkan, bila untuk keperluan maintenance ke unit mana barang dikonsumsi.

Gudang adalah bagian dari logistic,pada proyek konstruksi, Gudang ini berada di tengah pekerjaan planner dan mekanik, artinya planner bekerja menjadwalkan pekerjaan maintenance berdasarkan data Gudang, dan mekanik ( workshop ) membutuhkan barang yang diarahkan oleh Planner ada di Gudang, sedangkan secara structural Gudang ada di bagian logistik dibawah bagian maintenance.

Lihat : Struktur Dept. Maintenence Di Project Konstruksi

ALUR KERJA GUDANG

1. Tata letak Gudang

Mengatur tata letak atau layout itu pekerjaan yang sangat penting, pada pengaturan layout ini harus diperhatikan factor kenyamanan, keamanan, dan efektifitas kerja, yiatu mengatur alur kerja agar orang bekerja secara nyaman, jelas ( tidak memusingkan ), aman ( tidak membahayakan ), dan mudah dimonitor dan dikontrol

Lihat : Membuat layout Gudang yang baik

Stok opname

Pada saat kerja pertama kali di Gudang harus diadakan stok opname, yaitu kegiatan menghitung dan dan memeriksa seluruh barang dan membandingkan antara fisik yang ada di Gudang dengan catatan pembukuan Gudang ( stok card ).

Indentifikasi barang

Sambil melakukan stok opname dilakukan juga indentifikasi barang, yaitu memberikan keterangan pada barang yang belum tercatat pada data barang, misalnya, part number, merk, type, fungsi ( digunakan untuk unit mana barang ), dan bila ada keterangan substitusi ( barang / sparepart ini dapat digunakan oleh beberapa tipe unit ), disamping itu dicatat juga lokasi barang tersebut berada ( catat kode rak )

Lihat : Cara mudah menemukan barang di gudang

Labeling

Seringkali kita menemukan Gudang yang manajemen atau tata Kelola kerjanya sangat tergantung pada petugas Gudang, kadang kala ditemui masalah yang hampir buntu hanya karena pada hari itu petugas tidak masuk kerja, hal ini sebenarnya tidak boleh terjadi.

Solusi untuk masalah ini adalah labelling, seluruh barang di Gudang seharusnya memiliki label yang bertuliskan persis seperti data barang pada system, sehingga manajemen yang sudah tersistem artinya data barang yang mudah diketahui secara system, akan mudah pula ditemukan secara fisik digudang, buatlah label yang isinya data barang di system.

Pada tahap ini proses pendataan barang sudah dapat dikatakan selesai, tahap selanjutnya adalah alur transaksi atau perputaran barang di Gudang, dengan selesainya stok opname berarti Gudang sudah memiliki data awal barang yang valid, sistimatis, dan mudah ditemukan baik secara data maupun secara fisik.

ALUR BARANG DI GUDANG

1. Maintenance Planning

Maintenance planner sebaiknya membuat perencanaan pekerjaan maintenance baik dari preventive maintenance, yaitu service berkala, P2H, periodical cheking ( tindakan pengecekan unit secara periodic atau dalam rangka persiapan kontrak ), ataupun dari keluhan operator, dari data semua ini dapat dibuat rencana service ( maintenance ) yang didalamnya terdapat perkiraan kebutuhan sparepart.

Dari rencana maintenance ini Gudang atau bagian logistic dapat memperkirakan kebutuhan sparepart, apakah sudagh ada dalam stok dan apakah stoknya mencukupi, bila belum mencukupi maka dapat dilakukan proses permintaan pembelian ( PR : Purchase requisition ).

Permintaan pembelian

Dari perkiraan kebutuhan sparepart ini Gudang mengajukan permintaan pembelian kepada bagian pembelian ( Puchasing ), atau dapat pula ( bila dalam proyek ), melakukan pembelian langsung, biasanya untuk barang yang mendesak, dan harganya tidak terlalu besar.

3. Order pembelian dan penerimaan barang

Bagian purchasing memberikan informasi tentang sudah dibukanya order ( PO ) kepada vendor tentang barang-barang yang dibutuhkan oleh Gudang.
Gudang memeriksa apakah yang disorder itu sesuai kebutuhannya, dan Gudang akan manerima barang sesuai PO tersebut

Penyimpanan barang

Gudang menyimpan barang sesuai dengan lokasi dan jenis barangnya, menunggu sampai saat barang tersebut dibutuhkan.

Lihat : Membuat layout Gudang yang baik

Pengeluaran barang maintenance

Sebenarnya pada kegiatan ini Gudang sudah tidak melakukan pencatatan apapun, tinggal memberikan barang yang diminta oleh workshop ( mekanik ) barang-barang yang diminta berdasarkan WO yang telah diberikan oleh planner, kalaupun ada pencatatan adalah barang tambahan diluar WO.

Penerimaan dan pengeluaran barang diluar maintenance

Di Gudang juga ada pencatatan diluar alur maintenance diatas, yaitu penerimaan barang dari bagian asset berupa sparepart bawaan pada saat unit baru dating ( baru dibeli ), penerimaan barang Bekas maintenance yang tidak jadi dipakai atau barang bekas yang masih dapat dipakai Kembali, sedangkan pengeluaran barang adalah berupa pengeluaran barang ke workshop untuk shop supplies ( misalnya : kawat las, mata gerinda, mata bor dan sebagainya yang diluar sparepart unit ).

LAPORAN GUDANG

Ada beberapa jenis laporan yang harus disampaikan oleh bagian gudang, yaitu :

1. Laporan stok

Laporan ini memberikan informasi tentang detail barang termasuk partnumber, jumlah, nilai serta lokasi barang tersebut, drai tampilan inilah barang diketahui keberadaannya yang dicocokkan pada lokasi dengan melihat label barang.

Laporan mutasi barang