HEAVY EQUIPMENT MANAGEMENT SYSTEM: sistem

Tampilkan postingan dengan label sistem. Tampilkan semua postingan

Kamis, 14 Januari 2021

HEMS LOGISTIK - Manajemen Gudang pada workshop project konstruksi atau pertambangan

Workshop atau bengkel di perusahaan konstruksi atau pertambangan tentunya harus dilengkapi dengan Gudang, kadangkala Gudang itu hanya suatu tuangan kecil bila unit yang operasional tidak terlalu banyak, namun pada proyek besar dengan jumlah unit yang cukup banyak ( lebih dari 100 unit ) memerlukan Gudang yang cukup besar, khususnya Gudang untuk sparepart keperluan maintenance.

Pada Gudang yang sudah cukup besar ini diperlukan manajemen yang baik artinya harus sudah memiliki tata kerja yang sistimatis dan terstruktur, alur kerja yang standar dan proses pencatatan dan penyimpanan data yang tertata dengan baik, sehingga seluruh pergerakan barang dari mana datangnya barang, untuk apa barang didatangkan. dimana menyimpannya, bagaimana indentifikasinya sehingga mudah ditemukan, kemudian kemana barang dikeluarkan, bila untuk keperluan maintenance ke unit mana barang dikonsumsi.

Gudang adalah bagian dari logistic,pada proyek konstruksi, Gudang ini berada di tengah pekerjaan planner dan mekanik, artinya planner bekerja menjadwalkan pekerjaan maintenance berdasarkan data Gudang, dan mekanik ( workshop ) membutuhkan barang yang diarahkan oleh Planner ada di Gudang, sedangkan secara structural Gudang ada di bagian logistik dibawah bagian maintenance.

Lihat : Struktur Dept. Maintenence Di Project Konstruksi

ALUR KERJA GUDANG

1. Tata letak Gudang

Mengatur tata letak atau layout itu pekerjaan yang sangat penting, pada pengaturan layout ini harus diperhatikan factor kenyamanan, keamanan, dan efektifitas kerja, yiatu mengatur alur kerja agar orang bekerja secara nyaman, jelas ( tidak memusingkan ), aman ( tidak membahayakan ), dan mudah dimonitor dan dikontrol

Lihat : Membuat layout Gudang yang baik

Stok opname

Pada saat kerja pertama kali di Gudang harus diadakan stok opname, yaitu kegiatan menghitung dan dan memeriksa seluruh barang dan membandingkan antara fisik yang ada di Gudang dengan catatan pembukuan Gudang ( stok card ).

Indentifikasi barang

Sambil melakukan stok opname dilakukan juga indentifikasi barang, yaitu memberikan keterangan pada barang yang belum tercatat pada data barang, misalnya, part number, merk, type, fungsi ( digunakan untuk unit mana barang ), dan bila ada keterangan substitusi ( barang / sparepart ini dapat digunakan oleh beberapa tipe unit ), disamping itu dicatat juga lokasi barang tersebut berada ( catat kode rak )

Lihat : Cara mudah menemukan barang di gudang

Labeling

Seringkali kita menemukan Gudang yang manajemen atau tata Kelola kerjanya sangat tergantung pada petugas Gudang, kadang kala ditemui masalah yang hampir buntu hanya karena pada hari itu petugas tidak masuk kerja, hal ini sebenarnya tidak boleh terjadi.

Solusi untuk masalah ini adalah labelling, seluruh barang di Gudang seharusnya memiliki label yang bertuliskan persis seperti data barang pada system, sehingga manajemen yang sudah tersistem artinya data barang yang mudah diketahui secara system, akan mudah pula ditemukan secara fisik digudang, buatlah label yang isinya data barang di system.

Pada tahap ini proses pendataan barang sudah dapat dikatakan selesai, tahap selanjutnya adalah alur transaksi atau perputaran barang di Gudang, dengan selesainya stok opname berarti Gudang sudah memiliki data awal barang yang valid, sistimatis, dan mudah ditemukan baik secara data maupun secara fisik.

ALUR BARANG DI GUDANG

1. Maintenance Planning

Maintenance planner sebaiknya membuat perencanaan pekerjaan maintenance baik dari preventive maintenance, yaitu service berkala, P2H, periodical cheking ( tindakan pengecekan unit secara periodic atau dalam rangka persiapan kontrak ), ataupun dari keluhan operator, dari data semua ini dapat dibuat rencana service ( maintenance ) yang didalamnya terdapat perkiraan kebutuhan sparepart.

Dari rencana maintenance ini Gudang atau bagian logistic dapat memperkirakan kebutuhan sparepart, apakah sudagh ada dalam stok dan apakah stoknya mencukupi, bila belum mencukupi maka dapat dilakukan proses permintaan pembelian ( PR : Purchase requisition ).

Permintaan pembelian

Dari perkiraan kebutuhan sparepart ini Gudang mengajukan permintaan pembelian kepada bagian pembelian ( Puchasing ), atau dapat pula ( bila dalam proyek ), melakukan pembelian langsung, biasanya untuk barang yang mendesak, dan harganya tidak terlalu besar.

3. Order pembelian dan penerimaan barang

Bagian purchasing memberikan informasi tentang sudah dibukanya order ( PO ) kepada vendor tentang barang-barang yang dibutuhkan oleh Gudang.
Gudang memeriksa apakah yang disorder itu sesuai kebutuhannya, dan Gudang akan manerima barang sesuai PO tersebut

Penyimpanan barang

Gudang menyimpan barang sesuai dengan lokasi dan jenis barangnya, menunggu sampai saat barang tersebut dibutuhkan.

Lihat : Membuat layout Gudang yang baik

Pengeluaran barang maintenance

Sebenarnya pada kegiatan ini Gudang sudah tidak melakukan pencatatan apapun, tinggal memberikan barang yang diminta oleh workshop ( mekanik ) barang-barang yang diminta berdasarkan WO yang telah diberikan oleh planner, kalaupun ada pencatatan adalah barang tambahan diluar WO.

Penerimaan dan pengeluaran barang diluar maintenance

Di Gudang juga ada pencatatan diluar alur maintenance diatas, yaitu penerimaan barang dari bagian asset berupa sparepart bawaan pada saat unit baru dating ( baru dibeli ), penerimaan barang Bekas maintenance yang tidak jadi dipakai atau barang bekas yang masih dapat dipakai Kembali, sedangkan pengeluaran barang adalah berupa pengeluaran barang ke workshop untuk shop supplies ( misalnya : kawat las, mata gerinda, mata bor dan sebagainya yang diluar sparepart unit ).

LAPORAN GUDANG

Ada beberapa jenis laporan yang harus disampaikan oleh bagian gudang, yaitu :

1. Laporan stok

Laporan ini memberikan informasi tentang detail barang termasuk partnumber, jumlah, nilai serta lokasi barang tersebut, drai tampilan inilah barang diketahui keberadaannya yang dicocokkan pada lokasi dengan melihat label barang.

Laporan mutasi barang

Laporan ini memberi informasi tentang perubahan jumlah stok secara periodic sejak dimulainya penggunaan system sampai dengan saat ini.

3. Laporan permintaan pembelian dan penerimaan barang

Laporan ini menginformasikan detail permintaan barang oleh Gudang kepada bagian pembelian dan realisasi pembeliannya.

Laporan- laporan lain yang berkaitan dengan kebutuhan dan pengeluaran barang baik untuk operasional maupun maintenance peralatan project.

Baca selengkapnya »

Selasa, 12 Januari 2021

HEMS Inventory - Cara cepat menemukan barang di gudang

oetji logistik , maintenance

Salah satu problematika dalam manajemen inventory adalah kesulitan menemukan barang di gudang, walaupun tercatat stok masih ada, namun ternyata sangat sulit menemukan barang tersebut, hal ini akan menimbulkan banyak penafsiran dari berbagai pihak yang berkaitan dengan gudang.

Indentifikasi lokasi barang di gudang disamping indentifikasi dari barang itu sendiri sangatlah penting, dengan indentifikasi lokasi yang sistimatis dan jelas makan akan dengan sangat mudah lokasi barang ditemui walaupun tempatnya sangat tersembunyi dibawah tumpukan barang lain.

Seringkali petugas gudang menghabiskan waktu cukup lama dan cukup memusingkan mencari suatu barang yang menurut catatan masih ada stok namun barang tidak dapat segera ditemukan, padahal barang tersebut sangat diperlukan dan segera akan dipakai.

Mengapa hal itu bisa terjadi ? karena lokasi barang tidak terindentifikasi.

Dalam manajemen inventory, lokasi barang di gudang ditandai dengan kode rak, dimana kode tersebut terdiri dari beberapa digit yang masing-masing digitnya mengandung arti dari mulai kode gudangnya sendiri untuk perusahaan yang memiliki beberapa gudang di berbaai tempat, sampai dengan tempat barang itu bersemayam, ada di rak mana dan box yang mana, kesemuanya harus dapat diterjemahkan dalam sebuah sistem.

Kita dapat mengindentifikasi barang misalnya ada di gudang A di Surabaya, rak B kolom C level 2 pada sebuah box no 21, hanya dengan membuat lokasi ABC2-21, dan tempat itu dapat diketahui oleh seluruh bagian yang terkait tidak hanya petugas gudang Surabaya, tetapi GM logistik di kantor pusat Jakarta dapat secara langsung mengecek dari meja kerjanya, ya sampai se detail itu.

Mari kita kembali ke postingan yang lalu "Bagaimana membuat layout gudang yang baik"

Misalkan kode penerimaan dengan kode R1

Kode pengecekan R2

Kode penyimpanan di lantai F1

Kode persiapan pengiriman P1

Kode pengiriman S1

Maka pada saat penerimaan barang di lokasi Penerimaan pada kolom rak dengan tanda R1, sedangkan pada saat sudah dilakukan pengecekan barang maka pada kolom rak diisi dengan kode rak R2

Sekarang apabila sudah dilakukan pengecekan dan mau ditempatkan pada area penyimpanan apabila penyimpanan di lantai maka dengan kode rak F1-21, maksudnya barang ditempatkan di lokasi penyimpanan lantai F1 dan berada dalam box nomor 21.

Apabila barang ditempatkan pada rak maka menggunakan kode rak :

Rak yang ada dalam gudang diberikan kode A, B, C dan seterusnya, begitu juga kolom dari rak juga diberikan kode A, B, C dan seterusnnya, level rak diberikan kode angka, angka no paling bawah, 1 2 dan seterusnya makin keatas.

Jadi apabila barang ditempatkan pada rak A kolom B level 2, dan barang berada dalam box nomor 5, maka kodenya AAB2-05 dimana kode A pada digit pertama adalah kode gudang Surabaya.

Dengan begitu maka barang digudang dengan sangat mudah diketahui oleh siapaun yang berwenang, walaupun tidak berada di gudang tersebut

Pada tampilan daftar barang maka lokasi barang dapat diketahui secara detail.

Oke , silahkan ber kreasi....

Baca selengkapnya »

HEMS Inventory - Bagaimana membuat layout gudang yang baik

oetji logistik , maintenance

Gudang sebagai tempat penyimpanan barang pasti dimiliki oleh setiap perusahaan, namun fungsi dari dudang ini pada setiap perusahaan berbeda, tergantung jenis perusahaannya, pada perusahaan yang menggunakan gudang sebagai faktor produksi, gudang dibagi menjadi 2 jenis yaitu :

Gudang produksi : gudang ini masuk keluarnya barang dihubungkan dengan proses produksi, maksudnya barang masuk sebagai penerimaan hasil produksi, sedangkan barang keluar sebagai supply bahan untuk proses prosuksi.
Gudang umum : gudang yang proses masuknya barang tidka berkaitan dengan proses produksi, maksudnya barang masuk dari supplier atau vendor dan keluar juga ke customer sebagai penjualan. Namun termasuk jenis ini adalah gudang yang ada dalam perusahaan dan bertugas mensupport bagian lain, misalnya gudang sparepart, pada perusahaan bengkel atau workshop peralatan pada perusahaan tambang dan konstruksi

Dalam posting kali ini akan kita bicarakan masalah gudang sparepart yang befungsi sebagai support ke workshop peralatan pada perusahaan konstruksi atau pertambangan, dimana layoutnya harus dapat mendukung pekerjaan bagian terkait tersebut.

Dalam gudang itu dibagi dalam beberapa area yang menunjukkan jenis pekerjaan di dalamnya, setiap area harus mempunyai batas yang tegas, namuntidak harus dibuat ruangan setiap area ( dibuat dinding ), kecuali ruang kantor. Setiap area cukup dibuatkan haris batas berwana kuning yang menunjukkan bahwa dalam batas garis tersebut adalah sebuah area tertentu.

Pada gudang yang menyimpan barang dan ada barang yang kecil secara fisik, misalnya sparepart, ada baiknya, area penerimaan, pengecekan, persiapan dan penguruman juga disipkan meja kecil, dan disiapkan alat kerja yang berhubungan dengan kondisi area, misalnya tali dan alat banding pada area pengiriman sebagai alat pengikat barang.

Walaupun di empat area diatas perlu disiapkan meja untuk menempatkan barang sementara dan alat kerja, namun tidak disarankan kalau di area ini disediakan rak, karena rak centerung menempatkan barang secara tertutup dan tidak terlihat.

Pada aera rak penyimpanan disediakan rak yang sesuai dengan jenis barang, dan diberikan identitas khusus ( akan dibicarakan khusus tentang indentifikasi rak ini ), dan pada area penyimpanan ini sebenarnya fungsinya sama dengan rak hanya disini disimpan barang yang tidak mungkin dimasukkan ke rak ( misalnya karena besar dan berat ). atau mungkin karena kapasitas rak telah penuh sehingga sementara barang ditempatkan disini.

Struktur Dept. Maintenence di project Konstruksi dan site Pertambangan

PINTU GUDANG

Pintu gudang harus dipisahkan antara pintu masuk dan pintu keluar, gunanya untuk menegaskan barang mana yang baru masuk, dan barang mana yang akan keluar, disamping itu juga untuk mengurangi kesibukan di sekitar lalu lintas pintu.

Letak kedua pintu ini sedapat mungkin dekat atau mudah dilihat dari area administrasi dan pengawasan, sehingga setiap barang masuk atau keluar mudah diketahui dari ruang pengawasan.

AREA ADMINISTRASI DAN PENGAWASAN

Area ini adalah area kanrnya gudang dimana bagian administrasi gudang mencatat dan mengadministrasikan semua dokumen yang berhubungan dengan kegiatan gudang, dan dalam area ini kepala gudang juga berkantor, itulah sebabnya diatas dikatakan bahwa pintu keluar masuk harus disekitar area ini, sehingga kepala gudang mudah untuk mengawasi lalu lintas barang di gudang.

Walaupun gudang adalah tempat menyimpan barang, namun di area ini dilarang keras adanya barang, kecuali barang contoh atau sedang dalam masalah yang berjumlah kecil, itupun hanya sementara ada di ruangan ini.

AREA PENERIMAAN

Area ini adalah tempat dimana gudang menerima barang yang dikirim oleh vendor, setelah Faktur atau surat jalan diserahkan ke kepala gudang di area administrasi, barang diletakkan di area ini, petugas gudang akan mengecek barang yang diterimanya apakah sesuai dengan surat jalan dan apakah sesuai dengan pesanan, juga diperiksa secara fisik mutu dan kecacatannya.

Apabila pengecekan barang tidak dapat diselesesaikan secara langsung, maka barang masih harus berada di area ini dan surat jalan diberikan tanda " BARANG BELUM DIPERIKSA "

Pada saat proses pemeriksaan barang yang memenuhi sarat dipindahkan ke area pengecekan, dan yang tidak oke masih tetap ditinggalkan di area ini secara terpisah, dengan diberi tanda "RETUR"

AREA PENGECEKAN

Apabila barang sudah selesai diperiksa, maka barang yang dalam kondisi oke, artinya memenuhi semua sarat, dipindahkan ke area pengecekan, artina semua barang yang ada di area ini sudah clear dari masalah penerimaan, barang dapat diterima dan dapat disimpan dalam rak atau area penyimpanan.

Petugas gudang disini memilah jenis barang berdasarkan area raknya, sehingga akan lebih mudah dalam memindahkan barang ke rak atau area penyimpanan.

RAK DAN AREA PENYIMPANAN

Barang yang telah selesai diperiksa dan sudah berada di area pengecekan, dapat segera dipindahkan ke rak sesuai jenis barangnya

AREA PERSIAPAN

Area ini disiapkan untuk persiapan pengiriman, pada saat gudang menerima DO atau perintah pengiriman, maka barang yang tercantum dalam DO tersebut disipkan disini, barang dicek baik jumlah, jenis dan persaratan lainnya sesuai DO. Dalam area ini jumlah dan jenis barang harus sesuai dengan seluruh DO yang sudah ada, jadi tidak boleh ada barang sisa berada disini, misalnya barang yang per box berisi 40 namun di DO hanya perlu 30, maka sisa yang 10 tidak boleh berada di tempat ini, harus segera dikembalikann ke area penyimpanan.

AREA PENGIRIMAN

Seluruh barang yang sudah disiapkan untuk dikirim dipindahkan ke area pengiriman, disini barang dipacking sesuai standar packing, dibuat packing list yang berisi detail barang per kartonnya, kemudian baru dapat dibuatkan surat jalan, yang dapat diberikan ke bagian untuk dibuatkan fakturnya.

Layout gudang ini dibuat secara standar, untuk aplikasi di lapangan disesuaikan dengan kondisi gudang dan kondisi barang, serta alur kerja gudang di perusahaan tersebut, begitu juga penamaan area juga perlu disesuaikan dengan istilah yang ada di perusahaan.

Cara mudah menemukan barang di gudang

Baca selengkapnya »

Senin, 04 Januari 2021

Lingkup Kerja Maintenance Alat berat pada perusahaan Project Konstruksi dan pertambangan

oetji maintenance , operasional

Pekerjaan maintenance pada perusahaan konstruksi adalah pekerjaan perawatan dan perbaikan unit dengan tujuan menjaga agar unit tetap dalam kondisi prima, dan availibilitasnya tetap tinggi.

Baca : Struktur organisasi dept, maintenance

Berdasarkan penelitian kerusakan yang terjadi pada unit 72 % disebabkan karena masalah perawatan, yaitu dari daily inspection ( P2H ) yang kurang berjalan dengan baik dan pada perawatan berkala, baru sisanya adalah masalah lapangan, seperti kesalahan driver atau operator dalam operasional

Baca : perawatan dan perbaikan peralatan

Maintenance dibagi dalam 2 kelompok pekerjaan yaitu , perawatan ( preventive maintenance ) dan perbaikan unit ( corrective maintenance ).

PREVENTIVE MAINTENANCE ( perawatan )

Pekerjaan maintenance yang dilakukan sebelum terjadinya kerusakan

PERIODICAL SERVICE

Daily Activity atau P2H ( Pemeriksaan dan perawatan harian )

Pemeriksaan yang dilakukan sebelum dimulainya pekerjaan, biasanya dilakukan oleh operator atau driver dengan pemeriksaan fisik ringan, seperti air radiator, ketinggian oli dan kondisi fisik lainnya, bila dalam P2H ini ditemukan ( dilihat ) suatu masalah, misalnya oli rembes atau lainnya, maka kejadian ini harus dicatat pada kolom keterangan form P2H.

Laporan atau form yang telah diisi dan ditandatangani oleh operator ini diserahkan kepada planner, untuk dicatat terutama pada masalah yang terjadi yang dicatat pada kolom keterangan tadi.

Dalam periode atau waktu tertentu dimana masalah yang dicatat tadi sudah semakin berkembang, misalnya oli yang rembes semakin besar, maka planner harus sudah membuat Work requisition, untuk menjadwalkan tindakan maintenance pada tanggal tertentu.

SERVICE BERKALA

Penjadwalan service yang dilakukan oleh planner berdasarkan waktu atau kondisi tertentu, misalnya setiap 250 jam, atau 5000 KM, untuk perawatan dan perbaikan ringan dengan tujuan untuk menjaga agar unit tetap prima.

SERVICE PRA OPERASIONAL

Setelah ditentukan suatu unit akan bekerja di proyek tertentu baik untuk perkerjaan sipil ataupun rental, sebelum mobilisasi, sebaiknya dilakukan tindakan service pra operasional, tujuannya terutama untuk memastikan bahwa unit sudah dalam keadaan siap kerja ( every think oke ).

UNIT OPNAME

Tidak hanya sparepart di Gudang, maka unit pun perlu dilakukan opname, terutama pada saat awal penggunaan sistem atau setiap tahun sekali, gunanya untuk revaluasi asset terutama peralatan, memastikan kondisinya,lokasi, mungkin sekali valuenya, kondisi tertentu yang memerlkan penanganan maintenance dimasukkan oleh planner sebagai jadwal service.

SCHEDULE OVERHOUL

Pekerjaan perbaikan yang dijadwalkan, berdasarkan umur teknis suatu sparepart atau komponen unit, untuk menghindari kerusakan mendadak pada saat operasional.

CORRECTION

SCHEDULE REPAIR

Perbaikan tertunda yang telah dijadwalkan, merupakan kelanjutan dari proses HOLD atau memang kerusakan yang telah diketahui namun perbaikannya telah ditentukan pada waktu yang telah dijadwalkan.

FACTORY MODIFICATION

Pekerjaan perubahan unit yang dialkukan untuk memperbaiki kondisi sehubungan dengan fungsinya di lapangan, misalnya penambahan bemper belakang dumptruck dengan tujuan untuk keamanan saat loading

CORRECTIVE MAINTENANCE

REPAIR

Tindakan perbaikan terhadap kerusakan baik terjadi pada saat operasional, maupun karena hal lain.

BREAK DOWN

Tindakan perbaikan karena beberapa kerusakan yang terjadi, sehingga unit terpaksan dihentikan sementara operasionalnya.

Baca selengkapnya »

Sabtu, 02 Januari 2021

Struktur Dept. Maintenence di project Konstruksi dan site Pertambangan

oetji maintenance , sistem

Betapa sangat vitalnya masalah perawatan dan perbaikan ( maintenance ) peralatan di perusahaan konstruksi dan pertambangan ataupun rental, sehingga diperlukan perhatian yang sangat serius, karena kehandalan alat inilah yang sangat menentukan kinerja perusahaan secara langsung.

Untuk menunjang penanganan maintenance yang baik maka diperlukan adanya organisasi dalam departtemen Maintenence itu sendiri, karena dengan adanya struktur yang baik akan menjadikan wewenang dan tugas siapapun yang terlibat dalam manajemen peralatan ini menjadi lebih nyaman dan jelas alurnya.

Mohon maaf dalam tulisan ini saya sebutkan PERALATAN sebagai divisi sebagai gambaran bahwa jenjangnya ada dibawah direksi ( General Manager ) , sedangkan MAINTENACE sebagai departmen dimana posisinya ada dibawah divisi peralatan ( Manager ), sedangkan implementasinya di lapangan disesuaikan dengan kondisi perusahaan yang ada.

Bagian perawatan ini tugasnya melakukan perawatan dan perbaikan ( maintenance ) peralatan proyek baik yang bersifat perawatan rutin maupun perbaikan karena masalah operasional.

Bagian maintenance ini dibagi menjadi 3 bagian, yaitu :

Planner

Menerima keluhan teknis dari operator maupun driver yang menemui masalah teknis ( kerusakan atau kekurangan untuk dioperasikan ) .
Menganalisa kekurangan atau kerusakan pada saat dilakukan P2H
Membuat perencanaan perawatan berkala baik 250 jam, 500 jam, 1000 jam danseterusnya untuk alat berat, dan 5000 KM untuk kendaraan.
Menjadwalkan perbaikan kerusakan atau penggantian sparepart sesuai usia teknis sparepart, atau sesuai yang sudah direncanakan
Membuat pesanan ( Work Order ) ke bagian maintenance untuk melakukan pekerjaan maintenance.
Menampung sisa sparepart yang tidak terpakai dalam proses maintenance ( dari beberapa mekanik / workshop ) dan mengembalikan ke gudang ( inventory )
Menampung dan meminta pengadaan sparepart ke bagian inventory, dan memintanya bila ternyata ada stok.

Mekanik

Menerima WO yang diberikan oleh planner untuk melakukan proses maintenance.
Mengatur dan membagikan pekerjaan sesuai dengan jenis kerusakan dan sesuai kapasitas workshop.
Melakukan proses pekerjaan maintenance sesuai WO dengan sparepart utama sesuatu arahan planner, tetapi dapat merubah atau menambhan sesuai dengan kondisi actual.
Mengembalikan sisa sparepart yang tidak terpakai kepada planner.
Memberikan informasi data permintaan sparepart yang dibutuhkan sesuai kondisi lapangan.
mengkoordinasikan dengan planner apabila terdapat sparepart yang harus diambil dari unit lain ( kanibal )
Mengembalikan unit kepada planner apabila unit tidak dapat diberbaiki dengan tuntas

Inventory / Gudang

Memberikan barang sesuai WO yang diminta oleh mekanik.
Memberikan barang diluar WO atas persetuan planner.
Memberikan barang untuk pemakaian langsung atas persetuan yang berwenang.
Memberikan order pembelian barang kepada bagian pembelian atas barang yang diminta planner namun tidak berada di stok.
Menerima barang hasil pembelian dari bagian pembelian sesuai order yang diminta.
Mencatat penerimaan barang diluar order atas persetuan yang berwenang.
Menerima barang pengembalian sisa proses maintenance.
Mencatat barang yang belum terdata ( biasanya bawaan mesin ) dan memasukkan ke stok tanpa disertai harga.
Menyimpan barang dan melakukan manajemen gudang, dan melakukan monitoring mutasi stok

Struktur Organisasi Divisi Peralatan pada Perusahaan Konstruksi

Departemen Maintenance dimana posisinya berada ditengah antara Asset dan Operasional, bertanggung jawab secara teknis terhadap availibility peralatan artinya dapat memberikan alat yang tepat pada saat diperlukan, tanpa harus menunggu pemeriksaan kelayakan teknis alat untuk segera dimobilisasi ke proyek

Struktur ini setiap perusahaan pasti berbeda namun ada hal dasar berkaitan dengan alur pekerjaan maintenance ini, yaitu :

INFORMASI AWAL DATA MAINTENANCE

Ada 4 sumber informasi awal yang masuk ke Maintenence, yaitu :

Unit opname : pada saat mulai menggunakan sistem atau dapat juga secara periodical misalnya per tahun ( seperti opname gudang ), Divisi Peralatan harus mengopname seluruh unitnya, data yang harus masuk adalah detail data teknis ( Nomor lambung, nomor asset, type, merk dan data teknis lainnya ), data legal operasional ( STNK, SILO ), data fisik ( foto unit ), dan data value ( nilai buku dan depresiasi ). Pada saat opname juga dilakukan dilakukan pengecekan kondisi unit, operasional, ready, not ready ( rusak ) , dengan catatan.
P2H ( Perawatan dan Pemeriksaan Harian ) : pada saat operator melakukan P2H harus mencatat ( melaporkan ) masalah yang ditemukan berdasarkan pengamatannya, dalam form P2H, catatan kondisi unit inilah yang masuk sebagai informasi awal maintenance.
Keluhan Operator : masalah yang ditemukan di tengah pekerjaan, artinya ditemukannya masalah sedang operasional, misalnya lampu mati pada saat sedang bekerja.
Perencanaan Planner : pekerjaan maintenance yang sudah direncanakan dahulu oleh panner untuk di proses maintenance pada waktu yang telah ditentukan, misalnya service berkala, breakdown masalah tertentu biasanya berkaitan dengan umur teknis sparepart, rencana overhaul, atau fabrikasi.

PROSES KERJA MAINTENANCE

Berdasarkan informasi awal permasalahan diatas, maka Maintenance melakukan proses kerja berdasarkan alur yang telah ditentukan, Masalah alur kerja maintenance akan dijabarkan secara detail tersendiri.

PELAPORAN HASIL KERJA

Setelah proses kerja maintenance berakhir, diwajibkan melaporkan atau meneruskan informasi ke departemen asset, ada 3 kategori kondisi alat yang dilaporkan, yaitu :

Ready : setelah proses kerja selesai, unit / alat sudah siap dioperasikan lagi, artinya Maintenance melaporkan kondisi alat layak secara teknis.
Hold : terdapat 2 kondisi Hold yaitu Ready Hold artinya unit masih dalam status maintenance yang tertunda karena suatu masalah, misalnya menunggu pengadaan sparepart namun untuk smeentara unit dapat dioperasikan, dan kondisi Hold artinya unit dalam kondisi maintenance tetapi tidak boleh dioperasikan.
Rusak : kondisi dimana unit setelah diperbaiki tidak dapat dioperasikan, artinya secara teknis memerlukan perbaikan yang lama, mahal , memerlukan peralatan khusus, atau memerlukan tenaga ahli yang spesial.

Pada HEMS setiap tahapan ini dapat dilihat di monitor dengan jelas, dimana posisi proses yang sedang dan sudah berjalan.

Baca selengkapnya »

Rabu, 30 Desember 2020

(7) Tahapan proses membangun sistem manajemen peralatan dan alat berat untuk proyek konstruksi

oetji kontraktor , proyek

Ada beberapa Langkah yang harus dilalui dalam membangun system, utamanya dalam system manajemen peralatan dan alat berat agar setelah system sudah dijalankan tidak menemui hambatan baik di lapangan maupun di back office, pada system yang kurang baik justru akan membuat pusing petugas lapangan dalam menjalankannya.

Tahapan yang harus dilalui tersebut adalah :

PENGUMPULAN DATA AWAL

Pengumpulan data permasalahan yang terjadi saat ini baik masalah proses kerja yang ada di lapangan misalnya sering terjadinya kerusakan unit yang tidak terduga, sering terjadi kehilangan sparepart, tidak termonitornya operasional unit di lapangan, dan lainnya , maupun masalah yang ada di manajemen, seperti proses pencatatan , proses pelaporan, proses penyimpanan data dan sebagainya.
Pengumpulan data kebutuhan atau keinginnan dari pihak manajemen baik untuk pengendalian ataupun untuk Analisa, juga keinginan dari pihak lapangan, seperti mudahnya meminta sparepart bila diperlukan maintenance, mudah diketahuinya keberadaan dan kondisi unit dan sebagainya.
Data yang sudah dimiliki saat ini, data ini akan dijadikan data awal system yang baru nanti, seperti detail data unit , detail dalam hal ini betul betul lengkap mulai data fisik, legal, data teknis, data nilai ( keuangan ), juga data barang yang juga harus detail sesuai data teknisnya, data karyawan terutama karyawan yang ada di lapangan misalnya mekanik, operator, driver, pengawas, helper dan sebagainya, data karyawan ini termasuk didalamnya foto KTP dan alamat lengkap daerah asal.
Pengumpulan data awal ini betul-betul diperlukan detail, misalnya untuk unit dan sparepart hafrus diadakan opname ke lapangan, sedangkan data SDM karus di rekonsiliasi dengan pihak HRD supaya benar-benar valid. Data-ata tersebut dikumpulkan dalam format excel sehingga dengan mudah dapat di transfer kedalam system sebagai data awal.

MEMBANGUN SISTEM

Stok opname : melakukan indentikasi dan penghitungan fisik sparepart dan shop supplies di Gudang ( workshop ), termasuk pendataan barang yang belum masuk dalam data awal, biasanya barang bawaan mesin yang tidak didata.
Unit opname : melakukan pengecekan dan indentifikasi seluruh unit, baik data teknis seperti nomor lambung, nomor mesin, nomor rangka, type, kapasitas, juga data legal seperti perijinan STNK, SILO, KIR dan sejenisnya serta data value, seperti nilai pembelian, nilai buku, nilai investasi, dan deprsesiasi
Pembuatan prosedur kerja berdasarkan data permasalahan dan kebutuhan perusahaan yang telah disusun diatas.
Berdasarkan data prosedur kerja dibuat / dimodifikasi program sesuai alur kerja dalam prosedur tersebut.
Secara parallel fitur program yang telah selesai mulai dijalankan di lapangan, berfungsi sekaligus untuk pengecekan program dan alur lapangan.
Trial running ; penggunaan atau implementasi system dengan data parallel system lama.
Cut off : menghentikan system lama dan menggantikan dengan system baru.

PENDAMPINGAN TEKNIS

Sistem berjalan di lapangan dan administrasi back office dengan monitoring langsung dari programmer.
Perbaikan system yang masih belum berjalan sesuai rencana.
Sistem Running

Baca selengkapnya »

Senin, 28 Desember 2020

(3) Manfaat System Perawatan alat berat bagi Perusahaan Konstruksi dan Pertambangan

oetji kontraktor , proyek

System dan software perawatan alat berat saat ini telah menjadi kebutuhan vital bagi setiap Perusahaan terutama peusahaan jasa konstruksi / kontraktor, pertambangan, perkebunan dan perusahaan berbasis armada lainnya.

Banyak perusahaan mulai menyadari bahwa mengelola peralatan secara manual tidak membantu mereka mencapai efektifitas dan efisiensi yang diharapkan. Manajemen peralatan dan alat berat yang semestinya mampu membantu perusahaan mengelola operasional dan perawatan secara lebih efisien malah menjadi salah satu faktor penyebab kerumitan dan kerugian.

Apabila saat ini Anda sedang berpikir untuk mengotomatiskan pengelolaan peralatan dan alat berat dalam Perusahaan Anda, perlu dipertimbangkan penggunaan HEMS untuk menangani pengelolaan peralatan perusahaan anda..

Sebelum memutuskan untuk menggunakan perangkat lunak perawatan alat berat, ada baiknya jika Anda memahami fungsi dari system tersebut terlebih dahulu.

Apa Itu Manajemen Peralatan dan alat berat?

Sebelum mempelajari tentang kegunaan sistem perawatan alat berat bagi Perusahaan, Anda perlu terlebih dahulu memahami apa itu manajemen peralatan dan alat berat. Manajemen peralatan dan alat berat mengacu pada perencanaan strategis, pengelolaan, pengarahan, dan pengendalian proses kerja peralatan dan alat berat dalam suatu organisasi atau perusahaan.

Manajemen peralatan dan alat berat penting bagi setiap Perusahaan untuk memastikan bahwa operasional peralatan tetap dalam konsisi stabil . Tugas dari manajer peralatan dan alat berat atau orang yang bertanggung jawab atas pengelolaan peralatan dan alat berat adalah memperkirakan kebutuhan alat yang tepat untuk menjalankan sebuah project , menentukan type sesuai fungsi alat dan jenis perkerjaan , menentukan peralatan sesuai kapasitas kerjanya , membuat kebijakan lainnya terkait peralatan dan alat berat, mengambil keputusan agar tidak salah dalam melakukan investasi di bidang perlatan , dan masih banyak lagi.

Tujuan dari penerapan manajemen peralatan dan alat berat sendiri adalah untuk mengoptimalkan kapasitas alat supaya tetap dalam kondisi prima dan dapat beroperasional maksimal . Tanpa manajemen peralatan dan alat berat yang baik, perusahaan akan kesulitan mencapai objektifnya dan mengalami banyak kerugian yang berujung pada kebangkrutan.

Pengertian System Perawatan alat berat

System perawatan alat berat atau software perawatan alat berat (disebut juga sebagai aplikasi peralatan dan alat berat) adalah perangkat lunak yang dirancang untuk perusahaan konstruksi dan pertambangan dalam mengelola perlatannya dan menyederhanakan dan mengotomatiskan pencatatan, pendataan dan informasi operasional dan perawatan peralatan dan alat berat dalam suatu organisasi perusahaan.

Saat ini, sistem perawatan alat berat dalam bentuk perangkat lunak merupakan alat bantu yang krusial bagi perusahaan apapun. Perangkat lunak ini memungkinkan pelacakan transaksi peralatan dan alat berat yang terperinci dan pembuatan berbagai laporan peralatan dan alat berat secara instan.

Sebelum ada aplikasi peralatan dan alat berat, tugas-tugas dalam operasional dan perawatan peralatan dan alat berat harus dilakukan secara manual, dari dokumen di lapangan dicatat biasanya menggunakan aplikasi excel, sehingga banyak kegiatan operasional yang harus dicatat beberapa kali dan tidak efesien Pembuatan laporan umumnya tidak praktis, karena manajer peralatan harus mengonsolidasikan entri secara manual. Sistem peralatan dan alat berat mengotomatiskan tugas-tugas ini, mengurangi waktu dan biaya pencatatan, dan memungkinkan pengambilan keputusan peralatan dan alat berat yang lebih baik melalui pelaporan real-time.

Manfaat System Perawatan alat berat bagi Perusahaan

Profesional perawatan alat berat menganggap sistem perawatan alat berat sebagai aset perusahaan yang mampu meningkatkan efisiensi departemen peralatan dan alat berat secara signifikan. Di luar itu, beberapa manfaat penting lain yang dapat diberikan oleh perangkat lunak ini kepada Perusahaan Anda adalah sebagai berikut.

Memastikan monitoring operasional dan perawatan yang Baik

System perawatan alat berat memungkinkan pemilik Perusahaan mengontrol peralatan dan alat beratnya secara otomatis, sekalipun pemilik Perusahaan bukan orang yang ahli dalam perawatan alat berat. Dengan sedikit pelatihan, pemilik Perusahaan dapat mengelola semua operasional perawatan alat beratnya menggunakan komputer atau perangkat selulernya tanpa harus membayar pihak eksternal untuk mengontrol operasional dan perawatannya.

Menghemat Biaya Perusahaan

Aplikasi peralatan dan alat berat mengotomatiskan pencatatan pekerjaan opersional dan perawatan serta mengatur susunan operasional dan perawatan , sehingga Anda tidak perlu melakukan outsourcing manajemen peralatan dan alat berat kepada pihak eksternal. Perangkat lunak ini juga dapat mengurangi biaya yang berkaitan dengan pencetakan dan pemberian dokumentasi, sebab seluruh data disimpan secara digital di lokasi yang aman dan terpantau.

Meningkatkan Akurasi Data

Salah satu manfaat penting dari aplikasi peralatan dan alat berat yang baik adalah sistem ini dapat meminimalkan human error yang biasa terjadi saat pencatatan dan entri data. Ketidakakuratan dalam laporan peralatan dan alat berat dapat menyebabkan krisis yang berdampak pada keberlangsungan Perusahaan, dan sistem perawatan alat berat dapat mencegah hal ini terjadi.

Mempermudah Pengambilan Keputusan

Ini merupakan salah satu keunggulan utama dari sistem perawatan alat berat yang canggih. Tanpa perangkat lunak ini, Anda akan kesulitan memahami secara rinci kondisi peralatan dan alat berat Anda. Sistem ini memberikan Anda informasi yang dapat membantu Anda memonitor dan memutuskan dimana peralatan dan alatberat berada, bagaimana kondisinya, dan operasional dalam kondisi bagaimana, dan berkaitan dengan kontrak yang mana, serta bagaimana historicalnya waktu demi waktu.

Dengan gambaran yang jelas tentang keadaan peralatan dan alat berat Anda saat ini, Anda akan bisa lebih mudah mengembangkan strategi yang cerdas dan mengalokasikan sumber daya dengan tepat.

Meningkatkan Keamanan Data Peralatan dan alat berat

Data peralatan dan alat berat adalah informasi perusahaan yang bersifat konfidensial dan harus dijaga agar tidak jatuh ke tangan yang salah atau hilang. Sistem perawatan alat berat memastikan data peralatan dan alat berat Anda tetap aman dengan menyimpannya dalam sebuah sistem terpusat yang terlindungi oleh firewall. Hanya mereka yang diberikan hak akses yang dapat melihatnya.

Meningkatkan Produktivitas Karyawan

Membuat laporan peralatan dan alat berat dan merapikan catatan adalah pekerjaan yang sangat memakan waktu. Untuk melakukan pekerjaan ini secara manual, karyawan Anda mungkin harus mengorbankan pekerjaan penting lainnya. Belum lagi jika mereka harus memperbaiki error yang sering terjadi ketika tugas-tugas perawatan alat berat dilakukan secara manual. Namun, dengan system, semua tugas peralatan dan alat berat dapat dikerjakan secara otomatis sehingga karyawan Anda dapat melakukan pekerjaan lain yang bernilai untuk Perusahaan Anda.

Beruntung saat ini telah ada perangkat system perasional dan perawatan peralatan dan alatberat anak bangsa yang dapat mendukung kegiatan tersebut untuk perusahaan konstruksi, rental, pertambangan, perkebunan, distribusi dan transportasi serta perbengkel, produk tersebut bernama HEMS ( Heavy Equipment Management System )

Fitur-Fitur Umum dalam HEMS sebagai Sistem Perawatan alat berat yang Canggih

Pada suatu sistem perawatan alat berat memiliki fitur dasar yang dapat mendukung kegiatan operasional dan peralwatan peralatan dan alat berat. Berikut ini adalah beberapa di antaranya:

Peralatan sebagai asset

Ini mungkin merupakan fitur sistem perawatan alat berat yang paling krusial. Dalam fitur ini akan mencakup mencatatan detail data tentang peralatan dari data fisik berupa nomor lambung, nomor mesin, nomor lambung dan data detail lainnya, juga dapat ditampilkan informasi tentang kondisi, lokasi, dan keterikatan kontrak unit peratan tersebut, serta nilai unit dan depresiasinya.

Manajemen Project

Fitur ini untuk mencatat dari perencanaan biaya sebuah proyek yang dihubungkan dengan penggunaan alatnya, kontrak proyek, jenis dan jumlah alat yang akan digunakan, tarif sewa per alat serta biaya lain yang timbul dalam penggunakaan alat dalam sebuah proyek, dan akhirnya dilaporkan secara otomatis laporan rencana biaya dan actual biaya per alat dan per project baik bulanan maupun akumulasi per project.

Proses maintenance

Perawatan alat merupakan hal yang sangat vital bagi perusahaan yang memiliki banyak alat apalagi peralatan tersebut merupakan alat produksi yang menjadi urat nadi dari usaha perusahaan.

Pada system perawatan peralatan dan alat berat proses maintenance dimulai dari penyampaian keluhan atau masalah yang ditemui oleh operator pada saat operasional, masalah teknis yang ditemui pada saat P2H, atau perencanaan yang dilakukan oleh planner untuk perawatan berkala, break down, ataupun maintenance lain yang sudah direncanakan.

Dari awal penenmuan masalah tersebut akan diikuti terus setiap Langkah prosesnya sampai dengan selesai untuk dapat dioperasikan kembaliatau tidak dapat dipakai lagi karena rusak total. Fitur ini diakhiri dengan laporan historical service yang melaporkan detail service yang pernah dialami unit dari waktu ke waktu.

Manajemen Inventory

Manajemen inventory dalam sistem perawatan alat berat ini dikhususkan pada sprepart yang baik terintegrasi dengan pembelian penerimaan, manajemen gudang, serta pengeluaran yang secara otomatis dikaitkan dengan penggunaansparepart untuk maintenanace unit